Tutorial

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Programma di Fatturazione Navigator 6: La fatturazione 2/2

Dopo aver illustrato nel precedente articolo la fatturazione in generale, vediamo adesso come il nostro programma di fatturazione Navigator riesce a gestirla. E’ possibile scaricare Navagator 6 qui

All’interno della sezione Documenti sono contenute tutte quelle form di dati che servono per la generazione di documenti (Ordini, i Preventivi,  i Ddt, le Fatture, le Note di credito, le Fatture dei Fornitori, le Note di debito, la generazione delle Ri.Ba. (ricevute bancarie) , la generazione delle fatture da ddt e gli ordinativi).

Menu del programma Navigator 6: gestione fatture

Programma di fatturazione Navigator 6 : Fatturare in meno di 30 secondi

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Inserimento cliente/fornitore e attributi fattura

Dati descrittivi della fattura

Quando si inserisce un nuovo documento la prima cosa da fare è indicare il cliente o il fornitore e gli altri dati salienti della fattura come ad esempio la data.
Se il cliente o il fornitore sono in anagrafica cliccheremo sul pulsante cerchiato di rosso in figura.
Apparirà una finestra di ricerca nella quale cercheremo il cliente o fornitore.

Fatturazione: inserimento del cliente nei dati descrittivi del documento di fatturazione

Se, invece, il cliente o il fornitore non sono in anagrafica si cliccherà sul segno +.
Si aprirà a questo punto la schermata dell’anagrafica clienti o fornitori.

Inseriremo il nuovo Cliente o Fornitore.  Poi, per inserirlo nel documento faremo doppio clic sulla casella del codice
oppure sull’apposito pulsante in basso sulla destra.

Inserimento di un nuovo cliente nei dati descrittivi della fattura

Per quanto riguarda il numero identificativo del documento (Num Prev, Num Fatt, Num Ord ecc) questi viene attribuito in automatico ma può essere indicato anche manualmente.
Ad esempio, l’utente ha fatto l’ultima fattura il 25 gennaio 2010 nr13 con altro software,  diverso da Navigator.
Se stiamo facendo la prima fattura con Navigator, inseriremo manualmente il numero  14.
Per le fatture successive sarà il programma a determinare il progressivo a partire dal nr 15.

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Inserimento righe documento

Aggiunta nuova riga in fattura

 

Appena sopra il tasto aggiungi apparirà una riga con i campi di inserimento. Nell’esempio sotto viene riportata la riga di inserimento relativa al corpo fattura.

Fatturazione:  inserire un nuovo articolo in fattura

La regola generale è che si può editare un campo della griglia di inserimento quando il cursore staziona all’interno del campo. Per spostarsi da un campo all’altro è possibile utilizzare i tasti direzione (freccette sinistra e destra) oppure il mouse. Per confermare la riga si può premere il pulsante conferma riga oppure il tasto invio sulla tastiera del pc.

Esistono, comunque, dei campi con funzioni d’uso speciali.  Nel fare un esempio ci riferiremo alla schermata della fatturazione. La caratteristica comune è che cliccando sull’intestazione della colonna apparirà una schermata che permetterà di fare una specifica funzione.

Fatturazione: selezionare un articolo dall'anagrafica

CodArt
Cliccando sopra la colonna CodArt appare un schermata dalla quale si può scegliere l’articolo. La scelta determina il riempimento di tutti i campi.

 Descrizione (campo memo)

Fatturazione: inserimento di una descrizione dall'archivio frasi o scritta tramite l'editor

Cliccando sulla colonna descrizione apparirà la schermata  modifica descrizione. E’ possibile modificare la descrizione inserita oppure editare una nuova descrizione vedendo per esteso quello che si sta scrivendo. E’ possibile ‘pescare’ delle descrizioni registrate oppure salvare la descrizione che si è appena digitata per riutilizzarla in occasioni successive. Per inserire la descrizione all’interno del relativo campo premere conferma.

