Il documento di trasporto DDT e software gestionali 2/2
Nella prima parte di questo articolo abbiamo fatto una panoramica generica sul ddt(documento di trasporto) e sulle sue caratteristiche peculiari. In questa seconda parte ci occuperemo di illustrare come viene effettuata la gestione di un ddt all’interno del software gestionale Navigator 6 di Boma Software. E’ possibile scaricare Navigator 6 qui.
E’ possibile accedere alla gestione dei ddt (documenti di trasporto) in Navigator attraverso il menù all’interno della categoria Documenti.
Arrivati a questo punto è possibile scegliere se inserire Ddt per i clienti o da fornitori.
Per inserire un nuovo record si fa clic sul pulsante Nuovo e se assumerà una forma ‘incassata’ vorrà dire che il programma è in editazione.
Per ogni record il sistema attribuirà un codice progressivo che gli garantirà una propria univocità. Qualora il record non verrà terminato il numero progressivo a lui attribuito andrà perso.
Quando si inserisce un nuovo Ddt la cosa da fare è indicare il cliente o il fornitore. Se il cliente o il fornitore sono in anagrafica cliccheremo sul pulsante cerchiato di rosso in figura.
Apparirà una finestra di ricerca nella quale cercheremo il cliente o fornitore.
Se il cliente o il fornitore non sono in anagrafica si cliccherà sul segno + e si aprirà la schermata dell’anagrafica clienti o fornitori. Inseriremo il nuovo Cliente o Fornitore. Per salvarlo all’interno nel documento faremo doppio clic sulla casella del codice oppure sull’apposito pulsante in basso sulla destra.
Il numero identificativo del Ddt viene attribuito in automatico ma può essere indicato anche manualmente.
Ad esempio, l’utente ha fatto l’ultimo Ddt il 25 gennaio 2010 nr13 con altro software, diverso da Navigator. Se stiamo facendo il primo Ddt con Navigator, inseriremo manualmente il numero 14. Per i Ddt successivi sarà il programma a determinare il progressivo a partire dal nr 15.
Per inserire una nuova riga posizionarsi sulla scheda Righe documento.
Premere il tasto aggiungi per inserire una nuova riga.
Appena sopra il tasto aggiungi apparirà una riga con i campi di inserimento. Nell’esempio sotto viene riportata la riga di inserimento relativa al corpo Ddt.
CodArt
Cliccando sopra la colonna CodArt appare un schermata dalla quale si può scegliere l’articolo. La scelta determina il riempimento di tutti i campi.
Descrizione (campo memo)
Cliccando sulla colonna descrizione apparirà la schermata modifica descrizione. E’ possibile modificare la descrizione inserita oppure editare una nuova descrizione vedendo per esteso quello che si sta scrivendo. E’ possibile utilizzare delle descrizioni già registrate oppure salvare la descrizione che si è appena digitata per riutilizzarla in occasioni successive. Per inserire la descrizione all’interno del relativo campo premere conferma.
Unità di misura
Cliccando sulla colonna apparirà una finestra che permetterà di scegliere l’unità di misura. Esistono delle unità di misura speciali come Des. e Rif. le quali permettono di inserire descrizioni all’interno del corpo dei documenti.
Quantità
Si riferisce alla quantità della merce. È un campo numerico e viene inserito manualmente da parte dell’utente.
Prezzo
Indica il prezzo unitario della merce e viene inserito automaticamente al momento della scelta iniziale dell’articolo.
La quantità e il prezzo totale del Ddt verrà riportato in basso all’interno dei due campi Q Totale e Totale €.
Prima di procedere con il salvataggio del documento bisogna passare alla scheda Trasporto.
Qui andranno inseriti tutti i dati richiesti dal form. Una volta effettuata questa operazione si può fare clic sul pulsante Salva, indicato con l’immagine di un dischetto.
I dati saranno salvati all’interno del software e saranno a disposizione dell’utente tutte le volte che ne avrà bisogno.
Ddt (documento di trasporto) e gestione Magazzino
E’ possibile eseguire una operazione di scarico per vendita all’atto dell’emissione di un Ddt a cliente (vendita a cliente) quando si effettua un ddt per un Cliente, mentre è possibile fare una operazione di scarico per restituzione a fornitore, ovviamente nel caso in cui si effettui un ddt a fornitore.
