Software gestionale Navigator

Articoli riguardanti in modo specifico il software gestionale Navigator di Boma Software, software di fatturazione, prima nota di banca e cassa e gestione magazzino

La fatturazione differita: Documenti di trasporto e fatture 1/2

La fatturazione differita rappresenta l’ emissione di fatture relative a beni consegnati o spediti in un periodo  precedente

Le fatture e i documenti di trasporto due documenti essenziali per tutte le aziende e piccole attività commerciali (dove non vanno trascurati gli scontrini fiscali e la loro rispettiva registrazione).

La fattura è, di per sé, un documento fiscale obbligatorio che viene emesso per una avvenuta cessione di beni o prestazioni di servizi. L’operazione di emissione di questo documento viene detta fatturazione. La fattura è composta di due parti: una parte descrittiva (che comprende la data, il numero di documento, i dati identificativi del acquirente e del venditore) e da una parte tabellare (che comprende i dati relativi al tipo di merce, la quantità, il prezzo, ecc…).

 

La fatturazione e la fatturazione differita

Esistono due modalità di fatturazione:

  • Fatturazione Immediata: emissione al momento dell’ effettuazione dell’operazione;
  • Fatturazione Differita: emissione del documento entro il giorno 15 del mese successivo, con la possibilità di raggruppamento per mese solare.

Per le consegne di merci l’azienda utilizzerà il metodo della fatturazione differita, mentre si avvarrà della fatturazione immediata in altri casi.

La modalità di fatturazione differita viene utilizzata quando avvengono cessioni di beni mobili accompagnate da un documento (bolla di consegna o documento di trasporto). Quest’ultimo deve contenere:

-          Quantità, qualità e natura delle merci consegnate o spedite;

-          Dati identificativi (ragione sociale o nome e cognome, indirizzo, ecc.) del cliente e del fornitore.

 

Il documento di trasporto o Ddt viene emesso per giustificare il trasferimento di merce da un soggetto cedente a un soggetto cessionario. Il Ddt accompagna il trasporto della merce, il quale può essere effettuato dal cessionario, dal cedente o da un terzo chiamato vettore.
Tutti e due i documenti devono essere emessi in almeno due copie da rilasciare rispettivamente al cedente e al cessionario (nel caso specifico del Ddt se il trasporto viene effettuato per conto terzi, una copia andrà rilasciata anche al vettore).

L’ammontare complessivo delle somme dovute al cessionario possono essere contenute nella bolla di consegna. I documenti di trasporto devono essere predisposti con data, anteriore o uguale a quella dell’inizio del trasporto, e numerati (con un ordine progressivo) per il controllo della successiva emissione della fattura.

La circolare 249/E permette di richiamare il Ddt, oltre che con il numero, anche con la data di formazione della bolla o con la data inizio del trasporto. Sulla bolla è obbligatorio che sia segnata la data di inizio trasporto.

La legge stabilisce che con la fatturazione differita il documento debba essere emesso entro il giorno 15 del mese successivo dell’effettuazione delle operazioni, ma niente vieta che possa essere emesso il giorno successivo o entro lo stesso mese. La scadenza entro il giorno 15 del mese successivo comincia ad essere calcolata dalla data esposta in fattura.

Un elemento molto importante è che la fattura differita deve riportare il numero e la data (gli estremi) dei documenti di consegna.

Tutte le consegne effettuate con gli stessi soggetti e nello stesso mese, possono essere riepilogate il un unico documento.

 Nel prossimo articolo analizzeremo come viene affrontata la fatturazione differita in Navigator 6.

Programma di Fatturazione Navigator 6: La fatturazione 2/2

Dopo aver illustrato nel precedente articolo la fatturazione in generale, vediamo adesso come il nostro programma di fatturazione Navigator riesce a gestirla. E’ possibile scaricare Navagator 6 qui

All’interno della sezione Documenti sono contenute tutte quelle form di dati che servono per la generazione di documenti (Ordini, i Preventivi,  i Ddt, le Fatture, le Note di credito, le Fatture dei Fornitori, le Note di debito, la generazione delle Ri.Ba. (ricevute bancarie) , la generazione delle fatture da ddt e gli ordinativi).

Menu del programma Navigator 6: gestione fatture

Programma di fatturazione Navigator 6 : Fatturare in meno di 30 secondi

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Inserimento cliente/fornitore e attributi fattura

Dati descrittivi della fattura

Quando si inserisce un nuovo documento la prima cosa da fare è indicare il cliente o il fornitore e gli altri dati salienti della fattura come ad esempio la data.
Se il cliente o il fornitore sono in anagrafica cliccheremo sul pulsante cerchiato di rosso in figura.
Apparirà una finestra di ricerca nella quale cercheremo il cliente o fornitore.

Fatturazione: inserimento del cliente nei dati descrittivi del documento di fatturazione

Se, invece, il cliente o il fornitore non sono in anagrafica si cliccherà sul segno +.
Si aprirà a questo punto la schermata dell’anagrafica clienti o fornitori.

Inseriremo il nuovo Cliente o Fornitore.  Poi, per inserirlo nel documento faremo doppio clic sulla casella del codice
oppure sull’apposito pulsante in basso sulla destra.

Inserimento di un nuovo cliente nei dati descrittivi della fattura

Per quanto riguarda il numero identificativo del documento (Num Prev, Num Fatt, Num Ord ecc) questi viene attribuito in automatico ma può essere indicato anche manualmente.
Ad esempio, l’utente ha fatto l’ultima fattura il 25 gennaio 2010 nr13 con altro software,  diverso da Navigator.
Se stiamo facendo la prima fattura con Navigator, inseriremo manualmente il numero  14.
Per le fatture successive sarà il programma a determinare il progressivo a partire dal nr 15.

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Inserimento righe documento

Aggiunta nuova riga in fattura

 

Appena sopra il tasto aggiungi apparirà una riga con i campi di inserimento. Nell’esempio sotto viene riportata la riga di inserimento relativa al corpo fattura.

Fatturazione:  inserire un nuovo articolo in fattura

La regola generale è che si può editare un campo della griglia di inserimento quando il cursore staziona all’interno del campo. Per spostarsi da un campo all’altro è possibile utilizzare i tasti direzione (freccette sinistra e destra) oppure il mouse. Per confermare la riga si può premere il pulsante conferma riga oppure il tasto invio sulla tastiera del pc.

Esistono, comunque, dei campi con funzioni d’uso speciali.  Nel fare un esempio ci riferiremo alla schermata della fatturazione. La caratteristica comune è che cliccando sull’intestazione della colonna apparirà una schermata che permetterà di fare una specifica funzione.

Fatturazione: selezionare un articolo dall'anagrafica

CodArt
Cliccando sopra la colonna CodArt appare un schermata dalla quale si può scegliere l’articolo. La scelta determina il riempimento di tutti i campi.

 Descrizione (campo memo)

Fatturazione: inserimento di una descrizione dall'archivio frasi o scritta tramite l'editor

Cliccando sulla colonna descrizione apparirà la schermata  modifica descrizione. E’ possibile modificare la descrizione inserita oppure editare una nuova descrizione vedendo per esteso quello che si sta scrivendo. E’ possibile ‘pescare’ delle descrizioni registrate oppure salvare la descrizione che si è appena digitata per riutilizzarla in occasioni successive. Per inserire la descrizione all’interno del relativo campo premere conferma.

In alcuni casi è necessario inserire nel corpo dei documenti, soprattutto nei ddt e nelle fatture, delle descrizioni svincolate da una valutazione quantitativa e monetaria. E’ possibile inserire queste descrizioni  scegliendo come unità di misura Rif. O Des.

Fatturazione: editor di scrittura per inserire descrizioni a mano

Unità di misura 

Fatturazione: Inserimento unità di misura nel corpo fattura

Cliccando sulla colonna apparirà una finestra che permetterà di scegliere l’unità di misura. Esistono delle unità di misura speciali come Des. e Rif. che permettono di inserire descrizioni all’interno del corpo dei documenti.

