La gestione della Prima Nota 1/2

La Prima Nota fa parte della contabilità elementare e serve per la preparazione e la futura stesura del libro giornale.
Soprannominato anche brogliaccio, questo registro non è obbligatorio: mentre la forma della Prima Nota è libera, il libro giornale segue le strette regole della partita doppia. Visto che non richiede particolari condizioni di forma, il registro è spesso gestito con un solo foglio di calcolo del tipo Microsoft Excel o ma anche software gestionali come Navigator 6 di Boma Software.
Lo scopo principale della Prima Nota è di mostrare lo stato di salute della gestione aziendale sotto il profilo della sua liquidità.
La gestione della prima nota è un elemento fondamentale del cruscotto aziendale.

Prima nota di banca e cassa

 

Il contenuto della Prima Nota è cronologico e riporta fedelmente tutte le registrazioni relative a fatti esterni all’azienda in ordine di data.

I dati da registrare, che andranno riscritti anche sul libro giornale, sono relativi sia a ricavi e costi, sia a debiti e crediti (in termini finanziari di cassa e banca).

I ricavi e i costi derivano dalle fatture emesse (fatture attive) e fatture ricevute (fatture passive) e da altri documenti (come quietanze, ricevute fiscali, ecc.) mentre per i debiti e crediti sono necessari ulteriori documenti specifici che vanno richiesti all’imprenditore.

 

Per la gestione finanziaria della Prima Nota si deve dividere tra: Prima Nota Cassa e Prima Nota Banca.

La prima nota cassa rappresenta tutte le movimentazioni effettuate con denaro contante (pagamenti, incassi…), mentre la prima nota banca quelle effettuate tramite conti correnti aziendali e carte di credito. Tutti questi movimenti andranno registrati nel nostro software gestionale (es Navigator), compresi i giroconto che rappresentano il passaggio del denaro da cassa a banca e viceversa.

 

La redazione di una buona prima nota costituisce un grande aiuto per la compilazione del libro giornale, mentre se questa è carente di informazioni porta a uno spreco di tempo per l’azienda, poiché il contabile dovrà richiedere le informazioni mancanti all’imprenditore.

 

Alcuni consigli per evitare di avere una Prima nota insufficiente possono essere quelli di:

  • Inserire i tutti i dati utili al contabile per ogni singolo movimento riportato: la data, il mezzo di pagamento, l’importo, il numero della fattura, la data dell’incasso o del saldo;
  • Cercare di utilizzare di più pagamenti bancari rispetto a quelli in denaro contante, in questo modo dall’estratto conto risulterebbe sempre la movimentazione precisa;
  • Indicare sempre le causali dei bonifici e giroconto.

 

Vedremo nella seconda parte di questo articolo come il software gestionale Navigator di Boma Software gestisce la prima nota di Banca e Cassa: La gestione della Prima Nota 2/2.

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