Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con Microsoft Word 1/3

Questo è il primo di una serie articoli dedicati alla creazione di etichette per barcode con particolare attenzione alla creazione di etichette per la gestione di articoli per il codice a barre (Barcode) molto importanti nella gestione degli articoli di vendita  e e la gestione magazzino.

In questo primo articolo ci occuperemo della creazione di etichette con Microsoft Word usando come esempio un archivio creato dal software gestionale Navigator 6 di Boma Software (si rimanda al terzo articolo  le indicazioni sulla gestione degli articoli tramite etichette barcode).

Aprire con Microsoft Word un nuovo documento per creare una nuova etichetta oppure aprire un documento esistente precedentemente utilizzato per unire etichette.

  1. Aprire il documento in Word e avviare la stampa unione. Per effettuare questa operazione, attenersi alla procedura appropriata per la versione di Word in uso.
    • Microsoft Word 2002
      Scegliere Lettere e indirizzi dal menu Strumenti, quindi fare clic su Creazione guidata Stampa unione.
    • Microsoft Office Word 2003
      Scegliere Lettere e indirizzi dal menu Strumenti, quindi Stampa unione.
    • Microsoft Office Word 2007, Word 2010
      Nella scheda Lettere fare clic su Inizia stampa unione, quindi su Creazione guidata Stampa unione.
  2. In Selezione del tipo di documento fare clic su Etichette, quindi scegliere Successivo: Documento di partenza.
    Verrà visualizzato il Passaggio 2 della procedura di Stampa unione.
  3. In Scelta del documento di partenza fare clic su Cambia il layout del documento o su Inizia da un documento esistente.L’opzione Cambia il layout del documento consente di utilizzare uno dei modelli di stampa unione per impostare le opzioni per le etichette. Scegliendo Opzioni etichette verrà visualizzata la finestra di dialogo Opzioni etichette. Selezionare il tipo di stampante (ad aghi o laser), il tipo di etichetta (ad esempio, Avery) e il numero di prodotto. Se si utilizza un’etichetta personalizzata, scegliere Dettagli e digitare le dimensioni dell’etichetta. Scegliere OK.L’opzione Inizia da un documento esistente consente di aprire un documento di stampa unione esistente e di utilizzarlo come documento principale.
  4. Scegliere Successivo: Selezione destinatari.

 

Selezione dell’origine dati

In Seleziona destinatari nel riquadro attività Stampa unione selezionare l’opzione dell’origine “Usa elenco  esistente” .  L’origine dati contiene le informazioni che variano da un’etichetta all’altra. Nel nostro caso sceglieremo la tabella BARCODE di barcode.mdb generato dal software gestionale Navigator 6 che si trova in “c:\navdoc\barcode\” (è possibile scaricare gratis il software Navigator 6 qui).
Per aprire un’origine dati esistente, attenersi alla seguente procedura:

  1. Nel riquadro attività Stampa unione scegliere Usa un elenco esistente, quindi fare clic su Sfoglia sotto l’intestazione Usa un elenco esistente.Verrà visualizzata la finestra di dialogo Seleziona origine dati.

Dall’elenco di file nella finestra di dialogo Seleziona origine dati selezionare l’origine dati che si desidera utilizzare, ovvero la tabella BARCODE di barcode.mdb in “c:\navdoc\barcode\”, quindi scegliere Apri.

In Word verrà visualizzata la finestra di dialogo Destinatari Stampa unione che consente di modificare ulteriormente i dati. Una volta apportate le modifiche desiderate, scegliere OK.

Microsoft Word, destinatari stampa unione. Utilizzo database generato da Navigator 6 per la gestione delle tichette

Verrà visualizzata l’etichette creata.

  1. Scegliere Successivo: composizione lettera per impostare il documento principale.

Se si vuol visualizzare i bordi della tabella e vedere se corrispondono alle etichette in uso selezionare la tabella e cliccare con il tasto destro del mouse.

Dalla finestra che si apre cliccare sul bottone Bordi e sfondo… Dalla finestra Bordi e sfondo scegli Tutti , quindi scegli lo Stile , il Colore e lo Spessore : può essere utile scegliere lo stile punteggiato, un colore grigio chiaro e uno spessore piccolo.