Se il modulo di magazzino è attivo, l’emissione del documento di trasporto Ddt produrrà lo scarico lo scarico dell’articolo o degli articoli movimentabili inseriti nel corpo del documento.
Verrà attribuito anche un codice di scarico in modo da visualizzare lo scarico nella form dei carichi/scarichi (per maggiore informazioni consultare la guida).
Le righe che appaiono nella sezione apposita nel ddt non sono modificabili.
E’ possibile modificare i valori solo modificando le righe del ddt.
Attenzione !!!
I carichi per acquisto merce vengono registrati nella form di carico/scarico. Quindi i ddt dei fornitori devono essere registrati solo ed unicamente nella form di carico/scarico.
Fatturazione di ddt già scaricati
Nel caso in cui si fatturi ddt già scaricati la fatturazione non produrrà un ulteriore scarico.
Tale situazione è segnalata da un numero di documento di carico/scarico sempre uguale a -1
Ddt (documenti di trasporto) e fatturazione differita
E’ possibile fatturare i ddt emessi, contrassegnati come fatturabili, in un’unica soluzione.
Per ogni Cliente è possibile vedere i documenti da fatturare nell’arco di tempo (data) indicato.
Si effettuerà fattura per i ddt che sono stati selezionati.
Vediamo in questo video come realizzare la fatturazione differita:
L’operazione di fatturazione viene fatta Cliente per Cliente, aprendo la schermata di fatturazione.
Le tipologie di fatturazione sono 4:
Fattura dettagliata
Vengono riportate in fattura in modo dettagliato tutte le righe dei ddt distinte per ddt.
Premendo il pulsante “avvia” si apre la schermata della fatturazione.
Si riporta il dettaglio di ogni ddt preceduto da una riga di riferimento al ddt.
Fattura raggruppata
Vengono riportati in fattura tutti gli articoli (una riga per ogni articolo) raggruppandone le quantità.
Premendo il pulsante avvia si apre la schermata della fatturazione.
Chiudi senza fattura
Chiude i ddt senza fatturarli.
I ddt vengono chiusi senza effettuare la fattura relativa.
Fattura il totale
Si fattura l’importo totale dei ddt immettendo un’unica descrizione e legandola ad un articolo dell’anagrafica.
Premendo il pulsante avvia si apre la schermata della fatturazione.
Riferimenti
http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/documenti.pdf
http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/fattddtordini.pdf
http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/magazzino.pdf
Video tutorial
Nella sezione multimedia guarda i video tutorial dedicati alla Fatturazione da DDT ed Ordini
Fatturazione da Documenti di Trasporto (ddt)
http://www.bomasoftware.it/multimedia/default.asp?ordine=001.001.003.009.000
Il documento di trasporto DDT e software gestionali 1/2
Il documento di trasporto (d.d.t.)
In sostituzione della bolla di accompagnamento è stato introdotto, con il DPR 472/96 del 14 agosto 1996, il Documento di trasporto o DDT.
Per quanto riguarda l’aspetto civilistico, l’emissione del documento di trasporto garantisce, attraverso il trasporto, il trasferimento e la consegna della merce dal cedente (venditore) al cessionario (compratore). Il Ddt viene emesso indistintamente sia che il trasporto venga effettuato per conto del venditore o dell’acquirente, sia per conto di un terzo trasportatore. Viene emesso sempre prima della spedizione della merce, e può essere sostituito con una fattura accompagnatoria. Ad esso, spesso, segue una fatturazione differita.
Modello di Ddt in Navigator 6
Questo documento è di forma e dimensioni libere e deve essere emesso in minimo due copie, una per il cedente e una per il cessionario. Nel caso la spedizione richiesta comprende un terzo trasportatore allora andrebbe rilasciato anche ad esso una copia del documento di trasporto.
I dati che deve contenere il Ddt sono:
- Il numero progressivo del documento;
- La data effettiva della consegna;
- I dati identificativi del venditore come ragione sociale per le imprese, nome e cognome per le persone fisiche, domicilio e partita IVA;
- I dati identificativi dell’acquirente ragione sociale per le imprese, nome e cognome per le persone fisiche e partita IVA;
- I dati identificativi del trasportatore, quando la consegna viene affidata ad un vettore;
- Il tipo, la descrizione e la quantità della merce trasportata.