Una volta completato l’inserimento dei campi occorre confermare la riga.

Fatturazione: Conferma riga editata nel corpo fattura

La conferma può essere effettuata sia premendo il pulsante conferma riga col mouse sia premendo il tasto  Invio della tastiera del pc.

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Modifica righe documento

 

Il record deve essere editabile (nuovo o modifica). Per modificare una riga del corpo del documento occorre selezionarla all’interno della griglia. Una volta selezionata, questa apparirà nella parte inferiore della schermata nella sezione di editazione. Effettuate le modifiche, premere conferma riga o il tasto invio della tastiera per abilitare le modifiche. Perché queste siano registrate occorre premere il pulsante Salva sul menù generale della schermata.

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Eliminazione righe documento

 

Il record deve essere editabile (nuovo o modifica).
Per eliminare una riga del corpo del documento occorre selezionarla all’interno della griglia. Una volta selezionata, questa apparirà nella parte inferiore della schermata nella sezione di editazione.  Premere il pulsante elimina nella griglia di editazione.
Perché questa eliminazione sia registrata occorre premere il pulsante salva sul menù generale della schermata.

Fatturazione: Eliminazione righe dal corpo fattura

Programma di fatturazione Navigator 6 : Copia  righe documento

 

Il record deve essere editabile (nuovo o modifica).
Per copiare una riga del corpo del documento occorre selezionarla all’interno della griglia. Una volta selezionata, questa apparirà nella parte inferiore della schermata nella sezione di editazione. Premere il pulsante copia. Verrà modificato il progressivo della riga. Effettuate le modifiche se necessario, premere conferma riga o il tasto invio per inserire la nuova riga. Registrare sul database la nuova situazione premendo il pulsante salva.

Programma di fatturazione Navigator 6 : Inserire  righe documento

Il record deve essere editabile (nuovo o modifica). In determinati casi può essere necessario inserire una riga fra due esistenti.

Fatturazione: inserimenti righe fra due esistenti

 

Ad esempio, per inserire una riga fra la nr 2 e la nr 3 occorre selezionare la riga nr 3, quindi premere il pulsante inserisci.

Come inserire in fattura una riga fra righe esistenti

Editare la nuova riga e confermarla. Si noterà come le righe dalla nr 3 in poi siano state spostate di una posizione.

Fatturazione: riga inserita nel corpo fattura fra due preesistenti

Registrare sul database la nuova situazione premendo il pulsante salva.

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Salvataggio record

 

Una volta inseriti i dati del documento  si procede al salvataggio del record. Solo in quel momento il record verrà registrato sul database. Per effettuare questa procedura premere il pulsante salva (freccia rossa in figura).

Fatturazione: salvataggio del documento fattura nel software navigator

Da quel momento l’aspetto dei campi non sarà più incassato, cosi come il colore delle icone Nuovo e Modifica non saranno più evidenziate.

Programma di fatturazione Navigator 6 : Ricerca record

Come ricercare una fattura emessa nel software gestionale Navigator

Posizionarsi sulla sezione Ricerca del documento. Filtrare i campi attraverso la scelta di una o più variabili di ricerca e premere il tasto con la freccia rivolta verso destra. Nella griglia appariranno i record risultanti.

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Modifica record

Per modificare un record occorre ricercarlo, selezionarlo e premere il pulsante modifica, in modo che il record possa essere editabile.
Una volta effettuate le modifiche, per poterle rendere definitive, occorre premere il pulsante salva.

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Annullamento modifiche

 

Per annullare le modifiche effettuate su di un record esistente quando si è in editazione,   basta premere il pulsante annulla.

Come annullare le modifiche effettuate su di una fattura nel software gestionale Navigator

Premendo il tasto annulla, si annulla anche l’inserimento di un nuovo record.

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Eliminazione record

 

Per eliminare il record occorre posizionarsi su di esso e premere il pulsante elimina.

Eliminazione di una fattura nel software gestionale Navigator

Programma di fatturazione Navigator 6 : Duplica record (fatture, preventivi, ordini)

 

Questa funzione permette di duplicare un documento esistente. Per procedere alla duplicazione selezionare il documento da duplicare a premere “Duplica record”. Effettuare a questo punto le modifiche necessarie e salvare il documento.

Programma di fatturazione Navigator 6 : Fatture – note di credito

Le note di credito nel software gestionale Navigator 6

Il modulo di fattura produce anche le proforma e le note di credito.  La semplice spunta sul campo proforma o nota di credito ne determina la natura.

 

Nota di credito
La modalità di redazione di una nota di credito è simile a quello delle fatture. Viene attribuito un numero progressivo come se si trattasse di una fattura. Non bisogna inserire valori negativi. Il solo fatto di inserire la spunta nota di credito farà invertire i segni dei valori nell’ambito della valutazione complessiva del fatturato nelle apposite schermate di sintesi.

 

Proforma

Si usa la proforma per anticipare la fatturazione, oppure per preparare un conto che si sviluppa nel tempo.
La spunta proforma serve per identificare questo tipo di documento cui non verrà attribuita numerazione periodica annuale come per la fattura / nota di credito. Si convertirà direttamente in fattura una volta levata la spunta.

Programma di fatturazione Navigator 6 : Indirizzi, trasporti, iva ed opzioni

Documento fattura: gli indirizzi compreso gli indirizzi dei diversi destinatari per una fattura ccomapgnatoria

In questa sezione vengono inseriti i dati relativi  all’indirizzo del  cliente/fornitore, i dati aggregati relativi all’iva, e, nel caso di fattura accompagnatoria, i dati del destinatario( se diverso dall’intestatario della fattura) e i dati relativi al trasporto.
Tutti quei campi preceduti da un bottone giallo sono relativi a dati che possono essere editati o tratti da archivi preregistrati.
Questi archivi possono essere statici come ad esempio gli agenti, oppure  “incrementali”  i quali si incrementano via via che gli utenti inseriscono nuovi valori all’interno del campo stesso.
Premendo il tasto altra destinazione si visualizzano tutte le altre destinazioni utilizzate fino ad ora per l’intestatario della fattura.
Si stabilisce, inoltre, se la fattura e’ ricorrente indicando la data futura di fatturazione.

Programma di fatturazione Navigator 6 : I Pagamenti

 

Ogni qual volta si genera una fattura occorre gestire  i pagamenti. Qualora non si ottemperi a questa funzione verrà richiamata attenzione dal sistema.
Si richiederà se si vuole salvare la fattura senza aver generato i pagamenti.

Gestione dei pagamenti nel software gestionale Navigator 6

E’ possibile gestire i pagamenti utilizzando diverse procedure:

-          Manualmente

-          Tramite le seguenti procedure rapide:
1) Fattura pagata (quietanzata). Chiude la fattura
2)Apertura pagamento
3) Riparto pagamento secondo le modalità di pagamento previste
4) Genera un piano di pagamento

Con l’opzione Fattura pagata (quietanzata) Navigator inserisce direttamente la data di scadenza, la data di pagamento, gli importi da riscuotere e riscossi  e chiude la fattura.  Con Apertura pagamento Navigator inserisce solo la data di scadenza e l’importo da riscuotere.  La data di scadenza sarà quella della fattura. Quindi si ipotizza che la fattura si già scaduta al momento dell’emissione e che si potrà esigerne il pagamento in ogni momento. Riparto pagamento secondo le modalità di pagamento previste genera un piano di riparto delle riscossioni a partire da una delle modalità di pagamento presente nel sistema mentre Genera un piano di pagamento determina sulla base di un certo nr di opzioni un piano di riparto del tutto personalizzato.

Genera un piano di pagamento

E’ possibile stabilire rate singole a 30/60/90/120 giorni con modalità di riferimenti DFFM (data fattura fine mese),Df (data fattura) oppure in modalità libera determinando un numero infinito di rate tenendo conto il passo mensile fra l’una a l’altra rata.

Piano di pagamento fattura in Navigator 6, software gestionale

Piani di pagamenti personalizzati in Navigator 6, software di fatturazione, prima nota e magazzino.