Si potrà così vedere il foglio suddiviso nelle varie etichette:

 

Disposizione etichette

Nel passaggio nr 4 si deve comporre i campi del database nell’etichette.

Sceglieremo l’opzione Altro:

Scegliere i campi del database da inserire nella etichetta:

Composizione etichetta. Scegliere i campi fondamentali per caratterizzare l'articolo in modo da usarlo per il carico scarico di magazzino, per la fatturazione o la gestione dei ddt o gli ordini

 

Formattazione campi

A questo punto i campi vanno formattati nell’etichetta, scegliendo il font e il posizionamento all’interno.

Inserimento dei campi dell'articolo. Inserire i campi che faciliteranno il riconoscimento dell'articolo all'atto della vendita

Formattazione valuta

I campi numerici ed i campi valuta devono essere formattati per avere il formato usuale € #.##0.00

Premere ALT+F9 per visualizzare il codice di base del campo che avrà il seguente aspetto:

L’articolo ordinato avrà un costo di { MERGEFIELD “Prezzo” }.

È possibile controllare la formattazione dei prezzi nel campo digitando semplicemente alcuni caratteri aggiuntivi, come ad esempio un parametro di formattazione, tra le parentesi graffe.

Per includere:

  • un segno di euro
  • quattro cifre per impostazione predefinita e uno spazio se il numero da unire è composto solo da tre cifre
  • due posizioni decimali
  • e una virgola tra il primo e il secondo gruppo di numeri

digitare quanto formattato in grassetto nel codice di campo:

{ MERGEFIELD “Prezzo” \# €#.###,00 }

 Formattazione etichetta in stampa unione legata ad un database per la creazione di cartellini di articoli per la vendita e o gestione magazzino

 

Una volta completata la digitazione, premere ALT+F9 per interrompere l’accesso ai codici di campo. Quando si effettuerà la stampa unione, tutti i prezzi saranno formattati esattamente nel modo desiderato. È possibile utilizzare questo stesso approccio con numeri diversi dai prezzi.

Per ulteriori informazioni sulla formattazione dei numeri mediante un parametro, fare clic sul collegamento Parametro Numero (\#) nella casella Vedere anche.

 

Determinazione barcode Fre 3 of 9 (font istallato col programma Navigator)

Inserire un asterisco * prima  e dopo <CodArt> ovvero il campo che si vuol convertire in barcode.

Formattazione etichetta

Dopo di che selezionare i caratteri da * ad * cercando di non includere altri caratteri e trasformarli nel carattere Free 3 of 9 . Word ha il “difetto” di includere anche un carattere blank quando si fa questa selezione. Per evitare ciò  inserire un carattere di controllo (ad esempio un punto ”.”) in modo da verificare che la selezione non includa questo carattere estraneo. Fatta la trasformazione, eliminare il carattere.

Formattazione corretta del codice a barre

Terminata la formattazione premere Aggiorna tutte le etichette per applicare tale formattazione a tutte le etichette

Aggiornamento delle etichette

 

Visualizzazione anteprima e stampa

Il passo successivo è la visualizzazione dell’anteprima:

Anteprima su Word delle etichette barcode create.

Quello definitivo è la stampa delle etichette.

Etichetta definitiva. L'applicazione su di un articolo permetterà l'uso di lettori Barcode con cui sarà possibile gestire il carico scarico di magazzini, fatturare, effettuare ddt, ordini con estrema facilità e celerità

 

Uso del file creato come modello

Il file creato può essere usato come modello per tutte le stampe che devono essere create per quelle etichette di quelle dimensioni. Ogni volta che il file viene aperto andrà a cercare il database barcode.mdb che non avremo opportunamente generato. In questo modo i dati si aggiorneranno e verrà riproposta la nuova selezione di etichette.

Ogni volta che si effettua una stampa per generare etichette il database creato da Navigator 6 contiene articoli diversi e quantità diverse. Occorre aggiornare in Word ogni volta il nostro modello in modo da recepire gli aggiornamenti dei dati

 

Articoli successivi:

Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con OpenOffice Writer 2/3 

Etichette per barcode: Gestione dei codici a barre (barcode) in Navigator, software gestionale 3/3 

Riferimenti:

Guida in linea di Navigator 6, generazione etichette codice a barre

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