In alcuni casi è necessario inserire nel corpo dei documenti, soprattutto nei ddt e nelle fatture, delle descrizioni svincolate da una valutazione quantitativa e monetaria. E’ possibile inserire queste descrizioni  scegliendo come unità di misura Rif. O Des.

Fatturazione: editor di scrittura per inserire descrizioni a mano

Unità di misura 

Fatturazione: Inserimento unità di misura nel corpo fattura

Cliccando sulla colonna apparirà una finestra che permetterà di scegliere l’unità di misura. Esistono delle unità di misura speciali come Des. e Rif. che permettono di inserire descrizioni all’interno del corpo dei documenti.

Una volta completato l’inserimento dei campi occorre confermare la riga.

Fatturazione: Conferma riga editata nel corpo fattura

La conferma può essere effettuata sia premendo il pulsante conferma riga col mouse sia premendo il tasto  Invio della tastiera del pc.

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Modifica righe documento

 

Il record deve essere editabile (nuovo o modifica). Per modificare una riga del corpo del documento occorre selezionarla all’interno della griglia. Una volta selezionata, questa apparirà nella parte inferiore della schermata nella sezione di editazione. Effettuate le modifiche, premere conferma riga o il tasto invio della tastiera per abilitare le modifiche. Perché queste siano registrate occorre premere il pulsante Salva sul menù generale della schermata.

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Eliminazione righe documento

 

Il record deve essere editabile (nuovo o modifica).
Per eliminare una riga del corpo del documento occorre selezionarla all’interno della griglia. Una volta selezionata, questa apparirà nella parte inferiore della schermata nella sezione di editazione.  Premere il pulsante elimina nella griglia di editazione.
Perché questa eliminazione sia registrata occorre premere il pulsante salva sul menù generale della schermata.

Fatturazione: Eliminazione righe dal corpo fattura

Programma di fatturazione Navigator 6 : Copia  righe documento

 

Il record deve essere editabile (nuovo o modifica).
Per copiare una riga del corpo del documento occorre selezionarla all’interno della griglia. Una volta selezionata, questa apparirà nella parte inferiore della schermata nella sezione di editazione. Premere il pulsante copia. Verrà modificato il progressivo della riga. Effettuate le modifiche se necessario, premere conferma riga o il tasto invio per inserire la nuova riga. Registrare sul database la nuova situazione premendo il pulsante salva.

Programma di fatturazione Navigator 6 : Inserire  righe documento

Il record deve essere editabile (nuovo o modifica). In determinati casi può essere necessario inserire una riga fra due esistenti.

Fatturazione: inserimenti righe fra due esistenti

 

Ad esempio, per inserire una riga fra la nr 2 e la nr 3 occorre selezionare la riga nr 3, quindi premere il pulsante inserisci.

Come inserire in fattura una riga fra righe esistenti

Editare la nuova riga e confermarla. Si noterà come le righe dalla nr 3 in poi siano state spostate di una posizione.

Fatturazione: riga inserita nel corpo fattura fra due preesistenti

Registrare sul database la nuova situazione premendo il pulsante salva.

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Salvataggio record

 

Una volta inseriti i dati del documento  si procede al salvataggio del record. Solo in quel momento il record verrà registrato sul database. Per effettuare questa procedura premere il pulsante salva (freccia rossa in figura).

Fatturazione: salvataggio del documento fattura nel software navigator

Da quel momento l’aspetto dei campi non sarà più incassato, cosi come il colore delle icone Nuovo e Modifica non saranno più evidenziate.

Programma di fatturazione Navigator 6 : Ricerca record

Come ricercare una fattura emessa nel software gestionale Navigator

Posizionarsi sulla sezione Ricerca del documento. Filtrare i campi attraverso la scelta di una o più variabili di ricerca e premere il tasto con la freccia rivolta verso destra. Nella griglia appariranno i record risultanti.

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Modifica record

Per modificare un record occorre ricercarlo, selezionarlo e premere il pulsante modifica, in modo che il record possa essere editabile.
Una volta effettuate le modifiche, per poterle rendere definitive, occorre premere il pulsante salva.