Il piano prodotto deve essere poi generato. Quando verrà fatto il pagamento da parte del cliente si dovrà aggiornare la situazione. Quando il pagamento sarà concluso la fattura dovrà essere chiusa.

Riferimenti:

http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/documenti.pdf

Programma di Fatturazione Navigator 6: La fatturazione 2/2

 

Programma di Fatturazione Navigator 6: La fatturazione europea 1/2

Continua la serie di articoli dedicati a ad illustrare gli elementi di economia aziendale che ritroviamo del programma di fatturazione Navigator 6 di Boma Software (è possibile scaricarlo e provarlo gratis qui).

 

La fatturazione:Le caratteristiche della fattura

 

La fattura è un documento fiscale obbligatorio rilasciato dal venditore o dal prestatore di servizi all’acquirente, che conferma la cessione di beni o prestazione di servizi e il diritto di incassare il prezzo. L’operazione di emissione da parte dei soggetti fiscali è detta ‘fatturazione’ e, spesso, oggi giorno viene effettuata in modo elettronico tramite l’uso di un programma di fatturazione.

 

Il 29 febbraio 2004 sono entrate in vigore le nuove leggi sulla fattura ‘europea’, in modo da avere uno standard di fattura per tutti i Paesi dell’Unione Europea. Grazie a questa norma è possibile emettere fattura in forma elettronica dal cliente o da un terzo per suo conto, anche se residente in un Paese dove non esistono strumenti giuridici che stabiliscono la reciproca assistenza in materia di imposizione indiretta. È possibile emettere un’unica fattura per cessioni di beni o prestazioni di servizi quando esse vengono eseguite in uno stesso giorno e dallo stesso cliente. Ovviamente prima di poter emettere la fattura in forma elettronica bisognerà usare dei sistemi di autenticazione e la firma elettronica per garantire l’autenticità del documento.

 

La struttura della fattura è composta di due parti:

  1. Parte descrittiva;
  2. Parte tabellare.

 

La Parte descrittiva si trova sulla parte superiore del documento e contiene il numero di fattura (deve avere una numerazione progressiva per anno fiscale), la data di emissione, le generalità del venditore e del compratore, e le condizioni di vendita (riguardano le modalità di pagamento, l’imballaggio, la consegna….).

La parte tabellare, invece, si trova nella zona sottostante alla parte descrittiva. Qui si fa riferimento all’ordine stesso e di conseguenza andranno inseriti la quantità e il prezzo unitario dei beni, la descrizione, gli importi complessivi di ogni bene, eventuali sconti e spese, la base imponibile, il tipo di aliquota (può essere il 4%, il 10% o il 21%) e il totale fattura.

 

Secondo la legge, la fattura deve contenere obbligatoriamente l’IVA quando la base è imponibile altrimenti, se contiene elementi esenti o esclusi, sarà considerata non imponibile.

 

Quando la fattura è stata compilata, è pronta per essere emessa. Per emissione della fattura si intende il momento in cui la controparte riceve la fattura stessa. La fattura è sempre emessa in più copie in modo da farne recapitare almeno una all’emittente e una al destinatario. È possibile anche eseguire trasmissioni in modo telematico utilizzando un programma di fatturazione.

Non tutti i commercianti sono obbligati a emettere fattura a meno che non sia il cliente a richiederla.

 

Le fatture emesse o ricevute vanno sempre registrate in appositi registri che l’azienda possiede per avere la situazione chiara dei vari ordini spediti o ricevuti. Le fatture ricevute (o fatture di acquisto) sono registrate sul registro degli acquisti, invece le fatture emesse (o fatture di vendita) sono registrate entro 15 giorni sul registro delle vendite.

 

Un elemento formale della fattura è che deve sempre contenere la dicitura su quale tipo di fattura si tratta (Fattura, DDT, Nota credito, …).

Esistono diverse tipologie di fatture:

-          D.D.T., è il documento che ha sostituito la bolla di accompagnamento, e che accompagna la merce durante il trasporto. Precede la fattura quando quest’ultima viene emessa in data successiva a quella della consegna della merce. I documenti di trasporto sono emessi in più copie per poterli rilasciare al compratore e al vettore.

-          Fattura Immediata, deve essere emessa e consegnata al cliente entro lo stesso giorno della consegna della merce. Ha una funzione accompagnatoria e di conseguenza non ha bisogno di nessun documento di trasporto.

-          Fattura differita, deve essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello di consegna della merce. In questo caso i beni dovranno essere accompagnati dal DDT.

-          Fattura accompagnatoria, riassume in un unico documento le informazioni sulla fattura e sul trasporto e accompagna i beni durante il viaggio.

-          Nota di addebito, viene emessa dal venditore quando bisogna integrare alcuni importi della fattura precedente (esempio: prezzo inferiore di quello concordato).

-          Nota di accredito, documento di rettifica emesso dal venditore per stornare importi già fatturati al cliente (esempio: resi di merce).

-          Fattura pro-forma, è un’anticipazione di fattura che sarà emessa successivamente.

-          Parcella e avviso di parcella, vengono utilizzati dai liberi professionisti. La parcella è il documento che identifica il compenso spettante al professionista per la prestazione professionale, mentre l’avviso di parcella è un documento che precede l’emissione della parcella.

Programma di fatturazione Navigator 6

Nel prossimo articolo illustreremo come in Navigator, programma di fatturazione, prima nota e magazzino, viene gestita la realizzazione della fattura e come questa si integra con la gestione dei pagamenti, gli scadenzari, la prima nota ed il magazzino.

Gestione del magazzino e delle scorte 2/2

Nella prima parte dell’articolo abbiamo analizzato brevemente quali sono le tecniche di gestione del magazzino. In questa seconda parte ci occuperemo della gestione del magazzino secondo il software Navigator 6 di Boma Software
E’ possibile scaricare la versione di prova qui.

In Navigator la gestione del magazzino è possibile nella versione Warehouse

Per poter accedere a questo tipo di gestione dovremo fare clic sulla voce Magazzino del menu a tendina laterale.

La movimentazione del magazzino nasce nel momento in cui viene emesso un Ddt o una fattura, oppure quando viene creato un documento di carico scarico.

Navigator è un programma multi magazzino( gestione di più sedi) ed adotta una politica di gestione delle scorte (sistema del lotto economico).

Software gestionale Navigator di Boma Software: LA gestione del Magazzino

 

Sedi di movimentazione (La gestione Multi Magazzino)

Gestione del Magazzino: si possono gestire infinite sedi

E’ possibile creare infinite sedi di movimento oltre a quella di default  tramite una apposita form.

Questo permetterà di gestire, quindi, la movimentazione di merci tra la l’azienda e terzi, ma anche la movimentazione e le giacenze di ogni singola sede e la movimentazione fra le sedi.

 

 Movimentazione degli articoli per la gestione del magazzino

 

All’interno del l’archivio Articoli possiamo indicare se l’articolo è movimentabile o no (freccia e cerchietto giallo) e nella sezione quantità e scorte indicheremo gli elementi salienti della gestione delle scorte, ovvero il livello di riordino (punto di riordino) e la scorta di sicurezza (o scorta minima), indicati nella figura dalle frecce in blu.

Si indica nella anagrafica articoli se un articolo è movimentabile o meno

Nella scheda articolo  è possibile vedere in tempo reale la giacenza di ogni singolo articolo in ogni magazzino (freccia rossa).

 

La gestione del Magazzino: Il Carico/Scarico

La schermata di carico/scarico permette di effettuare una movimentazione completa degli articoli secondo le causali di movimentazione. Si crea un vero e proprio documento che certifica la movimentazione del magazzino.

 

Le causali di movimentazione

 

Nello specchietto vengono riportate tutte le movimentazioni possibili. Ogni movimentazione determina un incremento (+1) o decremento (-1) delle quantità indicate nelle righe del carico scarico.

 

Il carico/scarico di Magazzino Generare un nuovo documento

 

Quando si inserisce un nuovo documento la prima cosa da fare è indicare la data del movimento, la sede ed il tipo di movimento. A seconda del movimento scelto cambieranno gli attributi del carico scarico da inserire obbligatoriamente.