Nel momento in cui vengano effettuati trasporti di beni non destinati alla vendita (riparazioni, conto lavorazione, ecc.) occorrerà emettere un Ddt che spieghi che la movimentazione di merce rimane proprietà del emittente del documento. Per questo motivo sul Ddt andrà inserita una causale che illustri una movimentazione di beni legata a fattori diversi.
Grazie a questo tipo di documento le imprese sono in grado di emettere una fattura differita che altrimenti, senza Ddt che giustifichi la consegna, non sarebbe stato possibile. Coloro che rilasciano la ricevuta fiscale per la certificazione dei corrispettivi non devono emettere il documento di trasporto, poiché l’emissione della ricevuta fiscale completata delle generalità del cliente consente di emettere direttamente la fattura differita sostituendo il Ddt.
Nel caso delle cessioni di beni va emessa fattura differita, mentre nel caso in cui ci sia una prestazione di servizi bisogna distinguere se viene resa presso un’impresa o in un locale non aperto al pubblico, oppure in un locale aperto al pubblico o nell’ abitazione di clienti:
- Nel primo caso, sarà emessa una fattura ordinaria mentre il documento di trasporto verrà emesso solo quando insieme alla prestazione sono forniti beni. È opportuno emettere sempre un documento di trasporto per garantire l’avvenuta consegna della merce.
- Nel secondo caso non è obbligatorio emettere fattura, a meno che non la chieda il cliente non oltre il tempo di effettuazione dell’operazione. Attraverso l’emissione di una ricevuta fiscale o di una fattura – ricevuta fiscale questa prestazione viene certificata.
Ci sono due diversi modi di agire nel caso in cui ci sia un trasporto per la tentata vendita:
- con la fatturazione immediata, viene emesso un Ddt che contiene tutta la merce trasportata e, al momento della consegna, viene emessa anche la fattura che viene consegnata al compratore.
- con la fatturazione differita, viene emesso un Ddt che contiene tutta la merce trasportata e, al momento della consegna, viene emessa una nota di consegna che contiene gli elementi obbligatori del Ddt (ha una numerazione indipendente dai vari documenti di trasporto).
Per poter vincere la presunzione di cessione di cui all’art.53 del D.P.R. 633/71 è sempre consigliabile emettere il Ddt.
Software gestionali e Ddt: scelta di integrazione con fatturazione e magazzino
Esistono molti modelli che si possono scaricare gratis da internet, in formato Word o Excel che possono essere usati per gestire l’attività di bollettazione ma che ai fini di una gestione integrata dell’attività non possono dare un grande beneficio. E’ meglio realizzare la propria attività di bollettazione all’interno di un software gestionale come Navigator 6 di Boma Software.
Quasi tutti i software gestionali integrano all’interno delle loro funzioni l’emissione del ddt, e fra questi solo alcuni si occupano di gestire la fatturazione differita dei ddt, oppure la gestione integrata del magazzino tramite l’emissione dei ddt.
L’importanza di gestire i ddt all’interno di un software gestionale è dovuta alla possibilità di gestire comodamente la fatturazione differita in modo da risparmiare all’azienda una onerosa attività di conteggio delle competenze periodiche e di poter comodamente gestire tramite ddt un carico/scarico di magazzino. Infatti gestendo il magazzino tramite l’emissione di documenti di trasporto (scarico di magazzino) e la registrazione dei documenti dei fornitori si determina in gran parte l’attività di gestione del magazzino stesso. Avere un software che gestisce tutte queste attività integrate fornisce all’azienda, in particolare alle PMI (Piccole e Medie Imprese) un notevole valore aggiunto.
Boma Software garantisce questa integrazione Nel suo software gestionale Navigator 6.
Vedremo nella seconda parte di questo articolo come vengono gestiti i ddt all’interno del software gestionale Navigator:
Il documento di trasporto DDT e software gestionali 1/2
Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con Microsoft Word 1/3
Questo è il primo di una serie articoli dedicati alla creazione di etichette per barcode con particolare attenzione alla creazione di etichette per la gestione di articoli per il codice a barre (Barcode) molto importanti nella gestione degli articoli di vendita e e la gestione magazzino.