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Annullamento modifiche

 

Per annullare le modifiche effettuate su di un record esistente quando si è in editazione,   basta premere il pulsante annulla.

Come annullare le modifiche effettuate su di una fattura nel software gestionale Navigator

Premendo il tasto annulla, si annulla anche l’inserimento di un nuovo record.

 

Programma di fatturazione Navigator 6 : Eliminazione record

 

Per eliminare il record occorre posizionarsi su di esso e premere il pulsante elimina.

Eliminazione di una fattura nel software gestionale Navigator

Programma di fatturazione Navigator 6 : Duplica record (fatture, preventivi, ordini)

 

Questa funzione permette di duplicare un documento esistente. Per procedere alla duplicazione selezionare il documento da duplicare a premere “Duplica record”. Effettuare a questo punto le modifiche necessarie e salvare il documento.

Programma di fatturazione Navigator 6 : Fatture – note di credito

Le note di credito nel software gestionale Navigator 6

Il modulo di fattura produce anche le proforma e le note di credito.  La semplice spunta sul campo proforma o nota di credito ne determina la natura.

 

Nota di credito
La modalità di redazione di una nota di credito è simile a quello delle fatture. Viene attribuito un numero progressivo come se si trattasse di una fattura. Non bisogna inserire valori negativi. Il solo fatto di inserire la spunta nota di credito farà invertire i segni dei valori nell’ambito della valutazione complessiva del fatturato nelle apposite schermate di sintesi.

 

Proforma

Si usa la proforma per anticipare la fatturazione, oppure per preparare un conto che si sviluppa nel tempo.
La spunta proforma serve per identificare questo tipo di documento cui non verrà attribuita numerazione periodica annuale come per la fattura / nota di credito. Si convertirà direttamente in fattura una volta levata la spunta.

Programma di fatturazione Navigator 6 : Indirizzi, trasporti, iva ed opzioni

Documento fattura: gli indirizzi compreso gli indirizzi dei diversi destinatari per una fattura ccomapgnatoria

In questa sezione vengono inseriti i dati relativi  all’indirizzo del  cliente/fornitore, i dati aggregati relativi all’iva, e, nel caso di fattura accompagnatoria, i dati del destinatario( se diverso dall’intestatario della fattura) e i dati relativi al trasporto.
Tutti quei campi preceduti da un bottone giallo sono relativi a dati che possono essere editati o tratti da archivi preregistrati.
Questi archivi possono essere statici come ad esempio gli agenti, oppure  “incrementali”  i quali si incrementano via via che gli utenti inseriscono nuovi valori all’interno del campo stesso.
Premendo il tasto altra destinazione si visualizzano tutte le altre destinazioni utilizzate fino ad ora per l’intestatario della fattura.
Si stabilisce, inoltre, se la fattura e’ ricorrente indicando la data futura di fatturazione.

Programma di fatturazione Navigator 6 : I Pagamenti

 

Ogni qual volta si genera una fattura occorre gestire  i pagamenti. Qualora non si ottemperi a questa funzione verrà richiamata attenzione dal sistema.
Si richiederà se si vuole salvare la fattura senza aver generato i pagamenti.

Gestione dei pagamenti nel software gestionale Navigator 6

E’ possibile gestire i pagamenti utilizzando diverse procedure:

-          Manualmente

-          Tramite le seguenti procedure rapide:
1) Fattura pagata (quietanzata). Chiude la fattura
2)Apertura pagamento
3) Riparto pagamento secondo le modalità di pagamento previste
4) Genera un piano di pagamento

Con l’opzione Fattura pagata (quietanzata) Navigator inserisce direttamente la data di scadenza, la data di pagamento, gli importi da riscuotere e riscossi  e chiude la fattura.  Con Apertura pagamento Navigator inserisce solo la data di scadenza e l’importo da riscuotere.  La data di scadenza sarà quella della fattura. Quindi si ipotizza che la fattura si già scaduta al momento dell’emissione e che si potrà esigerne il pagamento in ogni momento. Riparto pagamento secondo le modalità di pagamento previste genera un piano di riparto delle riscossioni a partire da una delle modalità di pagamento presente nel sistema mentre Genera un piano di pagamento determina sulla base di un certo nr di opzioni un piano di riparto del tutto personalizzato.

