Fatturazione differita

Il documento di trasporto DDT e software gestionali 2/2

Nella prima parte di questo articolo abbiamo fatto una panoramica generica sul ddt(documento di trasporto) e sulle sue caratteristiche peculiari. In questa seconda parte ci occuperemo di  illustrare come viene effettuata la gestione di un ddt all’interno del software gestionale Navigator 6 di Boma Software. E’ possibile scaricare Navigator 6 qui.

 

E’ possibile accedere alla gestione dei ddt (documenti di trasporto) in Navigator attraverso il menù all’interno della categoria Documenti.

Scelta del form Ddt(documento di trasporto) dal Menù documenti

 

Arrivati a questo punto è possibile scegliere se inserire Ddt per i clienti o da fornitori.

Per inserire un nuovo record si fa clic sul pulsante Nuovo e se assumerà una forma ‘incassata’ vorrà dire che il programma è in editazione.

Come creare un nuovo ddt

Per ogni record il sistema attribuirà un codice progressivo che gli garantirà una propria univocità. Qualora il record non verrà terminato il numero progressivo a lui attribuito andrà perso.

software gestionale Navigator 6

Quando si inserisce un nuovo Ddt la cosa da fare è indicare il cliente o il fornitore. Se il cliente o il fornitore sono in anagrafica cliccheremo sul pulsante cerchiato di rosso in figura.

Software gestionale Navigator 6, inserimento di un Cliente nul ddt

Apparirà una finestra di ricerca nella quale cercheremo il cliente o fornitore.

Scelta del cliente o fornitore per l'inserimento nel Ddt(documento di trasporto)

Se il cliente o il fornitore non sono in anagrafica si cliccherà sul segno + e si aprirà la schermata dell’anagrafica clienti o fornitori. Inseriremo il nuovo Cliente o Fornitore. Per salvarlo all’interno nel documento faremo doppio clic sulla casella del codice oppure sull’apposito pulsante in basso sulla destra.

Software gestionale Navigator 6, Inserimento di un Cliente o fornitore nel Ddt

Il numero identificativo del Ddt viene attribuito in automatico ma può essere indicato anche manualmente.

Ad esempio, l’utente ha fatto l’ultimo Ddt il 25 gennaio 2010 nr13 con altro software,  diverso da Navigator. Se stiamo facendo il primo Ddt con Navigator, inseriremo manualmente il numero  14. Per i Ddt successivi sarà il programma a determinare il progressivo a partire dal nr 15.

Per inserire una nuova riga posizionarsi sulla scheda Righe documento.

Software gestionale Navigator 6, inserimento righe ddt(documento di trasporto)

Premere il tasto aggiungi per inserire una nuova riga.

Navigator 6, gestione ddt

Appena sopra il tasto aggiungi apparirà una riga con i campi di inserimento. Nell’esempio sotto viene riportata la riga di inserimento relativa al corpo Ddt.
Gestione riga ddt in Navigator 6, software gestionale di fatturazione e magazino

CodArt

Cliccando sopra la colonna CodArt appare un schermata dalla quale si può scegliere l’articolo. La scelta determina il riempimento di tutti i campi.

Descrizione (campo memo)

Cliccando sulla colonna descrizione apparirà la schermata  modifica descrizione. E’ possibile modificare la descrizione inserita oppure editare una nuova descrizione vedendo per esteso quello che si sta scrivendo. E’ possibile utilizzare delle descrizioni già registrate oppure salvare la descrizione che si è appena digitata per riutilizzarla in occasioni successive. Per inserire la descrizione all’interno del relativo campo premere conferma.

Unità di misura

Cliccando sulla colonna apparirà una finestra che permetterà di scegliere l’unità di misura. Esistono delle unità di misura speciali come Des. e Rif. le quali permettono di inserire descrizioni all’interno del corpo dei documenti.

Quantità

Si riferisce alla quantità della merce.  È un campo numerico e viene inserito manualmente da parte dell’utente.

Prezzo

Indica il prezzo unitario della merce e viene inserito automaticamente al momento della scelta iniziale dell’articolo.

La quantità e il prezzo totale del Ddt verrà riportato in basso all’interno dei due campi Q Totale e Totale €.