In questo primo articolo ci occuperemo della creazione di etichette con Microsoft Word usando come esempio un archivio creato dal software gestionale Navigator 6 di Boma Software (si rimanda al terzo articolo le indicazioni sulla gestione degli articoli tramite etichette barcode).
Aprire con Microsoft Word un nuovo documento per creare una nuova etichetta oppure aprire un documento esistente precedentemente utilizzato per unire etichette.
- Aprire il documento in Word e avviare la stampa unione. Per effettuare questa operazione, attenersi alla procedura appropriata per la versione di Word in uso.
- Microsoft Word 2002
Scegliere Lettere e indirizzi dal menu Strumenti, quindi fare clic su Creazione guidata Stampa unione. - Microsoft Office Word 2003
Scegliere Lettere e indirizzi dal menu Strumenti, quindi Stampa unione. - Microsoft Office Word 2007, Word 2010
Nella scheda Lettere fare clic su Inizia stampa unione, quindi su Creazione guidata Stampa unione.
- Microsoft Word 2002
- In Selezione del tipo di documento fare clic su Etichette, quindi scegliere Successivo: Documento di partenza.
Verrà visualizzato il Passaggio 2 della procedura di Stampa unione. - In Scelta del documento di partenza fare clic su Cambia il layout del documento o su Inizia da un documento esistente.L’opzione Cambia il layout del documento consente di utilizzare uno dei modelli di stampa unione per impostare le opzioni per le etichette. Scegliendo Opzioni etichette verrà visualizzata la finestra di dialogo Opzioni etichette. Selezionare il tipo di stampante (ad aghi o laser), il tipo di etichetta (ad esempio, Avery) e il numero di prodotto. Se si utilizza un’etichetta personalizzata, scegliere Dettagli e digitare le dimensioni dell’etichetta. Scegliere OK.L’opzione Inizia da un documento esistente consente di aprire un documento di stampa unione esistente e di utilizzarlo come documento principale.
- Scegliere Successivo: Selezione destinatari.
Selezione dell’origine dati
In Seleziona destinatari nel riquadro attività Stampa unione selezionare l’opzione dell’origine “Usa elenco esistente” . L’origine dati contiene le informazioni che variano da un’etichetta all’altra. Nel nostro caso sceglieremo la tabella BARCODE di barcode.mdb generato dal software gestionale Navigator 6 che si trova in “c:\navdoc\barcode\” (è possibile scaricare gratis il software Navigator 6 qui).
Per aprire un’origine dati esistente, attenersi alla seguente procedura:
- Nel riquadro attività Stampa unione scegliere Usa un elenco esistente, quindi fare clic su Sfoglia sotto l’intestazione Usa un elenco esistente.Verrà visualizzata la finestra di dialogo Seleziona origine dati.
Dall’elenco di file nella finestra di dialogo Seleziona origine dati selezionare l’origine dati che si desidera utilizzare, ovvero la tabella BARCODE di barcode.mdb in “c:\navdoc\barcode\”, quindi scegliere Apri.
In Word verrà visualizzata la finestra di dialogo Destinatari Stampa unione che consente di modificare ulteriormente i dati. Una volta apportate le modifiche desiderate, scegliere OK.
Verrà visualizzata l’etichette creata.
- Scegliere Successivo: composizione lettera per impostare il documento principale.
Se si vuol visualizzare i bordi della tabella e vedere se corrispondono alle etichette in uso selezionare la tabella e cliccare con il tasto destro del mouse.
Dalla finestra che si apre cliccare sul bottone Bordi e sfondo… Dalla finestra Bordi e sfondo scegli Tutti , quindi scegli lo Stile , il Colore e lo Spessore : può essere utile scegliere lo stile punteggiato, un colore grigio chiaro e uno spessore piccolo.
Si potrà così vedere il foglio suddiviso nelle varie etichette:
Disposizione etichette
Nel passaggio nr 4 si deve comporre i campi del database nell’etichette.
Sceglieremo l’opzione Altro:
Scegliere i campi del database da inserire nella etichetta:
Formattazione campi
A questo punto i campi vanno formattati nell’etichetta, scegliendo il font e il posizionamento all’interno.