Genera un piano di pagamento

E’ possibile stabilire rate singole a 30/60/90/120 giorni con modalità di riferimenti DFFM (data fattura fine mese),Df (data fattura) oppure in modalità libera determinando un numero infinito di rate tenendo conto il passo mensile fra l’una a l’altra rata.

Piano di pagamento fattura in Navigator 6, software gestionale

Piani di pagamenti personalizzati in Navigator 6, software di fatturazione, prima nota e magazzino.

Il piano prodotto deve essere poi generato. Quando verrà fatto il pagamento da parte del cliente si dovrà aggiornare la situazione. Quando il pagamento sarà concluso la fattura dovrà essere chiusa.

Riferimenti:

http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/documenti.pdf

Programma di Fatturazione Navigator 6: La fatturazione 2/2

 

Etichette per barcode: Gestione dei codici a barre (barcode) in Navigator, software gestionale 3/3

Per l’esercitazione sulla realizzazione di etichette barcode (codice a barre) potrete scaricare il software gestionale Navigator 6 di Boma Software qui.

 

In questo ultimo articolo ci occuperemo di vedere come viene gestita la realizzazione di etichette per gli articoli nel software gestionale Navigator6.

Per la creazione di etichette in stampa unione con Microsoft Word e OpenOffice Write si rimanda agli articoli precedenti:

Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con Microsoft Word 1/3
Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con OpenOffice Writer 2/3 
L’utilizzo delle etichette è di fondamentale importanza nella gestione del magazzino, ovvero nella gestione dei carichi/scarico di magazzino, nella vendita, nella generazione dei Ddt e degli ordini. Ogni documento di Navigator 6 può essere gestito tramite il codice a barre. Per documenti intendiamo le fatture, i ddt (documenti di trasporto), gli ordini, i preventivi, il carico/scarico di magazzino.

Codice a barre

 

Navigator 6 si avvale per la gestione di fatture, ddt, preventivi, ordini e carico scarico di lettori barcode (lettori codice a barre).
Le tipologie di codice utilizzate sono 2: una interna che fa riferimento al codice articolo  ed una esterna che fa riferimento al codice che si trova sul prodotto (EAN 13 oppure codice 128). I lettori barcode utilizzati sono quelli ad emulazione testiera, sia ps2, sia usb sia wireless.
Nei documenti che utilizzano il codice a barre (fattura, ddt, ordine, preventivo e carico scarico di Magazzino, etichette barcode) è possibile utilizzare indifferentemente le due tipologie sopra menzionate.
Infatti , spesso, non tutti i prodotti hanno la codifica barcode, per cui per ovviare a questo è possibile etichettare i prodotti non forniti di etichetta barcode con una etichettatura interna.

 

Inserimento del Codice a Barre in anagrafica

Il software gestionale Navigator gestisce sia il codice a barre sull'etichetta del prodotto sia un codice a barre interno

All’interno dell’anagrafica articoli è possibile “allegare” il codice a barre presente sull’etichetta del prodotto.
Una volta allegato, il codice potrà essere utilizzato nei documenti del programma. Per fare ciò è sufficiente posizionare il cursore all’interno della casella di testo del codice a barre del prodotto e leggere il codice con un lettore barcode.
In alternativa Navigator produce una codifica interna che fa riferimento al codice articolo.
La codifica utilizzata viene detta Code39.

 

Lettori Barcode (lettori codici a barre)

Non abbiamo preferenze per la scelta dei lettori codici a barre. L’unica caratteristica che devono avere è quella di saper riconoscere il Code39 ed il Codice EAN 13 (quello stampigliato sui prodotti commerciali).
Prima di impiegare il lettore in Navigator provate a “sparare” un codice su di un documento notepad.
Se la lettura produce il codice indicato nel codice a barre allora avrete la riprova che la lettura avviene in modo efficace.
L’unica accortezza che si richiede è quella di settare il vostro lettore perché faccia il “ritorno Carrello”.
In molti lettori questa è la configurazione standard.
Si raccomanda, comunque, di porre attenzione al manuale del produttore.