 

 Il carico/scarico di Magazzino : Inserimento delle specifiche del movimento di Magazzino

Le frecce rosse indicano 2 funzioni che riguarderanno il riempimento delle righe di articoli.
Per scarico di articoli a giacenza negativa si intende la possibilità di effettuare lo scarico per articolo la cui giacenza è negativa o lo diverrà per effetto dello scarico. Per ripetizione di articoli su più righe si intende la possibilità di inserire lo stesso articolo più volte nella griglia. Questa funzione serve per l’utilizzo del carico/ scarico abbinato ai lettori barcode.
La freccia verde indica la necessità o meno di inserire la sede di destinazione. Questa opzione si rende necessaria quando la merce viene trasferita da una sede all’altra.
Le freccia gialla indica se per quella operazione di carico/scarico è necessaria l’indicazione del cliente, del fornitore o nessuna indicazione.
Infine, il cerchio verde indica una serie di dati che talvolta vengono richiesti quando si fa un carico o uno scarico.

 

Il carico/scarico di Magazzino : inserimento righe movimento

 

Innanzitutto il record deve essere in editazione (quindi  “nuovo” o “modifica”). Posizionarsi sulla scheda Righe documento.
Premere il tasto aggiungi per inserire una nuova riga.

Appena sopra il tasto aggiungi apparirà una riga con i campi di inserimento.

La regola generale è che si può editare un campo della griglia di inserimento quando il cursore staziona all’interno del campo. Per spostarsi da un campo all’altro è possibile utilizzare i tasti direzione (freccette sinistra e destra) oppure il mouse. Per confermare la riga si può premere il pulsante conferma riga oppure il tasto invio.

Esistono, comunque, dei campi con funzioni d’uso speciali.

 

CodArt
Cliccando sopra la colonna CodArt appare un schermata dalla quale si può scegliere l’articolo. La scelta determina il riempimento di tutti i campi.

Giac presunta (giacenza presunta)
Indica  la giacenza presunta dell’articolo nel magazzino prescelto.

Descrizione
E’ la descrizione dell’articolo. Non è modificabile.

Qta
E’ la quantità scaricata o caricata per quell’articolo. Il valore di default al caricamento del codice è 1.
E’ lo stesso valore attribuito nell’uso del lettore barcode

Prezzo acq. e Prezzo vend.
Questi sono i prezzi di acquisto e di vendita che vengono precaricati prendendo i valori inseriti in anagrafica.
Tali valori possono essere modificati.

 

Il carico/scarico di Magazzino: Ricerca di un documento di carico/scarico

Posizionarsi sulla sezione Ricerca del documento. Filtrare i campi attraverso la scelta di una o più variabili di ricerca e premere il tasto con la freccia rivolta verso destra. Nella griglia appariranno i record risultanti.

  

Il carico/scarico di Magazzino: Scarico da fattura

E’ possibile eseguire uno scarico direttamente da fattura. L’emissione del documento fattura produrrà lo scarico per vendita a cliente dell’articolo o degli articoli movimentabili inseriti nel corpo fattura. Verrà attribuito anche un codice di scarico in modo da visualizzare lo scarico nella schermata dei carichi/scarichi.

Le righe che appaiono nella sezione apposita in fattura non sono modificabili. E’ possibile modificare i valori solo modificando le righe delle fatture.


Software di Magazzino Navigator 6

Il carico/scarico di Magazzino: Carico/Scarico da DdT

 

Si può effettuare una operazione di scarico per vendita all’atto dell’emissione di un Ddt a cliente (vendita a cliente) quando si emette un ddt per un Cliente, mentre è possibile fare una operazione di scarico per restituzione a fornitore, ovviamente nel caso in cui si generi un ddt a fornitore. Il funzionamento è identico a quello della fattura.

Software di Magazzino Navigator 6

Attenzione !!!

I carichi per acquisto merce vengono registrati nella schermata di carico/scarico. Quindi i ddt dei fornitori devono essere registrati solo ed unicamente nella schermata di carico/scarico.

 

Il carico/scarico di Magazzino: Fatturazione di ddt già scaricati

 

Nel caso in cui si fatturi ddt già scaricati la fatturazione non produrrà un ulteriore scarico.
Tale situazione è segnalata da un numero di documento di carico/scarico sempre uguale a  -1

Software di Magazzino Navigator 6

Le giacenze di Magazzino

Questa schermata permette di vedere in tempo reale lo stato delle giacenze dei nostri articoli.

Visone delle giacenze di magazzino, software di Magazzino Navigator 6

Si può filtrare i dati per codice articolo, per descrizione anche parziale dell’articolo (con l’uso del carattere jolly *),per codice semantico,  per quantità, per sede e categoria merceologica.
I dati possono essere ordinati cliccando singolarmente sull’intestazione della colonna oppure premendo il pulsante altre funzioni.
Premendo il pulsante Totali in basso a sinistra è possibile determinare il totale complessivo delle quantità del set di dati estratto dalla interrogazione. Si può esportare i risultati nel formato csv(Microsoft Excel).

 

Visione movimenti

Questa schermata ricostruisce lo storico dei movimenti effettuati.

Software gestionale di Magazzino Navigator 6

Si può filtrare i dati per codice articolo, per descrizione anche parziale dell’articolo (con l’uso del carattere jolly *),per il nr di documento, per arco di data, per fornitore, per cliente, per magazzino, e per causale.
E’ possibile ordinare i dati cliccando singolarmente sull’intestazione della colonna oppure premendo il pulsante altre funzioni.
Premendo il pulsante Totali in basso a sinistra si può determinare il totale complessivo delle quantità del set di dati estratto dalla interrogazione. E’ possibile esportare i risultati in formato csv(Microsoft Excel).

 

6.8 Gestione scorte

 

Navigator si occupa della gestione delle scorte secondo il modello del lotto economico di riordino.

Un’ attenta gestione delle scorte in questo sistema si basa sulla individuazione della scorta minima (o scorta di sicurezza) e del punto di riordino (o livello di riordino)

 

Questo argomento è già stato trattato in un nostro precedente articolo a cui rimandiamo

 

Coma abbiamo potuto constatare la gestione del magazzino in Navigator 6 è caratterizzata da un criterio documentale. L’emissione di Fattura, di un Ddt, di un ordine, come la registrazione di un ddt di un fornitore o di una fattura di un fornitore determina la movimentazione del magazzino. La correzione dello stesso documento riallinea il magazzino modificando il quantitativo degli articoli coinvolti nella movimentazione. Inoltre, il magazzino di Navigator 6 permette la gestione di infinite sedi di magazzino e la relativa movimentazione fra di loro.

 

Video tutorial

Nella sezione multimedia guarda i video tutorial dedicati alla gestione del magazzino

 

Gestione Magazzino

http://www.bomasoftware.it/multimedia/default.asp?ordine=001.001.005.000.000

 

Riferimenti:

http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/magazzino.pdf

La gestione del Magazzino e delle scorte 1/2

 

 

Gestione del magazzino e delle scorte 1/2

In questo articolo faremo una breve escursione sulle tecniche di gestione del magazzino e delle scorte.

La gestione di un magazzino non può prescindere da una corretta gestione delle scorte, e di un loro adeguato approvvigionamento al fine di garantire sempre la continuità della produzione, della vendita riducendo al minimo il costo dello stoccaggio .

Questo articolo riprende in modo più generico quello relativo alla gestione del lotto economico, tema che abbiamo affrontato in precedenza.

Le scorte di magazzino

Per scorta di magazzino si intende una quantità di materiali accumulati per poter essere consumati secondo le necessità dell’azienda.

La gestione delle scorte ha come obiettivo minimizzare il costo di mantenimento a magazzino delle scorte, mantenendo allo stesso tempo una corretta gestione dei flussi di produzione.

 

Un ottima gestione di magazzino è importante sia per le imprese manifatturiere, sia per le imprese commerciali. Per le imprese prestatrici di servizi il discorso è diverso: esse non sono tenute ad affrontare le problematiche di gestione del magazzino, poiché il loro servizio è di tipo immateriale.