Formattazione valuta
I campi numerici ed i campi valuta devono essere formattati per avere il formato usuale € #.##0.00
Premere ALT+F9 per visualizzare il codice di base del campo che avrà il seguente aspetto:
L’articolo ordinato avrà un costo di { MERGEFIELD “Prezzo” }.
È possibile controllare la formattazione dei prezzi nel campo digitando semplicemente alcuni caratteri aggiuntivi, come ad esempio un parametro di formattazione, tra le parentesi graffe.
Per includere:
- un segno di euro
- quattro cifre per impostazione predefinita e uno spazio se il numero da unire è composto solo da tre cifre
- due posizioni decimali
- e una virgola tra il primo e il secondo gruppo di numeri
digitare quanto formattato in grassetto nel codice di campo:
{ MERGEFIELD “Prezzo” \# €#.###,00 }
Una volta completata la digitazione, premere ALT+F9 per interrompere l’accesso ai codici di campo. Quando si effettuerà la stampa unione, tutti i prezzi saranno formattati esattamente nel modo desiderato. È possibile utilizzare questo stesso approccio con numeri diversi dai prezzi.
Per ulteriori informazioni sulla formattazione dei numeri mediante un parametro, fare clic sul collegamento Parametro Numero (\#) nella casella Vedere anche.
Determinazione barcode Fre 3 of 9 (font istallato col programma Navigator)
Inserire un asterisco * prima e dopo <CodArt> ovvero il campo che si vuol convertire in barcode.
Dopo di che selezionare i caratteri da * ad * cercando di non includere altri caratteri e trasformarli nel carattere Free 3 of 9 . Word ha il “difetto” di includere anche un carattere blank quando si fa questa selezione. Per evitare ciò inserire un carattere di controllo (ad esempio un punto ”.”) in modo da verificare che la selezione non includa questo carattere estraneo. Fatta la trasformazione, eliminare il carattere.
Terminata la formattazione premere Aggiorna tutte le etichette per applicare tale formattazione a tutte le etichette
Visualizzazione anteprima e stampa
Il passo successivo è la visualizzazione dell’anteprima:
Quello definitivo è la stampa delle etichette.
Uso del file creato come modello
Il file creato può essere usato come modello per tutte le stampe che devono essere create per quelle etichette di quelle dimensioni. Ogni volta che il file viene aperto andrà a cercare il database barcode.mdb che non avremo opportunamente generato. In questo modo i dati si aggiorneranno e verrà riproposta la nuova selezione di etichette.
Articoli successivi:
Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con OpenOffice Writer 2/3
Etichette per barcode: Gestione dei codici a barre (barcode) in Navigator, software gestionale 3/3
Riferimenti:
Guida in linea di Navigator 6, generazione etichette codice a barre
La gestione della Prima Nota 2/2
Vediamo in che modo il software gestionale Navigator di Boma Software riesce a gestire la Prima Nota. E’ possibile scaricare gratuitamente il software gestionale Navigator 6 da qui.
La gestione della prima nota viene effettuata in Navigator 6 all’interno della sezione REGISTRO DELLE ENTRATE ED USCITE.
In questa sezione si inseriscono le registrazioni relative alle entrate ed uscite sostenute per la determinazione della prima nota.
Si distinguono obbligatoriamente le entrate ed uscite fra banca e cassa.
Una prima fonte di dati per determinare la prima nota proviene dalla registrazione dei pagamenti e riscossioni delle fatture.
Ogni volta che registriamo il saldo di una scadenza nelle nostre fatture, come ad esempio il pagamento di una scadenza di una fattura di un fornitore, il dato viene automaticamente inserito nel registro delle entrate ed uscite.
A questi dati, che si producono naturalmente dalla gestione dei pagamenti e riscossioni delle fatture, si aggiungono tutte le altre spese che vanno ad incidere sulla cassa e sulla banca.
Le schermate presenti in questa sezione sono:
Voci di spesa: Si inseriscono in questa schermata le tipologie di spesa che andranno attribuite nel registro.
Guardate il video:
Le Prima nota: Si visualizza l’insieme delle operazioni effettuate
L’ Inserimento delle entrate e delle uscite: si inseriscono le registrazioni di cassa, banca aggiuntive e i giroconti
Inserimento delle entrate e delle uscite
Guardiamo il video con un esempio di inserimento:
Facciamo un esempio per spiegare il funzionamento.