 

Uso dei lettori codice a barre nei documenti

L’uso dei codici a barre all’interno di un documento è un modo rapido per produrre il corpo del documento.
E’ importante che il lettore come sopra descritto  sia settato per gestire il ritorno carrello in quanto questo permette di “sparare” sull’etichetta ed aggiungere subito l’articolo nell’elenco.

Dettaglio dell'inserimento del codice articolo nella griglia dati

Premere aggiungi ed assicurarsi che il cursore sia all’interno del campo del codice articolo (codArt). Quindi “sparare” sull’etichetta del prodotto. Si ricorda di allegare prima l’etichetta all’anagrafica in modo che il programma riconosca l’articolo.

Etichette Barcode (stampa etichette con codice a barre)

Possiamo trovare la gestione della creazione delle etichette all'interno del menù archivi in Navigator 6

Il programma mette in grado l’utente di produrre delle etichette utilizzando un’apposita form che produce un archivio degli articoli che potranno essere utilizzai per emettere le etichette. Sarà l’utente, attraverso la realizzazione di un file in stampa  unione di Microsoft Word oppure di Writer OpenOffice, a realizzare un modello che produca delle etichette di dimensione appropriata ed adatte alla propria stampante.

Vedi i precedenti articoli:

Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con Microsoft Word 1/3

Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con OpenOffice Writer 2/3

Elenco delle etichette relative agli articoli da stampare

Inserire gli articoli di cui si vuol produrre le etichette. Indicare in quantità il numero di etichette che si vuol produrre.
L’inserimento degli articoli avviene nel modo consueto:

digitare il codice, oppure scegliere l’articolo dal menù che appare cliccando sulla colonna CodArt in basso.

Per scegliere l'articolo da inserire cliccare sulla testata della colonna codart

 

Premendo il pulsante elabora, il programma produrrà 2 archivi all’interno della directory  “c:\navdoc\barcode\”

Uno sarà in formato Microsoft Access, l’altro in formato CSV (formato testo). Questi due archivi hanno sempre lo stesso nome ovvero “barcode.mdb” e “barcode.csv”.
Questi file contengono tutti i dati relativi agli articoli che abbiamo selezionato e ci permetteranno di realizzare uno o più modelli con Microsoft Word oppure con OpenOffice Writer per la realizzazione delle etichette.
Una volta realizzati questi modelli, basterà aggiornare gli archivi suddetti con la selezione degli articoli e dei quantitativi di etichette da stampare ed aprire i modelli creati.

Questi modelli  si aggiorneranno all’ultima versione dell’archivio barcode.mdb oppure barcode.csv creato riproducendo l’elenco da noi determinato con la nostra form.

Creazione di modelli in Word, OpenOffice e creazione di archivi dati

 

 

Articoli precedenti:
Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con Microsoft Word 1/3

Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con OpenOffice Writer 2/3 

Riferimenti

Guida in linea di Navigator 6, generazione etichette codice a barre

Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con OpenOffice Writer 2/3

Questo è il secondo di una serie di articoli dedicati alla creazione di etichette in stampa unione con particolare attenzione alla creazione di etichette per la gestione di articoli per il codice a barre (Barcode) molto importanti nella gestione degli articoli di vendita  e del magazzino.
Nel precedente articolo (Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con Microsoft Word 1/3) abbiamo parlato di etichette barcode realizzate con Microsoft word in questo faremo lo stesso con OpenOffice Writer, il software di produttività Open Source.

In questo secondo articolo ci occuperemo della creazione di etichette con Microsoft Word usando come esempio un archivio creato dal software gestionale Navigator 6 di Boma Software.

