Programma di Fatturazione Navigator 6: La fatturazione 2/2

Dopo aver illustrato nel precedente articolo la fatturazione in generale, vediamo adesso come il nostro programma di fatturazione Navigator riesce a gestirla. E’ possibile scaricare Navagator 6 qui

All’interno della sezione Documenti sono contenute tutte quelle form di dati che servono per la generazione di documenti (Ordini, i Preventivi,  i Ddt, le Fatture, le Note di credito, le Fatture dei Fornitori, le Note di debito, la generazione delle Ri.Ba. (ricevute bancarie) , la generazione delle fatture da ddt e gli ordinativi).

Menu del programma Navigator 6: gestione fatture

Programma di fatturazione Navigator 6 : Fatturare in meno di 30 secondi

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Inserimento cliente/fornitore e attributi fattura

Dati descrittivi della fattura

Quando si inserisce un nuovo documento la prima cosa da fare è indicare il cliente o il fornitore e gli altri dati salienti della fattura come ad esempio la data.
Se il cliente o il fornitore sono in anagrafica cliccheremo sul pulsante cerchiato di rosso in figura.
Apparirà una finestra di ricerca nella quale cercheremo il cliente o fornitore.

Fatturazione: inserimento del cliente nei dati descrittivi del documento di fatturazione

Se, invece, il cliente o il fornitore non sono in anagrafica si cliccherà sul segno +.
Si aprirà a questo punto la schermata dell’anagrafica clienti o fornitori.

Inseriremo il nuovo Cliente o Fornitore.  Poi, per inserirlo nel documento faremo doppio clic sulla casella del codice
oppure sull’apposito pulsante in basso sulla destra.

Inserimento di un nuovo cliente nei dati descrittivi della fattura

Per quanto riguarda il numero identificativo del documento (Num Prev, Num Fatt, Num Ord ecc) questi viene attribuito in automatico ma può essere indicato anche manualmente.
Ad esempio, l’utente ha fatto l’ultima fattura il 25 gennaio 2010 nr13 con altro software,  diverso da Navigator.
Se stiamo facendo la prima fattura con Navigator, inseriremo manualmente il numero  14.
Per le fatture successive sarà il programma a determinare il progressivo a partire dal nr 15.

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Inserimento righe documento

Aggiunta nuova riga in fattura

 

Appena sopra il tasto aggiungi apparirà una riga con i campi di inserimento. Nell’esempio sotto viene riportata la riga di inserimento relativa al corpo fattura.

Fatturazione:  inserire un nuovo articolo in fattura

La regola generale è che si può editare un campo della griglia di inserimento quando il cursore staziona all’interno del campo. Per spostarsi da un campo all’altro è possibile utilizzare i tasti direzione (freccette sinistra e destra) oppure il mouse. Per confermare la riga si può premere il pulsante conferma riga oppure il tasto invio sulla tastiera del pc.

Esistono, comunque, dei campi con funzioni d’uso speciali.  Nel fare un esempio ci riferiremo alla schermata della fatturazione. La caratteristica comune è che cliccando sull’intestazione della colonna apparirà una schermata che permetterà di fare una specifica funzione.

Fatturazione: selezionare un articolo dall'anagrafica

CodArt
Cliccando sopra la colonna CodArt appare un schermata dalla quale si può scegliere l’articolo. La scelta determina il riempimento di tutti i campi.

 Descrizione (campo memo)

Fatturazione: inserimento di una descrizione dall'archivio frasi o scritta tramite l'editor

Cliccando sulla colonna descrizione apparirà la schermata  modifica descrizione. E’ possibile modificare la descrizione inserita oppure editare una nuova descrizione vedendo per esteso quello che si sta scrivendo. E’ possibile ‘pescare’ delle descrizioni registrate oppure salvare la descrizione che si è appena digitata per riutilizzarla in occasioni successive. Per inserire la descrizione all’interno del relativo campo premere conferma.

In alcuni casi è necessario inserire nel corpo dei documenti, soprattutto nei ddt e nelle fatture, delle descrizioni svincolate da una valutazione quantitativa e monetaria. E’ possibile inserire queste descrizioni  scegliendo come unità di misura Rif. O Des.