Prima di procedere con il salvataggio del documento bisogna passare alla scheda Trasporto.

Software gestionale di fatturazione, magazzino e prima nota Navigator 6

Qui andranno inseriti tutti i dati richiesti dal form. Una volta effettuata questa operazione si può fare clic sul pulsante Salva, indicato con l’immagine di un dischetto.

Software gestionale Navigator, fatturazione, magazzino e prima nota

 

I dati saranno salvati all’interno del software e saranno a disposizione dell’utente tutte le volte che ne avrà bisogno.

 

Ddt (documento di trasporto) e gestione Magazzino

 

E’ possibile eseguire una operazione di scarico per vendita all’atto dell’emissione di un Ddt a cliente (vendita a cliente) quando si effettua un ddt per un Cliente, mentre è possibile fare una operazione di scarico per restituzione a fornitore, ovviamente nel caso in cui si effettui un ddt a fornitore.
Se il modulo di magazzino è attivo, l’emissione del documento di trasporto Ddt produrrà lo scarico lo scarico dell’articolo o degli articoli movimentabili inseriti nel corpo del documento.
Verrà attribuito anche un codice di scarico in modo da visualizzare lo scarico nella form dei carichi/scarichi (per maggiore informazioni consultare la guida).
Le righe che appaiono nella sezione apposita  nel ddt non sono modificabili.
E’ possibile modificare i valori solo modificando le righe del ddt.

Software gestionale Navigator 6, gestione del magazzino dal ddt

Attenzione !!!

I carichi per acquisto merce vengono registrati nella form di carico/scarico. Quindi i ddt dei fornitori devono essere registrati solo ed unicamente nella form di carico/scarico.

 

Fatturazione di ddt già scaricati

 

Nel caso in cui si fatturi ddt già scaricati la fatturazione non produrrà un ulteriore scarico.
Tale situazione è segnalata da un numero di documento di carico/scarico sempre uguale a  -1

 

Ddt (documenti di trasporto) e fatturazione differita

E’ possibile fatturare i ddt emessi, contrassegnati come fatturabili, in un’unica soluzione.

Software gestionale Navigator 6, Fatturazione differita da ddt

Per ogni Cliente è possibile vedere i documenti da fatturare nell’arco di tempo (data) indicato.
Si effettuerà fattura per i ddt che sono stati selezionati.

 

Vediamo in questo video come realizzare la fatturazione differita:

L’operazione di fatturazione viene fatta Cliente per Cliente, aprendo la schermata di fatturazione.

 

Le tipologie di fatturazione sono 4:

 

Fattura dettagliata

Vengono riportate in fattura in modo dettagliato tutte le righe dei ddt distinte per ddt.
Premendo il pulsante “avvia” si apre la schermata della fatturazione.
Si riporta il dettaglio di ogni ddt preceduto da una riga di riferimento al ddt.

 

Fattura raggruppata

Vengono riportati in fattura tutti gli articoli (una riga per ogni articolo) raggruppandone le quantità.
Premendo il pulsante avvia si apre la schermata della fatturazione.

 

Chiudi senza fattura

Chiude i ddt senza fatturarli.
I ddt vengono chiusi senza effettuare la fattura relativa.

 

Fattura il totale

Si fattura l’importo totale dei ddt immettendo un’unica descrizione e legandola ad un articolo dell’anagrafica.
Premendo il pulsante avvia si apre la schermata della fatturazione.

Riferimenti

http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/documenti.pdf

http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/fattddtordini.pdf

http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/magazzino.pdf

 

Video tutorial

Nella sezione multimedia guarda i video tutorial dedicati alla Fatturazione da DDT ed Ordini
Fatturazione da Documenti di Trasporto (ddt)

http://www.bomasoftware.it/multimedia/default.asp?ordine=001.001.003.009.000

Il documento di trasporto DDT e software gestionali 1/2

Il documento di trasporto (d.d.t.)

In sostituzione della bolla di accompagnamento è stato introdotto, con il DPR 472/96 del 14 agosto 1996, il Documento di trasporto o DDT.