Sceglieremo la tabella BARCODE di barcode.mdb generato dal software gestionale Navigator 6 che si trova in “c:\navdoc\barcode\” (è possibile scaricare gratis il software Navigator 6 qui).

 

Per  creare etichette di indirizzi con OpenOffice.org  procedere in questo modo:

Passo 1
Andare in stampa guidata in serie e seguire i passi
- usare il documento corrente
- seleziona il tipo documento -> lettera
- inserire il blocco indirizzi: aggiungere il file barcode.mdb e selezionarlo.
- Clicca su annulla (non ti preoccupare, le operazioni che hai fatto hanno inserito il blocco indirizzi)

Passo 2
A questo punto creiamo il nuovo documento con formato per le etichette:
File -> Nuovo -> Etichette

Nelle impostazioni “Etichette” selezionare come database il file precedentemente inserito e la tabella che contiene i dati

Inserire i campi nelle etichette

Importare in “Testo etichetta” i campi che comporranno l’etichetta

A seconda della disposizione dei campi aggiungere i valori dei campi da inserire e cliccare sulla freccia che li inserisce. Qui è possibile scrivere, oltre ai valori dei campi, quindi inserire parentesi o altri caratteri.

Nel formato selezionare la dimensione. Per le 21 etichette disposte in 3 colonne per 7 righe si scelga la tipologia etichetta Avery c2160 6.35×3.81

Ricordarsi di tenere flaggato Sincronizza contenuti

Tenere flaggato sincronizza contenuti

Quindi, cliccare su “nuovo documento”.
A questo punto il documento delle etichette è stato creato.

Passo 3

A questo punto occorre formattare l’etichetta

OpenOffice: creazione etichette con il software Open Source

Inserire  gli asterischi prima e dopo *<CodArt>*.

Quindi Modificare il font in Fre 3 of 9 font

Creazione etichette con il software open source Open Office Write

Applicare le modifiche fatte a tutto il documento premendo il pulsante sincronizza etichette (cerchio indicato dalla freccia)

 

Passo 4

Per generare le etichette bisogna tornare su “stampa guidata in serie” ed eseguire le operazioni dalla 3 (il blocco indirizzi non è selezionato) alla 8 per generare il documento finale contenente gli indirizzi.
Arrivati al passo 6 premere su modifica documento per gestire la formattazione della nostra etichetta.

Modifica documento etichette

In particolare dovremo trasformare il font del codice articolo ovvero <CodArt>  inserendo prima e dopo il codice un asterisco *<CodArt>* e poi cambiarlo in Free 3 of9 font.

 

 

note
Questa procedura è effettivamente inutilmente macchinosa. Però va notato che:

  • una volta aggiunto il riferimento al foglio di calcolo degli indirizzi non è più necessario inserirlo e si può saltare completamente il passo 1.
  • Se si è già creato un file con formato etichette non è necessario nemmeno il passo 2.

Quindi a patto che sia salvato un documento openoffice (non doc) che mantiene i riferimenti ai file dei dati, è necessario fare solo il passo 3 per stampare etichette aggiornate ai contenuti del file barcode.mdb

Uso del file creato come modello

Il file creato può essere usato come modello per tutte le stampe che devono essere create per quelle etichette di quelle dimensioni. Ogni volta che il file viene aperto si richiede di:

1)   aggiornare i collegamenti: dare ok

2)  Ripetere il passo 4

 

Articoli precedenti:
Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con Microsoft Word 1/3

Articoli successivi:

Etichette per barcode: Gestione dei codici a barre (barcode) in Navigator, software gestionale 3/3 

Riferimenti:

Guida in linea di Navigator 6, generazione etichette codice a barre

Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con Microsoft Word 1/3

Questo è il primo di una serie articoli dedicati alla creazione di etichette per barcode con particolare attenzione alla creazione di etichette per la gestione di articoli per il codice a barre (Barcode) molto importanti nella gestione degli articoli di vendita  e e la gestione magazzino.

In questo primo articolo ci occuperemo della creazione di etichette con Microsoft Word usando come esempio un archivio creato dal software gestionale Navigator 6 di Boma Software (si rimanda al terzo articolo  le indicazioni sulla gestione degli articoli tramite etichette barcode).