Nel giorno 5 aprile è stata saldata una rata di una fattura per cassa (€ 477,60).
Nello stesso giorno sono stati portati € 400 in banca. Quindi abbiamo svuotato la cassa di € 400,00 e inserito in banca € 400,00. Tale operazione contabile viene definita giroconto ed è composta obbligatoriamente da 2 dati inseriti, uno di uscita ed uno di entrata o viceversa, sempre di pari importo.
Un altro esempio di giroconto è il prelievo in banca danaro che va ad alimentare la cassa.
Ci sono, inoltre, spese o entrate che si sostengono (non provenienti dall’attività di fatturazione) che vanno ad incrementare o a ridurre la disponibilità della banca o della cassa. Tali operazioni sono dette singole.
Inserire una spesa o una entrata:
Posizionarsi sul giorno in cui si è verificato l’evento:
Notate come nella parte alta della schermata viene segnalata per lo stesso giorno il pagamento di una fattura. Anche questa voce che non abbiamo editato qui ma che risulta dalla registrazione di una riscossione entrerà a fa r parte della prima nota
Premere il pulsante aggiungi (freccia rossa in basso a sx).
Cliccare sulla testata della colonna “Operazione” (prima freccia blu a sinistra) per inserire il tipo di operazione da eseguire (singola o giroconto).
Descrivere l’operazione in “Descrizione” scrivendo dentro la casella, oppure se la descrizione fosse molto lunga cliccare sull’intestazione della colonna Descrizione per editare nell’apposito editor una descrizione più ampia.
Dare conferma una volta terminato. Indicare il tipo di spesa facendo apparire l’elenco delle opzioni premendo sull’intestata delle colonna del “TipoSpesa”.
La data non è modificabile.
Quindi, inserire il valore in una sola della 4 caselle se si tratta di un’operazione singola mentre se si tratta di un giroconto inserire i 2 valori. Questi devono essere uguali.
Una volta inserite tutte le voci di entrata e di uscita per quel giorno premere il pulsante salva:
Nella prima nota la situazione delle entrate ed uscite relative al giorno 5/4/2010 nella schermata di prima nota sarà la seguente:
Notate come nella schermata di rappresentazione della prima nota la giorno 05/04/2010 le operazioni siano state 2: la riscossione di una fattura di un cliente per cassa di 477,60 Euro ed il deposito in banca di 400 Euro.
Guardate il video relativo alla prima nota
Fate ulteriori prove tramite il download gratuito del software gestionale Navigator 6 da qui
Referimenti:
Guida di Navigator 6: http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/registro.pdf
La gestione della Prima Nota 1/2
La Prima Nota fa parte della contabilità elementare e serve per la preparazione e la futura stesura del libro giornale.
Soprannominato anche brogliaccio, questo registro non è obbligatorio: mentre la forma della Prima Nota è libera, il libro giornale segue le strette regole della partita doppia. Visto che non richiede particolari condizioni di forma, il registro è spesso gestito con un solo foglio di calcolo del tipo Microsoft Excel o ma anche software gestionali come Navigator 6 di Boma Software.
Lo scopo principale della Prima Nota è di mostrare lo stato di salute della gestione aziendale sotto il profilo della sua liquidità.
La gestione della prima nota è un elemento fondamentale del cruscotto aziendale.
Il contenuto della Prima Nota è cronologico e riporta fedelmente tutte le registrazioni relative a fatti esterni all’azienda in ordine di data.
I dati da registrare, che andranno riscritti anche sul libro giornale, sono relativi sia a ricavi e costi, sia a debiti e crediti (in termini finanziari di cassa e banca).
I ricavi e i costi derivano dalle fatture emesse (fatture attive) e fatture ricevute (fatture passive) e da altri documenti (come quietanze, ricevute fiscali, ecc.) mentre per i debiti e crediti sono necessari ulteriori documenti specifici che vanno richiesti all’imprenditore.
Per la gestione finanziaria della Prima Nota si deve dividere tra: Prima Nota Cassa e Prima Nota Banca.