Per quanto riguarda l’aspetto civilistico, l’emissione del documento di trasporto garantisce, attraverso il trasporto, il trasferimento e la consegna della merce dal cedente (venditore) al cessionario (compratore). Il Ddt viene emesso indistintamente sia che il trasporto venga effettuato per conto del venditore o dell’acquirente, sia per conto di un terzo trasportatore. Viene emesso sempre prima della spedizione della merce, e può essere sostituito con una fattura accompagnatoria. Ad esso, spesso, segue una fatturazione differita.

modello di documento di trasporto nel software gestionale Navigator

Modello di Ddt in Navigator 6

 

Questo documento è di forma e dimensioni libere e deve essere emesso in minimo due copie, una per il cedente e una per il cessionario. Nel caso la spedizione richiesta comprende un terzo trasportatore allora andrebbe rilasciato anche ad esso una copia del documento di trasporto.

I dati che deve contenere il Ddt sono:

  • Il numero progressivo del documento;
  • La data effettiva della consegna;
  • I dati identificativi del venditore come ragione sociale per le imprese, nome e cognome per le persone fisiche, domicilio e partita IVA;
  • I dati identificativi dell’acquirente ragione sociale per le imprese, nome e cognome per le persone fisiche e partita IVA;
  • I dati identificativi del trasportatore, quando la consegna viene affidata ad un vettore;
  • Il tipo, la descrizione e la quantità della merce trasportata.

Nel momento in cui vengano effettuati trasporti di beni non destinati alla vendita (riparazioni, conto lavorazione, ecc.)  occorrerà emettere un Ddt che spieghi che la movimentazione di merce rimane proprietà del emittente del documento. Per questo motivo sul Ddt andrà inserita una causale che illustri una movimentazione di beni legata a fattori diversi.

 

Grazie a questo tipo di documento le imprese sono in grado di emettere una fattura differita che altrimenti, senza Ddt che giustifichi la consegna, non sarebbe stato possibile. Coloro che rilasciano la ricevuta fiscale per la certificazione dei corrispettivi non devono emettere il documento di trasporto, poiché l’emissione della ricevuta fiscale completata delle generalità del cliente consente di emettere direttamente la fattura differita sostituendo il Ddt.

Nel caso delle cessioni di beni va emessa fattura differita, mentre nel caso in cui ci sia una prestazione di servizi bisogna distinguere se viene resa presso un’impresa o in un locale non aperto al pubblico, oppure in un locale aperto al pubblico o nell’ abitazione di clienti:

-          Nel primo caso, sarà emessa una fattura ordinaria mentre il documento di trasporto verrà emesso solo quando insieme alla prestazione sono forniti beni. È opportuno emettere sempre un documento di trasporto per garantire l’avvenuta consegna della merce.

-          Nel secondo caso non è obbligatorio emettere fattura, a meno che non la chieda il cliente non oltre il tempo di effettuazione dell’operazione. Attraverso l’emissione di una ricevuta fiscale o di una fattura – ricevuta fiscale questa prestazione viene certificata.

 

Ci sono due diversi modi di agire nel caso in cui ci sia un trasporto per la tentata vendita:

  1. con la fatturazione immediata, viene emesso un Ddt che contiene tutta la merce trasportata e, al momento della consegna, viene emessa anche la fattura che viene consegnata al compratore.
  2. con la fatturazione differita, viene emesso un Ddt che contiene tutta la merce trasportata e, al momento della consegna, viene emessa una nota di consegna che contiene gli elementi obbligatori del Ddt (ha una numerazione indipendente dai vari documenti di trasporto).

Per poter vincere la presunzione di cessione di cui all’art.53 del D.P.R. 633/71 è sempre consigliabile emettere il Ddt.

Software gestionali e Ddt: scelta di integrazione con fatturazione e magazzino

Esistono molti modelli che si possono scaricare gratis da internet, in formato Word o Excel che possono essere usati per gestire l’attività di bollettazione ma che ai fini di una gestione integrata dell’attività non possono dare un grande beneficio. E’ meglio realizzare la propria attività di bollettazione all’interno di un software gestionale come Navigator 6 di Boma Software.

Quasi tutti i software gestionali integrano all’interno delle loro funzioni l’emissione del ddt, e fra questi solo alcuni si occupano di gestire la fatturazione differita dei ddt, oppure la gestione integrata del magazzino tramite l’emissione dei ddt.

