Programma di Fatturazione Navigator 6: La fatturazione 2/2
Dopo aver illustrato nel precedente articolo la fatturazione in generale, vediamo adesso come il nostro programma di fatturazione Navigator riesce a gestirla. E’ possibile scaricare Navagator 6 qui
All’interno della sezione Documenti sono contenute tutte quelle form di dati che servono per la generazione di documenti (Ordini, i Preventivi, i Ddt, le Fatture, le Note di credito, le Fatture dei Fornitori, le Note di debito, la generazione delle Ri.Ba. (ricevute bancarie) , la generazione delle fatture da ddt e gli ordinativi).
Programma di fatturazione Navigator 6 : Fatturare in meno di 30 secondi
Programma di fatturazione Navigator 6 : Inserimento cliente/fornitore e attributi fattura
Quando si inserisce un nuovo documento la prima cosa da fare è indicare il cliente o il fornitore e gli altri dati salienti della fattura come ad esempio la data.
Se il cliente o il fornitore sono in anagrafica cliccheremo sul pulsante cerchiato di rosso in figura.
Apparirà una finestra di ricerca nella quale cercheremo il cliente o fornitore.
Se, invece, il cliente o il fornitore non sono in anagrafica si cliccherà sul segno +.
Si aprirà a questo punto la schermata dell’anagrafica clienti o fornitori.
Inseriremo il nuovo Cliente o Fornitore. Poi, per inserirlo nel documento faremo doppio clic sulla casella del codice
oppure sull’apposito pulsante in basso sulla destra.
Per quanto riguarda il numero identificativo del documento (Num Prev, Num Fatt, Num Ord ecc) questi viene attribuito in automatico ma può essere indicato anche manualmente.
Ad esempio, l’utente ha fatto l’ultima fattura il 25 gennaio 2010 nr13 con altro software, diverso da Navigator.
Se stiamo facendo la prima fattura con Navigator, inseriremo manualmente il numero 14.
Per le fatture successive sarà il programma a determinare il progressivo a partire dal nr 15.
Programma di fatturazione Navigator 6 : Inserimento righe documento
Appena sopra il tasto aggiungi apparirà una riga con i campi di inserimento. Nell’esempio sotto viene riportata la riga di inserimento relativa al corpo fattura.
La regola generale è che si può editare un campo della griglia di inserimento quando il cursore staziona all’interno del campo. Per spostarsi da un campo all’altro è possibile utilizzare i tasti direzione (freccette sinistra e destra) oppure il mouse. Per confermare la riga si può premere il pulsante conferma riga oppure il tasto invio sulla tastiera del pc.
Esistono, comunque, dei campi con funzioni d’uso speciali. Nel fare un esempio ci riferiremo alla schermata della fatturazione. La caratteristica comune è che cliccando sull’intestazione della colonna apparirà una schermata che permetterà di fare una specifica funzione.
CodArt
Cliccando sopra la colonna CodArt appare un schermata dalla quale si può scegliere l’articolo. La scelta determina il riempimento di tutti i campi.
Descrizione (campo memo)
Cliccando sulla colonna descrizione apparirà la schermata modifica descrizione. E’ possibile modificare la descrizione inserita oppure editare una nuova descrizione vedendo per esteso quello che si sta scrivendo. E’ possibile ‘pescare’ delle descrizioni registrate oppure salvare la descrizione che si è appena digitata per riutilizzarla in occasioni successive. Per inserire la descrizione all’interno del relativo campo premere conferma.
In alcuni casi è necessario inserire nel corpo dei documenti, soprattutto nei ddt e nelle fatture, delle descrizioni svincolate da una valutazione quantitativa e monetaria. E’ possibile inserire queste descrizioni scegliendo come unità di misura Rif. O Des.
Unità di misura
Cliccando sulla colonna apparirà una finestra che permetterà di scegliere l’unità di misura. Esistono delle unità di misura speciali come Des. e Rif. che permettono di inserire descrizioni all’interno del corpo dei documenti.