 

Esistono tre grandi categorie di scorte:

-          Le materie prime: sono destinate alla trasformazione (servono per evitare ritardi nelle consegne degli approvvigionamenti e per ridurre i costi di acquisto grazie a sconti su quantità maggiori);

-          I semilavorati: hanno già subito qualche trasformazione, all’interno o all’esterno della azienda, e attendono di essere ultimati (servono per evitare ritardi da sub-fornitori e per gestire il lavoro in perfetta autonomia);

-          I prodotti finiti: hanno affrontato tutte la fasi di produzione e trasformazione e attendono di essere venduti (servono per evadere in tempo gli ordini e per far fronte ad ogni modificazione della domanda).

-

La gestione delle scorte può seguire due logiche:

  1. Stock control: viene controllato il livello della scorta senza controllare l’andamento dei processi di produzione e vendita; le tecniche legate allo stock control sono quella del ciclo di ordinazione e quella delle scorte separate.
  2. Flow control: le scorte vengono determinate in relazione al flusso degli ordini di vendita da evadere. Le tecniche legate al flow control sono il Material Requirements Planning(MRP) e il just in time.

È necessario, di volta in volta, decidere la quantità giusta di materiali da acquistare, quindi il lotto economico di acquisto. Il lotto economico di acquisto minimizza il costo complessivo di gestione. Il costo complessivo è dato dal costo di mantenimento dello stock e dal costo di ordinazione. Questi due costi parziali, al variare della quantità acquistata, variano in modo diverso: all’aumentare della quantità ordinata decresce quello di ordinazione, mentre quello di mantenimento aumenta al crescere della quantità ordinata.

La gestione del magazzino: le scorte di magazzino

Il punto minimo della funzione Ct è in corrispondenza del punto di incontro tra le funzioni Cm e Co. Il lotto economico di acquisto è uguale alla quantità in cui i due costi parziali si eguagliano.

Utilizzando il metodo del ciclo di ordinazione non si parla di lotto economico di acquisto bensì di scorta ottimale, perché mentre la quantità massima da tenere in magazzino resta ferma, la quantità acquistata ogni volta varia.

 

Un accurato controllo e programmazione delle scorte chiederà costi elevati, per poter rilevare al meglio le variazioni di mercato e il movimento delle giacenze.

 

Il tasso di rotazione è l’indice che permette di valutare l’efficienza sulle scorte di magazzino. Viene indicato con il rapporto tra il materiale uscito dal magazzino in una determinata frazione di tempo e la giacenza di materiale che si torva in magazzino nella stessa frazione di tempo.

indice di rotazione, uscita dei materiali nel tempo t, giacenza media nel tempo t


Ir=indice di rotazione
Ut=uscita di materiali nel tempo t
Gm=giacenza media nel tempo t

La giacenza media si calcola sommando alle rimanenze iniziali, le giacenze alla fine di ciascuna frazione di tempo, che si trovano con la differenza tra le giacenze iniziali più le entrate meno le uscite materiali di ogni periodo.

 

L’efficienza della gestione delle scorte è maggiore quanto più il tasso di rotazione è elevato.

Nel caso dei prodotti finiti, grazie al calcolo del tasso di rotazione, viene valutata la velocità di rinnovo degli articoli che sono sul mercato.

L’unità di misura di base è un unità fisica, e esprime quante volte il magazzino si rinnova fisicamente in una certa frazione di tempo.

 

A seconda dell’attività di vendita e produzione dipende la gestione delle scorte di prodotti. Una giusta programmazione serve a minimizzare i costi e i rischi per ottenere un’ efficienza dell’impresa. Non esiste una gestione ottimale per la gestione del magazzino valida per tutti i tipi di imprese. Per esempio, le PMI possono utilizzare il sistema della gestione del lotto economico rispetto a quella del just in time, la quale è più adatta per l’impresa trasformatrice.

 

Un metodo di analisi per verificare una gestione ottimale dei beni in magazzino è l’ABC. Questo strumento classifica i vari articoli in magazzino in base alla loro importanza che hanno all’interno dell’azienda secondo queste 3 categorie:

 

  • Beni importanti (A): incidono molto sui costi di acquisto e di produzione e per questo devono essere gestiti in modo attento e preciso. Questi beni di solito sono poco numerosi anche se rappresentano un costo molto rilevante.
  • Beni di importanza limitata (B): sono quei beni che vengono acquistati senza tante procedure e vengono controllati una sola volta l’anno nel magazzino (al momento dell’inventario). Questi sono più numerosi rispetto ai beni del gruppo A ma è meno importante la loro incidenza sugli acquisti.
  • Beni di scarsa o scarsissima importanza (C): sono tutti i beni che vengono acquistato solo in caso di necessità e non sono soggetti a nessun tipo di controllo fisico (nemmeno durante la redazione dell’inventario). Sono quantitativamente numerosissimi ma non hanno una forte incidenza sui costi aziendali.

 

La contabilità di magazzino rileva i movimenti di tutta la scorta di articoli che l’azienda dispone, in modo da documentare sia l’esistenza fisica dei beni stessi, sia le funzioni che derivano dalle loro movimentazioni.

Le funzioni della contabilità di magazzino sono:

  • Funzione di controllo: fa in modo che tutte le movimentazioni dei beni siano registrate e documentate correttamente;
  • Funzione contabile: fornisce i dati contabili delle scorte di magazzino e redige inventari periodici e annuali;
  • Funzione informativa: fornisce tutte le informazioni sulle giacenze della merce, su quelli ordinata e su quella in attesa di ricevimento, ecc…
  • Funzione documentale: dimostra che tutte le norme che regolano la gestione del magazzino sono state correttamente rispettate.

 

La operazioni che costituiscono la contabilità di magazzino si possono suddividere in due categorie: le operazioni di entrata (o carichi del magazzino) o le operazioni di uscita (o scarichi del magazzino).

 

Le scritture del magazzino devono rispettare regole ben precise secondo i criteri della sistematicità (operazioni di scarico separate da quelle di carico), cronologicità (operazioni registrate secondo l’ordine cronologico), ordinata contabilità (registrazione di ogni singola movimentazione) e periodicità ( effettuazione di controlli periodici).

 

Gestione del Magazzino:  Requisiti di un software di magazzino

 Non esiste un buon software di magazzino, esiste un software di magazzino adatto alle esigenze dell’azienda. Navigator 6, offre una gestione integrata si magazzino.

La gestione del magazzino di Navigator 6 è relativa è finalizzata ai prodotti finiti. Le caratteristiche della Gestione Magazzino di Navigator 6  sono:

 

  • Gestione del magazzino su base documentale
  • Gestione integrata del Magazzino con fatture, ddt ed ordini
  • Gestione delle scorte di magazzino sulla base della teoria del lotto economico

 

Vedremo le caratteristiche di questa gestione nella seconda parte dell’articolo

 

Il documento di trasporto DDT e software gestionali 2/2

Nella prima parte di questo articolo abbiamo fatto una panoramica generica sul ddt(documento di trasporto) e sulle sue caratteristiche peculiari. In questa seconda parte ci occuperemo di  illustrare come viene effettuata la gestione di un ddt all’interno del software gestionale Navigator 6 di Boma Software. E’ possibile scaricare Navigator 6 qui.

 

E’ possibile accedere alla gestione dei ddt (documenti di trasporto) in Navigator attraverso il menù all’interno della categoria Documenti.

Scelta del form Ddt(documento di trasporto) dal Menù documenti

 

Arrivati a questo punto è possibile scegliere se inserire Ddt per i clienti o da fornitori.

Per inserire un nuovo record si fa clic sul pulsante Nuovo e se assumerà una forma ‘incassata’ vorrà dire che il programma è in editazione.