La prima nota cassa rappresenta tutte le movimentazioni effettuate con denaro contante (pagamenti, incassi…), mentre la prima nota banca quelle effettuate tramite conti correnti aziendali e carte di credito. Tutti questi movimenti andranno registrati nel nostro software gestionale (es Navigator), compresi i giroconto che rappresentano il passaggio del denaro da cassa a banca e viceversa.
La redazione di una buona prima nota costituisce un grande aiuto per la compilazione del libro giornale, mentre se questa è carente di informazioni porta a uno spreco di tempo per l’azienda, poiché il contabile dovrà richiedere le informazioni mancanti all’imprenditore.
Alcuni consigli per evitare di avere una Prima nota insufficiente possono essere quelli di:
- Inserire i tutti i dati utili al contabile per ogni singolo movimento riportato: la data, il mezzo di pagamento, l’importo, il numero della fattura, la data dell’incasso o del saldo;
- Cercare di utilizzare di più pagamenti bancari rispetto a quelli in denaro contante, in questo modo dall’estratto conto risulterebbe sempre la movimentazione precisa;
- Indicare sempre le causali dei bonifici e giroconto.
Vedremo nella seconda parte di questo articolo come il software gestionale Navigator di Boma Software gestisce la prima nota di Banca e Cassa: La gestione della Prima Nota 2/2.
La prima fattura con Navigator 6 (nuova fattura)
In questo articolo impareremo a creare la nostra prima fattura in Navigator 6, il software di fatturazione, prima nota e gestione magazzino per le PMI (Piccole e Medie Imprese) . Scaricate gratis Navigator qui.
Per prima cosa bisogna aprire il programma e nel menu scegliere la voce documenti. All’interno troveremo la dicitura Fatture – Note di credito su cui cliccheremo sopra.
Ogni documento in Navigator 6 (Fattura, Ddt, Preventivo o Ordine) ha uno stato. Per stato si intende la possibilità di editare o meno all’interno dei campi. L’editazione è possibile nello stato di nuovo e di modifica.
Inserire, quindi, il cliente pescando dall’anagrafica o aggiungerlo premendo sul “+” accanto alla dicitura cliente e gli articoli e o servizi.
Inseriamo a questo punto le righe della fattura. Posizioniamoci sulla scheda righe fattura (righe del documento) e premiamo sul tasto aggiungi per inserire una riga in fattura. Appena sopra il tasto aggiungi apparirà una riga con i campi di inserimento.
La regola generale è che si può editare un campo della griglia di inserimento delle righe di fattura quando il cursore staziona all’interno del campo. Per spostarsi da un campo all’altro è possibile utilizzare i tasti direzione (freccette sinistra e destra) oppure il mouse. Per confermare la riga in fattura si può premere il pulsante conferma riga oppure il tasto invio sulla tastiera del pc.
Esistono dei campi con funzioni d’uso speciali nella griglia di editazione delle righe fattura. La caratteristica comune è che cliccando sull’intestazione della colonna apparirà una schermata che permetterà di fare una specifica funzione.
CodArt
Cliccando sopra la colonna CodArt appare un finestra dalla quale scegliere l’articolo. La scelta determina il riempimento di tutti i campi.
Descrizione (campo memo)
Cliccando sulla colonna descrizione apparirà la schermata modifica descrizione. E’ possibile modificare la descrizione inserita oppure editare una nuova descrizione vedendo per esteso quello che si sta scrivendo. E’ possibile ‘pescare’ delle descrizioni registrate oppure salvare la descrizione che si è appena digitata per riutilizzarla in occasioni successive. Per inserire la descrizione all’interno del relativo campo premere conferma.
In alcuni casi è necessario inserire nel corpo dei documenti, soprattutto nei ddt e nelle fatture, delle descrizioni svincolate da una valutazione quantitativa e monetaria. E’ possibile inserire queste descrizioni scegliendo come unità di misura Rif. O Des.
Unità di misura
Cliccando sulla colonna apparirà una finestra che permetterà di scegliere l’unità di misura. Esistono delle unità di misura speciali come Des. e Rif. che permettono di inserire descrizioni all’interno del corpo dei documenti.
Una volta completato l’inserimento dei campi occorre confermare la riga.
La conferma può essere effettuata sia premendo il pulsante conferma riga col mouse sia premendo il tasto Invio della tastiera del pc.