Fatturazione: editor di scrittura per inserire descrizioni a mano

Unità di misura 

Fatturazione: Inserimento unità di misura nel corpo fattura

Cliccando sulla colonna apparirà una finestra che permetterà di scegliere l’unità di misura. Esistono delle unità di misura speciali come Des. e Rif. che permettono di inserire descrizioni all’interno del corpo dei documenti.

Una volta completato l’inserimento dei campi occorre confermare la riga.

Fatturazione: Conferma riga editata nel corpo fattura

La conferma può essere effettuata sia premendo il pulsante conferma riga col mouse sia premendo il tasto  Invio della tastiera del pc.

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Modifica righe documento

 

Il record deve essere editabile (nuovo o modifica). Per modificare una riga del corpo del documento occorre selezionarla all’interno della griglia. Una volta selezionata, questa apparirà nella parte inferiore della schermata nella sezione di editazione. Effettuate le modifiche, premere conferma riga o il tasto invio della tastiera per abilitare le modifiche. Perché queste siano registrate occorre premere il pulsante Salva sul menù generale della schermata.

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Eliminazione righe documento

 

Il record deve essere editabile (nuovo o modifica).
Per eliminare una riga del corpo del documento occorre selezionarla all’interno della griglia. Una volta selezionata, questa apparirà nella parte inferiore della schermata nella sezione di editazione.  Premere il pulsante elimina nella griglia di editazione.
Perché questa eliminazione sia registrata occorre premere il pulsante salva sul menù generale della schermata.

Fatturazione: Eliminazione righe dal corpo fattura

Programma di fatturazione Navigator 6 : Copia  righe documento

 

Il record deve essere editabile (nuovo o modifica).
Per copiare una riga del corpo del documento occorre selezionarla all’interno della griglia. Una volta selezionata, questa apparirà nella parte inferiore della schermata nella sezione di editazione. Premere il pulsante copia. Verrà modificato il progressivo della riga. Effettuate le modifiche se necessario, premere conferma riga o il tasto invio per inserire la nuova riga. Registrare sul database la nuova situazione premendo il pulsante salva.

Programma di fatturazione Navigator 6 : Inserire  righe documento

Il record deve essere editabile (nuovo o modifica). In determinati casi può essere necessario inserire una riga fra due esistenti.

Fatturazione: inserimenti righe fra due esistenti

 

Ad esempio, per inserire una riga fra la nr 2 e la nr 3 occorre selezionare la riga nr 3, quindi premere il pulsante inserisci.

Come inserire in fattura una riga fra righe esistenti

Editare la nuova riga e confermarla. Si noterà come le righe dalla nr 3 in poi siano state spostate di una posizione.

Fatturazione: riga inserita nel corpo fattura fra due preesistenti

Registrare sul database la nuova situazione premendo il pulsante salva.

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Salvataggio record

 

Una volta inseriti i dati del documento  si procede al salvataggio del record. Solo in quel momento il record verrà registrato sul database. Per effettuare questa procedura premere il pulsante salva (freccia rossa in figura).

Fatturazione: salvataggio del documento fattura nel software navigator

Da quel momento l’aspetto dei campi non sarà più incassato, cosi come il colore delle icone Nuovo e Modifica non saranno più evidenziate.

Programma di fatturazione Navigator 6 : Ricerca record

Come ricercare una fattura emessa nel software gestionale Navigator

Posizionarsi sulla sezione Ricerca del documento. Filtrare i campi attraverso la scelta di una o più variabili di ricerca e premere il tasto con la freccia rivolta verso destra. Nella griglia appariranno i record risultanti.

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Modifica record

Per modificare un record occorre ricercarlo, selezionarlo e premere il pulsante modifica, in modo che il record possa essere editabile.
Una volta effettuate le modifiche, per poterle rendere definitive, occorre premere il pulsante salva.

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Annullamento modifiche

 

Per annullare le modifiche effettuate su di un record esistente quando si è in editazione,   basta premere il pulsante annulla.

Come annullare le modifiche effettuate su di una fattura nel software gestionale Navigator

Premendo il tasto annulla, si annulla anche l’inserimento di un nuovo record.

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Eliminazione record

 

Per eliminare il record occorre posizionarsi su di esso e premere il pulsante elimina.

Eliminazione di una fattura nel software gestionale Navigator

Programma di fatturazione Navigator 6 : Duplica record (fatture, preventivi, ordini)

 

Questa funzione permette di duplicare un documento esistente. Per procedere alla duplicazione selezionare il documento da duplicare a premere “Duplica record”. Effettuare a questo punto le modifiche necessarie e salvare il documento.