Come creare un nuovo ddt

Per ogni record il sistema attribuirà un codice progressivo che gli garantirà una propria univocità. Qualora il record non verrà terminato il numero progressivo a lui attribuito andrà perso.

software gestionale Navigator 6

Quando si inserisce un nuovo Ddt la cosa da fare è indicare il cliente o il fornitore. Se il cliente o il fornitore sono in anagrafica cliccheremo sul pulsante cerchiato di rosso in figura.

Software gestionale Navigator 6, inserimento di un Cliente nul ddt

Apparirà una finestra di ricerca nella quale cercheremo il cliente o fornitore.

Scelta del cliente o fornitore per l'inserimento nel Ddt(documento di trasporto)

Se il cliente o il fornitore non sono in anagrafica si cliccherà sul segno + e si aprirà la schermata dell’anagrafica clienti o fornitori. Inseriremo il nuovo Cliente o Fornitore. Per salvarlo all’interno nel documento faremo doppio clic sulla casella del codice oppure sull’apposito pulsante in basso sulla destra.

Software gestionale Navigator 6, Inserimento di un Cliente o fornitore nel Ddt

Il numero identificativo del Ddt viene attribuito in automatico ma può essere indicato anche manualmente.

Ad esempio, l’utente ha fatto l’ultimo Ddt il 25 gennaio 2010 nr13 con altro software,  diverso da Navigator. Se stiamo facendo il primo Ddt con Navigator, inseriremo manualmente il numero  14. Per i Ddt successivi sarà il programma a determinare il progressivo a partire dal nr 15.

Per inserire una nuova riga posizionarsi sulla scheda Righe documento.

Software gestionale Navigator 6, inserimento righe ddt(documento di trasporto)

Premere il tasto aggiungi per inserire una nuova riga.

Navigator 6, gestione ddt

Appena sopra il tasto aggiungi apparirà una riga con i campi di inserimento. Nell’esempio sotto viene riportata la riga di inserimento relativa al corpo Ddt.
Gestione riga ddt in Navigator 6, software gestionale di fatturazione e magazino

CodArt

Cliccando sopra la colonna CodArt appare un schermata dalla quale si può scegliere l’articolo. La scelta determina il riempimento di tutti i campi.

Descrizione (campo memo)

Cliccando sulla colonna descrizione apparirà la schermata  modifica descrizione. E’ possibile modificare la descrizione inserita oppure editare una nuova descrizione vedendo per esteso quello che si sta scrivendo. E’ possibile utilizzare delle descrizioni già registrate oppure salvare la descrizione che si è appena digitata per riutilizzarla in occasioni successive. Per inserire la descrizione all’interno del relativo campo premere conferma.

Unità di misura

Cliccando sulla colonna apparirà una finestra che permetterà di scegliere l’unità di misura. Esistono delle unità di misura speciali come Des. e Rif. le quali permettono di inserire descrizioni all’interno del corpo dei documenti.

Quantità

Si riferisce alla quantità della merce.  È un campo numerico e viene inserito manualmente da parte dell’utente.

Prezzo

Indica il prezzo unitario della merce e viene inserito automaticamente al momento della scelta iniziale dell’articolo.

La quantità e il prezzo totale del Ddt verrà riportato in basso all’interno dei due campi Q Totale e Totale €.

Prima di procedere con il salvataggio del documento bisogna passare alla scheda Trasporto.

Software gestionale di fatturazione, magazzino e prima nota Navigator 6

Qui andranno inseriti tutti i dati richiesti dal form. Una volta effettuata questa operazione si può fare clic sul pulsante Salva, indicato con l’immagine di un dischetto.

Software gestionale Navigator, fatturazione, magazzino e prima nota

 

I dati saranno salvati all’interno del software e saranno a disposizione dell’utente tutte le volte che ne avrà bisogno.

 

Ddt (documento di trasporto) e gestione Magazzino

 

E’ possibile eseguire una operazione di scarico per vendita all’atto dell’emissione di un Ddt a cliente (vendita a cliente) quando si effettua un ddt per un Cliente, mentre è possibile fare una operazione di scarico per restituzione a fornitore, ovviamente nel caso in cui si effettui un ddt a fornitore.
Se il modulo di magazzino è attivo, l’emissione del documento di trasporto Ddt produrrà lo scarico lo scarico dell’articolo o degli articoli movimentabili inseriti nel corpo del documento.
Verrà attribuito anche un codice di scarico in modo da visualizzare lo scarico nella form dei carichi/scarichi (per maggiore informazioni consultare la guida).
Le righe che appaiono nella sezione apposita  nel ddt non sono modificabili.
E’ possibile modificare i valori solo modificando le righe del ddt.

Software gestionale Navigator 6, gestione del magazzino dal ddt

Attenzione !!!

I carichi per acquisto merce vengono registrati nella form di carico/scarico. Quindi i ddt dei fornitori devono essere registrati solo ed unicamente nella form di carico/scarico.

 

Fatturazione di ddt già scaricati

 

Nel caso in cui si fatturi ddt già scaricati la fatturazione non produrrà un ulteriore scarico.
Tale situazione è segnalata da un numero di documento di carico/scarico sempre uguale a  -1

 

Ddt (documenti di trasporto) e fatturazione differita

E’ possibile fatturare i ddt emessi, contrassegnati come fatturabili, in un’unica soluzione.

Software gestionale Navigator 6, Fatturazione differita da ddt

Per ogni Cliente è possibile vedere i documenti da fatturare nell’arco di tempo (data) indicato.
Si effettuerà fattura per i ddt che sono stati selezionati.

 

Vediamo in questo video come realizzare la fatturazione differita:

L’operazione di fatturazione viene fatta Cliente per Cliente, aprendo la schermata di fatturazione.

 

Le tipologie di fatturazione sono 4:

 

Fattura dettagliata

Vengono riportate in fattura in modo dettagliato tutte le righe dei ddt distinte per ddt.
Premendo il pulsante “avvia” si apre la schermata della fatturazione.
Si riporta il dettaglio di ogni ddt preceduto da una riga di riferimento al ddt.

 

Fattura raggruppata

Vengono riportati in fattura tutti gli articoli (una riga per ogni articolo) raggruppandone le quantità.
Premendo il pulsante avvia si apre la schermata della fatturazione.

 

Chiudi senza fattura

Chiude i ddt senza fatturarli.
I ddt vengono chiusi senza effettuare la fattura relativa.

 

Fattura il totale

Si fattura l’importo totale dei ddt immettendo un’unica descrizione e legandola ad un articolo dell’anagrafica.
Premendo il pulsante avvia si apre la schermata della fatturazione.

Riferimenti

http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/documenti.pdf

http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/fattddtordini.pdf

http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/magazzino.pdf

 

Video tutorial

Nella sezione multimedia guarda i video tutorial dedicati alla Fatturazione da DDT ed Ordini
Fatturazione da Documenti di Trasporto (ddt)

http://www.bomasoftware.it/multimedia/default.asp?ordine=001.001.003.009.000

Il documento di trasporto DDT e software gestionali 1/2

Il documento di trasporto (d.d.t.)

In sostituzione della bolla di accompagnamento è stato introdotto, con il DPR 472/96 del 14 agosto 1996, il Documento di trasporto o DDT.

Per quanto riguarda l’aspetto civilistico, l’emissione del documento di trasporto garantisce, attraverso il trasporto, il trasferimento e la consegna della merce dal cedente (venditore) al cessionario (compratore). Il Ddt viene emesso indistintamente sia che il trasporto venga effettuato per conto del venditore o dell’acquirente, sia per conto di un terzo trasportatore. Viene emesso sempre prima della spedizione della merce, e può essere sostituito con una fattura accompagnatoria. Ad esso, spesso, segue una fatturazione differita.

modello di documento di trasporto nel software gestionale Navigator

Modello di Ddt in Navigator 6

 

Questo documento è di forma e dimensioni libere e deve essere emesso in minimo due copie, una per il cedente e una per il cessionario. Nel caso la spedizione richiesta comprende un terzo trasportatore allora andrebbe rilasciato anche ad esso una copia del documento di trasporto.