Una volta completato l’inserimento dei campi occorre confermare la riga.
La conferma può essere effettuata sia premendo il pulsante conferma riga col mouse sia premendo il tasto Invio della tastiera del pc.
Programma di fatturazione Navigator 6 : Modifica righe documento
Il record deve essere editabile (nuovo o modifica). Per modificare una riga del corpo del documento occorre selezionarla all’interno della griglia. Una volta selezionata, questa apparirà nella parte inferiore della schermata nella sezione di editazione. Effettuate le modifiche, premere conferma riga o il tasto invio della tastiera per abilitare le modifiche. Perché queste siano registrate occorre premere il pulsante Salva sul menù generale della schermata.
Programma di fatturazione Navigator 6 : Eliminazione righe documento
Il record deve essere editabile (nuovo o modifica).
Per eliminare una riga del corpo del documento occorre selezionarla all’interno della griglia. Una volta selezionata, questa apparirà nella parte inferiore della schermata nella sezione di editazione. Premere il pulsante elimina nella griglia di editazione.
Perché questa eliminazione sia registrata occorre premere il pulsante salva sul menù generale della schermata.
Programma di fatturazione Navigator 6 : Copia righe documento
Il record deve essere editabile (nuovo o modifica).
Per copiare una riga del corpo del documento occorre selezionarla all’interno della griglia. Una volta selezionata, questa apparirà nella parte inferiore della schermata nella sezione di editazione. Premere il pulsante copia. Verrà modificato il progressivo della riga. Effettuate le modifiche se necessario, premere conferma riga o il tasto invio per inserire la nuova riga. Registrare sul database la nuova situazione premendo il pulsante salva.
Programma di fatturazione Navigator 6 : Inserire righe documento
Il record deve essere editabile (nuovo o modifica). In determinati casi può essere necessario inserire una riga fra due esistenti.
Ad esempio, per inserire una riga fra la nr 2 e la nr 3 occorre selezionare la riga nr 3, quindi premere il pulsante inserisci.
Editare la nuova riga e confermarla. Si noterà come le righe dalla nr 3 in poi siano state spostate di una posizione.
Registrare sul database la nuova situazione premendo il pulsante salva.
Programma di fatturazione Navigator 6 : Salvataggio record
Una volta inseriti i dati del documento si procede al salvataggio del record. Solo in quel momento il record verrà registrato sul database. Per effettuare questa procedura premere il pulsante salva (freccia rossa in figura).
Da quel momento l’aspetto dei campi non sarà più incassato, cosi come il colore delle icone Nuovo e Modifica non saranno più evidenziate.
Programma di fatturazione Navigator 6 : Ricerca record
Posizionarsi sulla sezione Ricerca del documento. Filtrare i campi attraverso la scelta di una o più variabili di ricerca e premere il tasto con la freccia rivolta verso destra. Nella griglia appariranno i record risultanti.
Programma di fatturazione Navigator 6 : Modifica record
Per modificare un record occorre ricercarlo, selezionarlo e premere il pulsante modifica, in modo che il record possa essere editabile.
Una volta effettuate le modifiche, per poterle rendere definitive, occorre premere il pulsante salva.
Programma di fatturazione Navigator 6 : Annullamento modifiche
Per annullare le modifiche effettuate su di un record esistente quando si è in editazione, basta premere il pulsante annulla.
Premendo il tasto annulla, si annulla anche l’inserimento di un nuovo record.
Programma di fatturazione Navigator 6 : Eliminazione record
Per eliminare il record occorre posizionarsi su di esso e premere il pulsante elimina.
Programma di fatturazione Navigator 6 : Duplica record (fatture, preventivi, ordini)
Questa funzione permette di duplicare un documento esistente. Per procedere alla duplicazione selezionare il documento da duplicare a premere “Duplica record”. Effettuare a questo punto le modifiche necessarie e salvare il documento.