Programma di fatturazione Navigator 6 : Fatture – note di credito

Le note di credito nel software gestionale Navigator 6

Il modulo di fattura produce anche le proforma e le note di credito.  La semplice spunta sul campo proforma o nota di credito ne determina la natura.

 

Nota di credito
La modalità di redazione di una nota di credito è simile a quello delle fatture. Viene attribuito un numero progressivo come se si trattasse di una fattura. Non bisogna inserire valori negativi. Il solo fatto di inserire la spunta nota di credito farà invertire i segni dei valori nell’ambito della valutazione complessiva del fatturato nelle apposite schermate di sintesi.

 

Proforma

Si usa la proforma per anticipare la fatturazione, oppure per preparare un conto che si sviluppa nel tempo.
La spunta proforma serve per identificare questo tipo di documento cui non verrà attribuita numerazione periodica annuale come per la fattura / nota di credito. Si convertirà direttamente in fattura una volta levata la spunta.

Programma di fatturazione Navigator 6 : Indirizzi, trasporti, iva ed opzioni

Documento fattura: gli indirizzi compreso gli indirizzi dei diversi destinatari per una fattura ccomapgnatoria

In questa sezione vengono inseriti i dati relativi  all’indirizzo del  cliente/fornitore, i dati aggregati relativi all’iva, e, nel caso di fattura accompagnatoria, i dati del destinatario( se diverso dall’intestatario della fattura) e i dati relativi al trasporto.
Tutti quei campi preceduti da un bottone giallo sono relativi a dati che possono essere editati o tratti da archivi preregistrati.
Questi archivi possono essere statici come ad esempio gli agenti, oppure  “incrementali”  i quali si incrementano via via che gli utenti inseriscono nuovi valori all’interno del campo stesso.
Premendo il tasto altra destinazione si visualizzano tutte le altre destinazioni utilizzate fino ad ora per l’intestatario della fattura.
Si stabilisce, inoltre, se la fattura e’ ricorrente indicando la data futura di fatturazione.

Programma di fatturazione Navigator 6 : I Pagamenti

 

Ogni qual volta si genera una fattura occorre gestire  i pagamenti. Qualora non si ottemperi a questa funzione verrà richiamata attenzione dal sistema.
Si richiederà se si vuole salvare la fattura senza aver generato i pagamenti.

Gestione dei pagamenti nel software gestionale Navigator 6

E’ possibile gestire i pagamenti utilizzando diverse procedure:

-          Manualmente

-          Tramite le seguenti procedure rapide:
1) Fattura pagata (quietanzata). Chiude la fattura
2)Apertura pagamento
3) Riparto pagamento secondo le modalità di pagamento previste
4) Genera un piano di pagamento

Con l’opzione Fattura pagata (quietanzata) Navigator inserisce direttamente la data di scadenza, la data di pagamento, gli importi da riscuotere e riscossi  e chiude la fattura.  Con Apertura pagamento Navigator inserisce solo la data di scadenza e l’importo da riscuotere.  La data di scadenza sarà quella della fattura. Quindi si ipotizza che la fattura si già scaduta al momento dell’emissione e che si potrà esigerne il pagamento in ogni momento. Riparto pagamento secondo le modalità di pagamento previste genera un piano di riparto delle riscossioni a partire da una delle modalità di pagamento presente nel sistema mentre Genera un piano di pagamento determina sulla base di un certo nr di opzioni un piano di riparto del tutto personalizzato.

Genera un piano di pagamento

E’ possibile stabilire rate singole a 30/60/90/120 giorni con modalità di riferimenti DFFM (data fattura fine mese),Df (data fattura) oppure in modalità libera determinando un numero infinito di rate tenendo conto il passo mensile fra l’una a l’altra rata.

Piano di pagamento fattura in Navigator 6, software gestionale

Piani di pagamenti personalizzati in Navigator 6, software di fatturazione, prima nota e magazzino.

Il piano prodotto deve essere poi generato. Quando verrà fatto il pagamento da parte del cliente si dovrà aggiornare la situazione. Quando il pagamento sarà concluso la fattura dovrà essere chiusa.

Riferimenti:

http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/documenti.pdf

Programma di Fatturazione Navigator 6: La fatturazione 2/2

 

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