I dati che deve contenere il Ddt sono:

  • Il numero progressivo del documento;
  • La data effettiva della consegna;
  • I dati identificativi del venditore come ragione sociale per le imprese, nome e cognome per le persone fisiche, domicilio e partita IVA;
  • I dati identificativi dell’acquirente ragione sociale per le imprese, nome e cognome per le persone fisiche e partita IVA;
  • I dati identificativi del trasportatore, quando la consegna viene affidata ad un vettore;
  • Il tipo, la descrizione e la quantità della merce trasportata.

Nel momento in cui vengano effettuati trasporti di beni non destinati alla vendita (riparazioni, conto lavorazione, ecc.)  occorrerà emettere un Ddt che spieghi che la movimentazione di merce rimane proprietà del emittente del documento. Per questo motivo sul Ddt andrà inserita una causale che illustri una movimentazione di beni legata a fattori diversi.

 

Grazie a questo tipo di documento le imprese sono in grado di emettere una fattura differita che altrimenti, senza Ddt che giustifichi la consegna, non sarebbe stato possibile. Coloro che rilasciano la ricevuta fiscale per la certificazione dei corrispettivi non devono emettere il documento di trasporto, poiché l’emissione della ricevuta fiscale completata delle generalità del cliente consente di emettere direttamente la fattura differita sostituendo il Ddt.

Nel caso delle cessioni di beni va emessa fattura differita, mentre nel caso in cui ci sia una prestazione di servizi bisogna distinguere se viene resa presso un’impresa o in un locale non aperto al pubblico, oppure in un locale aperto al pubblico o nell’ abitazione di clienti:

-          Nel primo caso, sarà emessa una fattura ordinaria mentre il documento di trasporto verrà emesso solo quando insieme alla prestazione sono forniti beni. È opportuno emettere sempre un documento di trasporto per garantire l’avvenuta consegna della merce.

-          Nel secondo caso non è obbligatorio emettere fattura, a meno che non la chieda il cliente non oltre il tempo di effettuazione dell’operazione. Attraverso l’emissione di una ricevuta fiscale o di una fattura – ricevuta fiscale questa prestazione viene certificata.

 

Ci sono due diversi modi di agire nel caso in cui ci sia un trasporto per la tentata vendita:

  1. con la fatturazione immediata, viene emesso un Ddt che contiene tutta la merce trasportata e, al momento della consegna, viene emessa anche la fattura che viene consegnata al compratore.
  2. con la fatturazione differita, viene emesso un Ddt che contiene tutta la merce trasportata e, al momento della consegna, viene emessa una nota di consegna che contiene gli elementi obbligatori del Ddt (ha una numerazione indipendente dai vari documenti di trasporto).

Per poter vincere la presunzione di cessione di cui all’art.53 del D.P.R. 633/71 è sempre consigliabile emettere il Ddt.

Software gestionali e Ddt: scelta di integrazione con fatturazione e magazzino

Esistono molti modelli che si possono scaricare gratis da internet, in formato Word o Excel che possono essere usati per gestire l’attività di bollettazione ma che ai fini di una gestione integrata dell’attività non possono dare un grande beneficio. E’ meglio realizzare la propria attività di bollettazione all’interno di un software gestionale come Navigator 6 di Boma Software.

Quasi tutti i software gestionali integrano all’interno delle loro funzioni l’emissione del ddt, e fra questi solo alcuni si occupano di gestire la fatturazione differita dei ddt, oppure la gestione integrata del magazzino tramite l’emissione dei ddt.

L’importanza di gestire i ddt all’interno di un software gestionale è dovuta alla possibilità di gestire comodamente la fatturazione differita in modo da risparmiare all’azienda una onerosa attività di conteggio delle competenze periodiche e di poter comodamente gestire tramite ddt un carico/scarico di magazzino. Infatti gestendo il magazzino tramite l’emissione di documenti di trasporto (scarico di magazzino) e la registrazione dei documenti dei fornitori si determina in gran parte l’attività di gestione del magazzino stesso. Avere un software che gestisce tutte queste attività integrate fornisce all’azienda,  in particolare alle PMI (Piccole e Medie Imprese) un notevole valore aggiunto.

Boma Software garantisce questa integrazione Nel suo software gestionale Navigator 6.
Documento di trasporto in navigator

Vedremo nella seconda parte di questo articolo come vengono gestiti i ddt all’interno del software gestionale Navigator:

Il documento di trasporto DDT e software gestionali 1/2

 

La gestione della Prima Nota 2/2

Nella prima parte di questo articolo (La gestione della Prima Nota 1/2)  abbiamo cercato di dare una definizione generica della prima nota.

Vediamo in che modo il software gestionale Navigator di Boma Software riesce a gestire la Prima Nota. E’ possibile scaricare gratuitamente il software gestionale Navigator 6 da qui.

La gestione della prima nota viene effettuata in Navigator 6 all’interno della sezione REGISTRO DELLE ENTRATE ED USCITE.

 

In questa sezione si inseriscono le registrazioni relative alle entrate ed uscite sostenute per la determinazione della prima nota.
Si distinguono obbligatoriamente le entrate ed uscite fra banca e cassa.
Una prima fonte di dati per determinare la prima nota proviene dalla registrazione dei pagamenti e riscossioni delle fatture.
Ogni volta che registriamo il saldo di una scadenza nelle nostre fatture, come ad esempio  il pagamento di una scadenza di una fattura di un fornitore, il dato viene automaticamente inserito nel registro delle entrate ed uscite.
A questi dati, che si producono naturalmente dalla gestione dei pagamenti e riscossioni delle fatture, si aggiungono tutte le altre spese che vanno ad incidere sulla cassa e sulla banca.

Le schermate presenti in questa sezione sono:

 

Voci di spesa: Si inseriscono in questa schermata le tipologie di spesa che andranno attribuite nel registro.

 

Guardate il video:

  

Le Prima nota: Si visualizza l’insieme delle operazioni effettuate

 

L’ Inserimento delle entrate e delle uscite: si inseriscono le registrazioni di cassa, banca  aggiuntive e i giroconti

 

Inserimento delle entrate e delle uscite

Guardiamo il video con un esempio di inserimento:

 

 

Facciamo un esempio per spiegare il funzionamento.
Nel giorno 5 aprile è stata saldata una rata di una fattura per cassa (€ 477,60).
Nello stesso giorno sono stati portati  € 400 in banca. Quindi abbiamo svuotato la cassa di € 400,00 e inserito in banca € 400,00. Tale operazione contabile viene definita giroconto ed è composta obbligatoriamente  da 2 dati inseriti, uno di uscita ed uno di entrata o viceversa, sempre di pari importo.
Un altro esempio di giroconto è il prelievo in banca danaro che va ad alimentare la cassa.
Ci sono, inoltre, spese o entrate che si sostengono (non provenienti dall’attività di fatturazione)  che vanno ad incrementare o a ridurre la disponibilità della banca  o della cassa. Tali operazioni sono dette singole.

 

Inserire una spesa o una entrata:
Posizionarsi sul giorno in cui si è verificato l’evento:

Inserimento costi e ricavi in prima nota

 

Notate come nella parte alta della schermata viene segnalata per lo stesso giorno il pagamento di una fattura. Anche questa voce che non abbiamo editato qui ma che risulta dalla registrazione di una riscossione entrerà a fa r parte della prima nota

 

Premere il pulsante aggiungi (freccia rossa in basso a sx).

Inserimento di una riga in prima nota

Cliccare sulla testata della colonna “Operazione” (prima freccia blu a sinistra)  per inserire il tipo di operazione da eseguire (singola o giroconto).

Descrivere l’operazione in “Descrizione” scrivendo dentro la casella, oppure se la descrizione fosse molto lunga cliccare sull’intestazione della colonna Descrizione per editare nell’apposito editor una descrizione più ampia.
Dare conferma una volta terminato. Indicare il tipo di spesa facendo apparire l’elenco delle opzioni premendo sull’intestata delle colonna del “TipoSpesa”.
La data non è modificabile.
Quindi, inserire il valore in una sola della 4 caselle se si tratta di un’operazione singola mentre se si tratta di un giroconto inserire i 2 valori. Questi devono essere uguali.

