fatturazione professionisti

La gestione della Prima Nota 2/2

Nella prima parte di questo articolo (La gestione della Prima Nota 1/2)  abbiamo cercato di dare una definizione generica della prima nota.

Vediamo in che modo il software gestionale Navigator di Boma Software riesce a gestire la Prima Nota. E’ possibile scaricare gratuitamente il software gestionale Navigator 6 da qui.

La gestione della prima nota viene effettuata in Navigator 6 all’interno della sezione REGISTRO DELLE ENTRATE ED USCITE.

 

In questa sezione si inseriscono le registrazioni relative alle entrate ed uscite sostenute per la determinazione della prima nota.
Si distinguono obbligatoriamente le entrate ed uscite fra banca e cassa.
Una prima fonte di dati per determinare la prima nota proviene dalla registrazione dei pagamenti e riscossioni delle fatture.
Ogni volta che registriamo il saldo di una scadenza nelle nostre fatture, come ad esempio  il pagamento di una scadenza di una fattura di un fornitore, il dato viene automaticamente inserito nel registro delle entrate ed uscite.
A questi dati, che si producono naturalmente dalla gestione dei pagamenti e riscossioni delle fatture, si aggiungono tutte le altre spese che vanno ad incidere sulla cassa e sulla banca.

Le schermate presenti in questa sezione sono:

 

Voci di spesa: Si inseriscono in questa schermata le tipologie di spesa che andranno attribuite nel registro.

 

Guardate il video:

  

Le Prima nota: Si visualizza l’insieme delle operazioni effettuate

 

L’ Inserimento delle entrate e delle uscite: si inseriscono le registrazioni di cassa, banca  aggiuntive e i giroconti

 

Inserimento delle entrate e delle uscite

Guardiamo il video con un esempio di inserimento:

 

 

Facciamo un esempio per spiegare il funzionamento.
Nel giorno 5 aprile è stata saldata una rata di una fattura per cassa (€ 477,60).
Nello stesso giorno sono stati portati  € 400 in banca. Quindi abbiamo svuotato la cassa di € 400,00 e inserito in banca € 400,00. Tale operazione contabile viene definita giroconto ed è composta obbligatoriamente  da 2 dati inseriti, uno di uscita ed uno di entrata o viceversa, sempre di pari importo.
Un altro esempio di giroconto è il prelievo in banca danaro che va ad alimentare la cassa.
Ci sono, inoltre, spese o entrate che si sostengono (non provenienti dall’attività di fatturazione)  che vanno ad incrementare o a ridurre la disponibilità della banca  o della cassa. Tali operazioni sono dette singole.

 

Inserire una spesa o una entrata:
Posizionarsi sul giorno in cui si è verificato l’evento:

Inserimento costi e ricavi in prima nota

 

Notate come nella parte alta della schermata viene segnalata per lo stesso giorno il pagamento di una fattura. Anche questa voce che non abbiamo editato qui ma che risulta dalla registrazione di una riscossione entrerà a fa r parte della prima nota

 

Premere il pulsante aggiungi (freccia rossa in basso a sx).

Inserimento di una riga in prima nota

Cliccare sulla testata della colonna “Operazione” (prima freccia blu a sinistra)  per inserire il tipo di operazione da eseguire (singola o giroconto).

Descrivere l’operazione in “Descrizione” scrivendo dentro la casella, oppure se la descrizione fosse molto lunga cliccare sull’intestazione della colonna Descrizione per editare nell’apposito editor una descrizione più ampia.
Dare conferma una volta terminato. Indicare il tipo di spesa facendo apparire l’elenco delle opzioni premendo sull’intestata delle colonna del “TipoSpesa”.
La data non è modificabile.
Quindi, inserire il valore in una sola della 4 caselle se si tratta di un’operazione singola mentre se si tratta di un giroconto inserire i 2 valori. Questi devono essere uguali.

Una volta inserite tutte le voci di entrata e di uscita per quel giorno premere il pulsante salva:

La prima nota è un libro cronologico. Per cui è importantissimo inserire la giusta data

Nella prima nota la situazione delle entrate ed uscite relative al giorno 5/4/2010 nella schermata  di prima nota sarà la seguente:

Notate come nella schermata di rappresentazione della prima nota la giorno 05/04/2010 le operazioni siano state 2: la riscossione di una fattura di un cliente per cassa di 477,60 Euro ed il deposito in banca di 400 Euro.

 

Guardate il video relativo alla prima nota

Fate ulteriori prove tramite il download gratuito del software gestionale Navigator 6 da qui

Referimenti:

Guida di Navigator 6: http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/registro.pdf

 

 

La gestione della Prima Nota 1/2

La Prima Nota fa parte della contabilità elementare e serve per la preparazione e la futura stesura del libro giornale.
Soprannominato anche brogliaccio, questo registro non è obbligatorio: mentre la forma della Prima Nota è libera, il libro giornale segue le strette regole della partita doppia. Visto che non richiede particolari condizioni di forma, il registro è spesso gestito con un solo foglio di calcolo del tipo Microsoft Excel o ma anche software gestionali come Navigator 6 di Boma Software.
Lo scopo principale della Prima Nota è di mostrare lo stato di salute della gestione aziendale sotto il profilo della sua liquidità.
La gestione della prima nota è un elemento fondamentale del cruscotto aziendale.