Programma di fatturazione Navigator 6 : Fatture – note di credito
Il modulo di fattura produce anche le proforma e le note di credito. La semplice spunta sul campo proforma o nota di credito ne determina la natura.
Nota di credito
La modalità di redazione di una nota di credito è simile a quello delle fatture. Viene attribuito un numero progressivo come se si trattasse di una fattura. Non bisogna inserire valori negativi. Il solo fatto di inserire la spunta nota di credito farà invertire i segni dei valori nell’ambito della valutazione complessiva del fatturato nelle apposite schermate di sintesi.
Proforma
Si usa la proforma per anticipare la fatturazione, oppure per preparare un conto che si sviluppa nel tempo.
La spunta proforma serve per identificare questo tipo di documento cui non verrà attribuita numerazione periodica annuale come per la fattura / nota di credito. Si convertirà direttamente in fattura una volta levata la spunta.
Programma di fatturazione Navigator 6 : Indirizzi, trasporti, iva ed opzioni
In questa sezione vengono inseriti i dati relativi all’indirizzo del cliente/fornitore, i dati aggregati relativi all’iva, e, nel caso di fattura accompagnatoria, i dati del destinatario( se diverso dall’intestatario della fattura) e i dati relativi al trasporto.
Tutti quei campi preceduti da un bottone giallo sono relativi a dati che possono essere editati o tratti da archivi preregistrati.
Questi archivi possono essere statici come ad esempio gli agenti, oppure “incrementali” i quali si incrementano via via che gli utenti inseriscono nuovi valori all’interno del campo stesso.
Premendo il tasto altra destinazione si visualizzano tutte le altre destinazioni utilizzate fino ad ora per l’intestatario della fattura.
Si stabilisce, inoltre, se la fattura e’ ricorrente indicando la data futura di fatturazione.
Programma di fatturazione Navigator 6 : I Pagamenti
Ogni qual volta si genera una fattura occorre gestire i pagamenti. Qualora non si ottemperi a questa funzione verrà richiamata attenzione dal sistema.
Si richiederà se si vuole salvare la fattura senza aver generato i pagamenti.
E’ possibile gestire i pagamenti utilizzando diverse procedure:
- Manualmente
- Tramite le seguenti procedure rapide:
1) Fattura pagata (quietanzata). Chiude la fattura
2)Apertura pagamento
3) Riparto pagamento secondo le modalità di pagamento previste
4) Genera un piano di pagamento
Con l’opzione Fattura pagata (quietanzata) Navigator inserisce direttamente la data di scadenza, la data di pagamento, gli importi da riscuotere e riscossi e chiude la fattura. Con Apertura pagamento Navigator inserisce solo la data di scadenza e l’importo da riscuotere. La data di scadenza sarà quella della fattura. Quindi si ipotizza che la fattura si già scaduta al momento dell’emissione e che si potrà esigerne il pagamento in ogni momento. Riparto pagamento secondo le modalità di pagamento previste genera un piano di riparto delle riscossioni a partire da una delle modalità di pagamento presente nel sistema mentre Genera un piano di pagamento determina sulla base di un certo nr di opzioni un piano di riparto del tutto personalizzato.
Genera un piano di pagamento
E’ possibile stabilire rate singole a 30/60/90/120 giorni con modalità di riferimenti DFFM (data fattura fine mese),Df (data fattura) oppure in modalità libera determinando un numero infinito di rate tenendo conto il passo mensile fra l’una a l’altra rata.
Il piano prodotto deve essere poi generato. Quando verrà fatto il pagamento da parte del cliente si dovrà aggiornare la situazione. Quando il pagamento sarà concluso la fattura dovrà essere chiusa.
Riferimenti:
http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/documenti.pdf
Programma di Fatturazione Navigator 6: La fatturazione 2/2