Aprire con Microsoft Word un nuovo documento per creare una nuova etichetta oppure aprire un documento esistente precedentemente utilizzato per unire etichette.

  1. Aprire il documento in Word e avviare la stampa unione. Per effettuare questa operazione, attenersi alla procedura appropriata per la versione di Word in uso.
    • Microsoft Word 2002
      Scegliere Lettere e indirizzi dal menu Strumenti, quindi fare clic su Creazione guidata Stampa unione.
    • Microsoft Office Word 2003
      Scegliere Lettere e indirizzi dal menu Strumenti, quindi Stampa unione.
    • Microsoft Office Word 2007, Word 2010
      Nella scheda Lettere fare clic su Inizia stampa unione, quindi su Creazione guidata Stampa unione.
  2. In Selezione del tipo di documento fare clic su Etichette, quindi scegliere Successivo: Documento di partenza.
    Verrà visualizzato il Passaggio 2 della procedura di Stampa unione.
  3. In Scelta del documento di partenza fare clic su Cambia il layout del documento o su Inizia da un documento esistente.L’opzione Cambia il layout del documento consente di utilizzare uno dei modelli di stampa unione per impostare le opzioni per le etichette. Scegliendo Opzioni etichette verrà visualizzata la finestra di dialogo Opzioni etichette. Selezionare il tipo di stampante (ad aghi o laser), il tipo di etichetta (ad esempio, Avery) e il numero di prodotto. Se si utilizza un’etichetta personalizzata, scegliere Dettagli e digitare le dimensioni dell’etichetta. Scegliere OK.L’opzione Inizia da un documento esistente consente di aprire un documento di stampa unione esistente e di utilizzarlo come documento principale.
  4. Scegliere Successivo: Selezione destinatari.

 

Selezione dell’origine dati

In Seleziona destinatari nel riquadro attività Stampa unione selezionare l’opzione dell’origine “Usa elenco  esistente” .  L’origine dati contiene le informazioni che variano da un’etichetta all’altra. Nel nostro caso sceglieremo la tabella BARCODE di barcode.mdb generato dal software gestionale Navigator 6 che si trova in “c:\navdoc\barcode\” (è possibile scaricare gratis il software Navigator 6 qui).
Per aprire un’origine dati esistente, attenersi alla seguente procedura:

  1. Nel riquadro attività Stampa unione scegliere Usa un elenco esistente, quindi fare clic su Sfoglia sotto l’intestazione Usa un elenco esistente.Verrà visualizzata la finestra di dialogo Seleziona origine dati.

Dall’elenco di file nella finestra di dialogo Seleziona origine dati selezionare l’origine dati che si desidera utilizzare, ovvero la tabella BARCODE di barcode.mdb in “c:\navdoc\barcode\”, quindi scegliere Apri.

In Word verrà visualizzata la finestra di dialogo Destinatari Stampa unione che consente di modificare ulteriormente i dati. Una volta apportate le modifiche desiderate, scegliere OK.

Microsoft Word, destinatari stampa unione. Utilizzo database generato da Navigator 6 per la gestione delle tichette

Verrà visualizzata l’etichette creata.

  1. Scegliere Successivo: composizione lettera per impostare il documento principale.

Se si vuol visualizzare i bordi della tabella e vedere se corrispondono alle etichette in uso selezionare la tabella e cliccare con il tasto destro del mouse.

Dalla finestra che si apre cliccare sul bottone Bordi e sfondo… Dalla finestra Bordi e sfondo scegli Tutti , quindi scegli lo Stile , il Colore e lo Spessore : può essere utile scegliere lo stile punteggiato, un colore grigio chiaro e uno spessore piccolo.

Si potrà così vedere il foglio suddiviso nelle varie etichette:

 

Disposizione etichette

Nel passaggio nr 4 si deve comporre i campi del database nell’etichette.