Prima nota di banca e cassa

 

Il contenuto della Prima Nota è cronologico e riporta fedelmente tutte le registrazioni relative a fatti esterni all’azienda in ordine di data.

I dati da registrare, che andranno riscritti anche sul libro giornale, sono relativi sia a ricavi e costi, sia a debiti e crediti (in termini finanziari di cassa e banca).

I ricavi e i costi derivano dalle fatture emesse (fatture attive) e fatture ricevute (fatture passive) e da altri documenti (come quietanze, ricevute fiscali, ecc.) mentre per i debiti e crediti sono necessari ulteriori documenti specifici che vanno richiesti all’imprenditore.

 

Per la gestione finanziaria della Prima Nota si deve dividere tra: Prima Nota Cassa e Prima Nota Banca.

La prima nota cassa rappresenta tutte le movimentazioni effettuate con denaro contante (pagamenti, incassi…), mentre la prima nota banca quelle effettuate tramite conti correnti aziendali e carte di credito. Tutti questi movimenti andranno registrati nel nostro software gestionale (es Navigator), compresi i giroconto che rappresentano il passaggio del denaro da cassa a banca e viceversa.

 

La redazione di una buona prima nota costituisce un grande aiuto per la compilazione del libro giornale, mentre se questa è carente di informazioni porta a uno spreco di tempo per l’azienda, poiché il contabile dovrà richiedere le informazioni mancanti all’imprenditore.

 

Alcuni consigli per evitare di avere una Prima nota insufficiente possono essere quelli di:

  • Inserire i tutti i dati utili al contabile per ogni singolo movimento riportato: la data, il mezzo di pagamento, l’importo, il numero della fattura, la data dell’incasso o del saldo;
  • Cercare di utilizzare di più pagamenti bancari rispetto a quelli in denaro contante, in questo modo dall’estratto conto risulterebbe sempre la movimentazione precisa;
  • Indicare sempre le causali dei bonifici e giroconto.

 

Vedremo nella seconda parte di questo articolo come il software gestionale Navigator di Boma Software gestisce la prima nota di Banca e Cassa: La gestione della Prima Nota 2/2.

La prima fattura con Navigator 6 (nuova fattura)

In questo articolo impareremo a creare la nostra prima fattura in Navigator 6, il software di fatturazione, prima nota e gestione magazzino per le PMI (Piccole e Medie Imprese) . Scaricate gratis Navigator qui.

Per prima cosa bisogna aprire il programma e nel menu scegliere la voce documenti. All’interno troveremo la dicitura Fatture – Note di credito su cui cliccheremo sopra.

Ogni documento in Navigator 6 (Fattura, Ddt, Preventivo o Ordine) ha uno stato. Per stato si intende la possibilità di editare o meno all’interno dei campi. L’editazione è possibile nello stato di nuovo e di modifica.

Inserire, quindi, il cliente pescando dall’anagrafica o aggiungerlo premendo sul “+” accanto alla dicitura cliente e gli articoli e o servizi.

Inseriamo a questo punto le righe della fattura.  Posizioniamoci sulla scheda righe fattura (righe del documento)  e premiamo sul tasto aggiungi per inserire una riga in fattura.  Appena sopra il tasto aggiungi apparirà una riga con i campi di inserimento.

La regola generale è che si può editare un campo della griglia di inserimento delle righe di fattura quando il cursore staziona all’interno del campo. Per spostarsi da un campo all’altro è possibile utilizzare i tasti direzione (freccette sinistra e destra) oppure il mouse. Per confermare la riga in fattura si può premere il pulsante conferma riga oppure il tasto invio sulla tastiera del pc.

Esistono dei campi con funzioni d’uso speciali nella griglia di editazione delle righe fattura. La caratteristica comune è che cliccando sull’intestazione della colonna apparirà una schermata che permetterà di fare una specifica funzione.

CodArt

Cliccando sopra la colonna CodArt appare un finestra dalla quale scegliere l’articolo. La scelta determina il riempimento di tutti i campi.

Descrizione (campo memo)

Cliccando sulla colonna descrizione apparirà la schermata  modifica descrizione. E’ possibile modificare la descrizione inserita oppure editare una nuova descrizione vedendo per esteso quello che si sta scrivendo. E’ possibile ‘pescare’ delle descrizioni registrate oppure salvare la descrizione che si è appena digitata per riutilizzarla in occasioni successive. Per inserire la descrizione all’interno del relativo campo premere conferma.

In alcuni casi è necessario inserire nel corpo dei documenti, soprattutto nei ddt e nelle fatture, delle descrizioni svincolate da una valutazione quantitativa e monetaria. E’ possibile inserire queste descrizioni  scegliendo come unità di misura Rif. O Des.

inserire una descrizione ampia. E' possibile registrare le descrizioni

Unità di misura

Cliccando sulla colonna apparirà una finestra che permetterà di scegliere l’unità di misura. Esistono delle unità di misura speciali come Des. e Rif. che permettono di inserire descrizioni all’interno del corpo dei documenti.
Una volta completato l’inserimento dei campi occorre confermare la riga.

La conferma può essere effettuata sia premendo il pulsante conferma riga col mouse sia premendo il tasto  Invio della tastiera del pc.

 

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