L’importanza di gestire i ddt all’interno di un software gestionale è dovuta alla possibilità di gestire comodamente la fatturazione differita in modo da risparmiare all’azienda una onerosa attività di conteggio delle competenze periodiche e di poter comodamente gestire tramite ddt un carico/scarico di magazzino. Infatti gestendo il magazzino tramite l’emissione di documenti di trasporto (scarico di magazzino) e la registrazione dei documenti dei fornitori si determina in gran parte l’attività di gestione del magazzino stesso. Avere un software che gestisce tutte queste attività integrate fornisce all’azienda,  in particolare alle PMI (Piccole e Medie Imprese) un notevole valore aggiunto.

Boma Software garantisce questa integrazione Nel suo software gestionale Navigator 6.
Documento di trasporto in navigator

Vedremo nella seconda parte di questo articolo come vengono gestiti i ddt all’interno del software gestionale Navigator:

Il documento di trasporto DDT e software gestionali 1/2

 

La prima fattura con Navigator 6 (nuova fattura)

In questo articolo impareremo a creare la nostra prima fattura in Navigator 6, il software di fatturazione, prima nota e gestione magazzino per le PMI (Piccole e Medie Imprese) . Scaricate gratis Navigator qui.

Per prima cosa bisogna aprire il programma e nel menu scegliere la voce documenti. All’interno troveremo la dicitura Fatture – Note di credito su cui cliccheremo sopra.

Ogni documento in Navigator 6 (Fattura, Ddt, Preventivo o Ordine) ha uno stato. Per stato si intende la possibilità di editare o meno all’interno dei campi. L’editazione è possibile nello stato di nuovo e di modifica.

Inserire, quindi, il cliente pescando dall’anagrafica o aggiungerlo premendo sul “+” accanto alla dicitura cliente e gli articoli e o servizi.

Inseriamo a questo punto le righe della fattura.  Posizioniamoci sulla scheda righe fattura (righe del documento)  e premiamo sul tasto aggiungi per inserire una riga in fattura.  Appena sopra il tasto aggiungi apparirà una riga con i campi di inserimento.

La regola generale è che si può editare un campo della griglia di inserimento delle righe di fattura quando il cursore staziona all’interno del campo. Per spostarsi da un campo all’altro è possibile utilizzare i tasti direzione (freccette sinistra e destra) oppure il mouse. Per confermare la riga in fattura si può premere il pulsante conferma riga oppure il tasto invio sulla tastiera del pc.

Esistono dei campi con funzioni d’uso speciali nella griglia di editazione delle righe fattura. La caratteristica comune è che cliccando sull’intestazione della colonna apparirà una schermata che permetterà di fare una specifica funzione.

CodArt

Cliccando sopra la colonna CodArt appare un finestra dalla quale scegliere l’articolo. La scelta determina il riempimento di tutti i campi.

Descrizione (campo memo)

Cliccando sulla colonna descrizione apparirà la schermata  modifica descrizione. E’ possibile modificare la descrizione inserita oppure editare una nuova descrizione vedendo per esteso quello che si sta scrivendo. E’ possibile ‘pescare’ delle descrizioni registrate oppure salvare la descrizione che si è appena digitata per riutilizzarla in occasioni successive. Per inserire la descrizione all’interno del relativo campo premere conferma.

In alcuni casi è necessario inserire nel corpo dei documenti, soprattutto nei ddt e nelle fatture, delle descrizioni svincolate da una valutazione quantitativa e monetaria. E’ possibile inserire queste descrizioni  scegliendo come unità di misura Rif. O Des.

inserire una descrizione ampia. E' possibile registrare le descrizioni

Unità di misura

Cliccando sulla colonna apparirà una finestra che permetterà di scegliere l’unità di misura. Esistono delle unità di misura speciali come Des. e Rif. che permettono di inserire descrizioni all’interno del corpo dei documenti.
Una volta completato l’inserimento dei campi occorre confermare la riga.

La conferma può essere effettuata sia premendo il pulsante conferma riga col mouse sia premendo il tasto  Invio della tastiera del pc.

 

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