Sceglieremo l’opzione Altro:

Scegliere i campi del database da inserire nella etichetta:

Composizione etichetta. Scegliere i campi fondamentali per caratterizzare l'articolo in modo da usarlo per il carico scarico di magazzino, per la fatturazione o la gestione dei ddt o gli ordini

 

Formattazione campi

A questo punto i campi vanno formattati nell’etichetta, scegliendo il font e il posizionamento all’interno.

Inserimento dei campi dell'articolo. Inserire i campi che faciliteranno il riconoscimento dell'articolo all'atto della vendita

Formattazione valuta

I campi numerici ed i campi valuta devono essere formattati per avere il formato usuale € #.##0.00

Premere ALT+F9 per visualizzare il codice di base del campo che avrà il seguente aspetto:

L’articolo ordinato avrà un costo di { MERGEFIELD “Prezzo” }.

È possibile controllare la formattazione dei prezzi nel campo digitando semplicemente alcuni caratteri aggiuntivi, come ad esempio un parametro di formattazione, tra le parentesi graffe.

Per includere:

  • un segno di euro
  • quattro cifre per impostazione predefinita e uno spazio se il numero da unire è composto solo da tre cifre
  • due posizioni decimali
  • e una virgola tra il primo e il secondo gruppo di numeri

digitare quanto formattato in grassetto nel codice di campo:

{ MERGEFIELD “Prezzo” \# €#.###,00 }

 Formattazione etichetta in stampa unione legata ad un database per la creazione di cartellini di articoli per la vendita e o gestione magazzino

 

Una volta completata la digitazione, premere ALT+F9 per interrompere l’accesso ai codici di campo. Quando si effettuerà la stampa unione, tutti i prezzi saranno formattati esattamente nel modo desiderato. È possibile utilizzare questo stesso approccio con numeri diversi dai prezzi.

Per ulteriori informazioni sulla formattazione dei numeri mediante un parametro, fare clic sul collegamento Parametro Numero (\#) nella casella Vedere anche.

 

Determinazione barcode Fre 3 of 9 (font istallato col programma Navigator)

Inserire un asterisco * prima  e dopo <CodArt> ovvero il campo che si vuol convertire in barcode.

Formattazione etichetta

Dopo di che selezionare i caratteri da * ad * cercando di non includere altri caratteri e trasformarli nel carattere Free 3 of 9 . Word ha il “difetto” di includere anche un carattere blank quando si fa questa selezione. Per evitare ciò  inserire un carattere di controllo (ad esempio un punto ”.”) in modo da verificare che la selezione non includa questo carattere estraneo. Fatta la trasformazione, eliminare il carattere.

Formattazione corretta del codice a barre

Terminata la formattazione premere Aggiorna tutte le etichette per applicare tale formattazione a tutte le etichette

Aggiornamento delle etichette

 

Visualizzazione anteprima e stampa

Il passo successivo è la visualizzazione dell’anteprima:

Anteprima su Word delle etichette barcode create.

Quello definitivo è la stampa delle etichette.

Etichetta definitiva. L'applicazione su di un articolo permetterà l'uso di lettori Barcode con cui sarà possibile gestire il carico scarico di magazzini, fatturare, effettuare ddt, ordini con estrema facilità e celerità

 

Uso del file creato come modello

Il file creato può essere usato come modello per tutte le stampe che devono essere create per quelle etichette di quelle dimensioni. Ogni volta che il file viene aperto andrà a cercare il database barcode.mdb che non avremo opportunamente generato. In questo modo i dati si aggiorneranno e verrà riproposta la nuova selezione di etichette.

Ogni volta che si effettua una stampa per generare etichette il database creato da Navigator 6 contiene articoli diversi e quantità diverse. Occorre aggiornare in Word ogni volta il nostro modello in modo da recepire gli aggiornamenti dei dati

 

Articoli successivi:

Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con OpenOffice Writer 2/3 

Etichette per barcode: Gestione dei codici a barre (barcode) in Navigator, software gestionale 3/3 

Riferimenti:

Guida in linea di Navigator 6, generazione etichette codice a barre

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