Una volta inserite tutte le voci di entrata e di uscita per quel giorno premere il pulsante salva:

La prima nota è un libro cronologico. Per cui è importantissimo inserire la giusta data

Nella prima nota la situazione delle entrate ed uscite relative al giorno 5/4/2010 nella schermata  di prima nota sarà la seguente:

Notate come nella schermata di rappresentazione della prima nota la giorno 05/04/2010 le operazioni siano state 2: la riscossione di una fattura di un cliente per cassa di 477,60 Euro ed il deposito in banca di 400 Euro.

 

Guardate il video relativo alla prima nota

Fate ulteriori prove tramite il download gratuito del software gestionale Navigator 6 da qui

Referimenti:

Guida di Navigator 6: http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/registro.pdf

 

 

La gestione della Prima Nota 1/2

La Prima Nota fa parte della contabilità elementare e serve per la preparazione e la futura stesura del libro giornale.
Soprannominato anche brogliaccio, questo registro non è obbligatorio: mentre la forma della Prima Nota è libera, il libro giornale segue le strette regole della partita doppia. Visto che non richiede particolari condizioni di forma, il registro è spesso gestito con un solo foglio di calcolo del tipo Microsoft Excel o ma anche software gestionali come Navigator 6 di Boma Software.
Lo scopo principale della Prima Nota è di mostrare lo stato di salute della gestione aziendale sotto il profilo della sua liquidità.
La gestione della prima nota è un elemento fondamentale del cruscotto aziendale.

Prima nota di banca e cassa

 

Il contenuto della Prima Nota è cronologico e riporta fedelmente tutte le registrazioni relative a fatti esterni all’azienda in ordine di data.

I dati da registrare, che andranno riscritti anche sul libro giornale, sono relativi sia a ricavi e costi, sia a debiti e crediti (in termini finanziari di cassa e banca).

I ricavi e i costi derivano dalle fatture emesse (fatture attive) e fatture ricevute (fatture passive) e da altri documenti (come quietanze, ricevute fiscali, ecc.) mentre per i debiti e crediti sono necessari ulteriori documenti specifici che vanno richiesti all’imprenditore.

 

Per la gestione finanziaria della Prima Nota si deve dividere tra: Prima Nota Cassa e Prima Nota Banca.

La prima nota cassa rappresenta tutte le movimentazioni effettuate con denaro contante (pagamenti, incassi…), mentre la prima nota banca quelle effettuate tramite conti correnti aziendali e carte di credito. Tutti questi movimenti andranno registrati nel nostro software gestionale (es Navigator), compresi i giroconto che rappresentano il passaggio del denaro da cassa a banca e viceversa.

 

La redazione di una buona prima nota costituisce un grande aiuto per la compilazione del libro giornale, mentre se questa è carente di informazioni porta a uno spreco di tempo per l’azienda, poiché il contabile dovrà richiedere le informazioni mancanti all’imprenditore.

 

Alcuni consigli per evitare di avere una Prima nota insufficiente possono essere quelli di:

  • Inserire i tutti i dati utili al contabile per ogni singolo movimento riportato: la data, il mezzo di pagamento, l’importo, il numero della fattura, la data dell’incasso o del saldo;
  • Cercare di utilizzare di più pagamenti bancari rispetto a quelli in denaro contante, in questo modo dall’estratto conto risulterebbe sempre la movimentazione precisa;
  • Indicare sempre le causali dei bonifici e giroconto.

 

Vedremo nella seconda parte di questo articolo come il software gestionale Navigator di Boma Software gestisce la prima nota di Banca e Cassa: La gestione della Prima Nota 2/2.

La gestione delle scadenze: gli scadenzari 2/2

Nella prima parte dell’articolo abbiamo trattato genericamente della gestione delle scadenze.

Dopo aver dato una definizione di gestione dei pagamenti e dopo aver visto in che modo le aziende si occupano di gestire il problema, vediamo come il nostro software Navigator riesce a controllare la situazione.

Al momento della emissione di una fattura al cliente (Fatture – Note di Credito) o delle registrazione di una fattura del fornitore (Fatture di spesa)  vengono registrati anche i loro termini di scadenza. Si accede a queste funzioni da l menù Documenti.

menu documenti di Navigator 6, in questa sezione del menu vengono emesse fatture di vendita o di servizi, registrate le fatture dei fornitori, effettuata fatturazione da ddt

 

 

 

 

 

 

 

Navigator richiede di inserire le ‘modalità di pagamento previste’ e i ‘piani di pagamento’. Questi ultimi possono essere gestiti normalmente o tramite procedure diverse:

  • Fattura pagata (quietanza). Chiude la fattura – chiude direttamente la fattura con l’aggiunta dell’importo pagato o riscosso;
  • Apertura di pagamento – inserisce l’importo da riscuotere o da pagare;
  • Riparto pagamento secondo le modalità di pagamento previste – genera un piano di riparto delle riscossioni prendendolo da quelli inseriti nel sistema;
  • Genera un piano di pagamento – dà la possibilità all’utente di crearsi un proprio piano personalizzato adatto alle sue esigenze.

LA gestione dei pagamenti è integrata nella fatturazion. All'atto dell'emissione della fattura, ma anche in seguito è richiesta la gestione dei pagamenti. In seguito ritornando sulla fattura è possibile aggiornare il saldo dei pagamenti ricevuti o effettuati

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Una volta che tutti i dati sono stati inseriti correttamente vengono salvati all’interno del sistema.

Ogni volta che lo stato dei pagamenti o delle riscossioni si aggiorna (ovvero veniamo pagati o paghiamo), l’utente non farà altro che ricercare sul software il documento che lo ha generato  (Fattura a clienteFattura del Fornitore)  ed aggiornare la situazione inserendo le somme incassate o spese per saldare i documenti registrati.

Il video mostra un esempio di fatturazione e gestione pagamenti:

 

Le entrate ed uscite in un’azienda non sono, comunque, di esclusiva pertinenza della fatturazione attiva e passiva. Esistono altre voci come:

  • imposte
  • tasse
  • finanziamenti
  • cedole di interessi per investimenti ecc…

Tutte queste voci vanno a costituire la vera disponibilità di un’azienda.

Navigator 6 inserisce queste voci di spesa o di ricavo nel Registro entrate uscite e si occupa della loro gestione.

In questo menù vi si trovano le funzioni che permettono di gestire in maniera completa la prima nota. si tratta di una prima nota di banca e di cassa

 

 

 

 

 

 

 

All’interno di questa voce possiamo trovare tre sottocategorie:

  • Voci di spesa, che fornisce un elenco di tipologie di spesa distinte tra entrate e uscite;
  • Inserimento entrate e uscite, in cui sono registrate le movimentazioni di crediti riscossi e debiti pagati in termini di banca o cassa;
  • La Prima Nota, al cui interno viene visualizzato il quadro completo della situazione dei pagamenti dell’azienda.

Quando per l’azienda ci sarà un’entrata o un’uscita bisognerà inserire, dalla voce Inserimento entrate e uscite,  la data del giorno in cui si è verificato l’evento, il tipo di operazione (può essere singola o giroconto), la descrizione, il tipo di spesa e l’importo sotto una delle voci di entrata o uscita di cassa o banca.

Nel caso in cui l’operazione fosse  un giroconto andranno inseriti due importi uguali riguardanti lo storno da cassa a banca o viceversa.

Per cui distinguiamo fra operazione singola, un prelievo o un versamento, e giroconto, ovvero il passaggio di danaro fra la cassa e la banca e viceversa.

Il flusso complessivo di voci in dare ed avere derivante dalla emissione di fatture o registrazione di fatture passive e quello derivante dalle registrazioni esterne alla fattura compreso nelle voci di spesa costituirà la Prima nota di Cassa E Banca

Tramite questo modulo è possibile inserire tutte le voci, catalogate in categorie, che producono o consumano liquidità.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dovnload gratis il software Navigator 6 qui

Riferimenti:

http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/documenti.pdf

http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/registro.pdf

 

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