Il documento di trasporto DDT e software gestionali 2/2
Nella prima parte di questo articolo abbiamo fatto una panoramica generica sul ddt(documento di trasporto) e sulle sue caratteristiche peculiari. In questa seconda parte ci occuperemo di illustrare come viene effettuata la gestione di un ddt all’interno del software gestionale Navigator 6 di Boma Software. E’ possibile scaricare Navigator 6 qui.
E’ possibile accedere alla gestione dei ddt (documenti di trasporto) in Navigator attraverso il menù all’interno della categoria Documenti.
Arrivati a questo punto è possibile scegliere se inserire Ddt per i clienti o da fornitori.
Per inserire un nuovo record si fa clic sul pulsante Nuovo e se assumerà una forma ‘incassata’ vorrà dire che il programma è in editazione.
Per ogni record il sistema attribuirà un codice progressivo che gli garantirà una propria univocità. Qualora il record non verrà terminato il numero progressivo a lui attribuito andrà perso.
Quando si inserisce un nuovo Ddt la cosa da fare è indicare il cliente o il fornitore. Se il cliente o il fornitore sono in anagrafica cliccheremo sul pulsante cerchiato di rosso in figura.
Apparirà una finestra di ricerca nella quale cercheremo il cliente o fornitore.
Se il cliente o il fornitore non sono in anagrafica si cliccherà sul segno + e si aprirà la schermata dell’anagrafica clienti o fornitori. Inseriremo il nuovo Cliente o Fornitore. Per salvarlo all’interno nel documento faremo doppio clic sulla casella del codice oppure sull’apposito pulsante in basso sulla destra.
Il numero identificativo del Ddt viene attribuito in automatico ma può essere indicato anche manualmente.
Ad esempio, l’utente ha fatto l’ultimo Ddt il 25 gennaio 2010 nr13 con altro software, diverso da Navigator. Se stiamo facendo il primo Ddt con Navigator, inseriremo manualmente il numero 14. Per i Ddt successivi sarà il programma a determinare il progressivo a partire dal nr 15.
Per inserire una nuova riga posizionarsi sulla scheda Righe documento.
Premere il tasto aggiungi per inserire una nuova riga.
Appena sopra il tasto aggiungi apparirà una riga con i campi di inserimento. Nell’esempio sotto viene riportata la riga di inserimento relativa al corpo Ddt.
CodArt
Cliccando sopra la colonna CodArt appare un schermata dalla quale si può scegliere l’articolo. La scelta determina il riempimento di tutti i campi.
Descrizione (campo memo)
Cliccando sulla colonna descrizione apparirà la schermata modifica descrizione. E’ possibile modificare la descrizione inserita oppure editare una nuova descrizione vedendo per esteso quello che si sta scrivendo. E’ possibile utilizzare delle descrizioni già registrate oppure salvare la descrizione che si è appena digitata per riutilizzarla in occasioni successive. Per inserire la descrizione all’interno del relativo campo premere conferma.
Unità di misura
Cliccando sulla colonna apparirà una finestra che permetterà di scegliere l’unità di misura. Esistono delle unità di misura speciali come Des. e Rif. le quali permettono di inserire descrizioni all’interno del corpo dei documenti.
Quantità
Si riferisce alla quantità della merce. È un campo numerico e viene inserito manualmente da parte dell’utente.
Prezzo
Indica il prezzo unitario della merce e viene inserito automaticamente al momento della scelta iniziale dell’articolo.
La quantità e il prezzo totale del Ddt verrà riportato in basso all’interno dei due campi Q Totale e Totale €.
Prima di procedere con il salvataggio del documento bisogna passare alla scheda Trasporto.
Qui andranno inseriti tutti i dati richiesti dal form. Una volta effettuata questa operazione si può fare clic sul pulsante Salva, indicato con l’immagine di un dischetto.
I dati saranno salvati all’interno del software e saranno a disposizione dell’utente tutte le volte che ne avrà bisogno.
Ddt (documento di trasporto) e gestione Magazzino
E’ possibile eseguire una operazione di scarico per vendita all’atto dell’emissione di un Ddt a cliente (vendita a cliente) quando si effettua un ddt per un Cliente, mentre è possibile fare una operazione di scarico per restituzione a fornitore, ovviamente nel caso in cui si effettui un ddt a fornitore.
Se il modulo di magazzino è attivo, l’emissione del documento di trasporto Ddt produrrà lo scarico lo scarico dell’articolo o degli articoli movimentabili inseriti nel corpo del documento.
Verrà attribuito anche un codice di scarico in modo da visualizzare lo scarico nella form dei carichi/scarichi (per maggiore informazioni consultare la guida).
Le righe che appaiono nella sezione apposita nel ddt non sono modificabili.
E’ possibile modificare i valori solo modificando le righe del ddt.
Attenzione !!!
I carichi per acquisto merce vengono registrati nella form di carico/scarico. Quindi i ddt dei fornitori devono essere registrati solo ed unicamente nella form di carico/scarico.
Fatturazione di ddt già scaricati
Nel caso in cui si fatturi ddt già scaricati la fatturazione non produrrà un ulteriore scarico.
Tale situazione è segnalata da un numero di documento di carico/scarico sempre uguale a -1
Ddt (documenti di trasporto) e fatturazione differita
E’ possibile fatturare i ddt emessi, contrassegnati come fatturabili, in un’unica soluzione.
Per ogni Cliente è possibile vedere i documenti da fatturare nell’arco di tempo (data) indicato.
Si effettuerà fattura per i ddt che sono stati selezionati.
Vediamo in questo video come realizzare la fatturazione differita:
L’operazione di fatturazione viene fatta Cliente per Cliente, aprendo la schermata di fatturazione.
Le tipologie di fatturazione sono 4:
Fattura dettagliata
Vengono riportate in fattura in modo dettagliato tutte le righe dei ddt distinte per ddt.
Premendo il pulsante “avvia” si apre la schermata della fatturazione.
Si riporta il dettaglio di ogni ddt preceduto da una riga di riferimento al ddt.
Fattura raggruppata
Vengono riportati in fattura tutti gli articoli (una riga per ogni articolo) raggruppandone le quantità.
Premendo il pulsante avvia si apre la schermata della fatturazione.
Chiudi senza fattura
Chiude i ddt senza fatturarli.
I ddt vengono chiusi senza effettuare la fattura relativa.
Fattura il totale
Si fattura l’importo totale dei ddt immettendo un’unica descrizione e legandola ad un articolo dell’anagrafica.
Premendo il pulsante avvia si apre la schermata della fatturazione.
Riferimenti
http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/documenti.pdf
http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/fattddtordini.pdf
http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/magazzino.pdf
Video tutorial
Nella sezione multimedia guarda i video tutorial dedicati alla Fatturazione da DDT ed Ordini
Fatturazione da Documenti di Trasporto (ddt)
http://www.bomasoftware.it/multimedia/default.asp?ordine=001.001.003.009.000
Navigator 6 recensito da pmi.it
Navigator 6, il nostro software di fatturazione , prima nota e magazzino, è stato recensito in data 25 luglio 2012 dal famoso sito pmi.it, il portale delle piccole e medie imprese italiane a cura di di Marco Mattioli (leggi la recensione).
In particolare l’Autore riconosce al nostro software di gestione Navigator le caratteristiche di semplicità, di intuitività delle operazioni, dell’integrazione fra loro dei moduli, ponendo un forte accento sulle caratteristiche veramente uniche del Magazzino e della gestione documentale.
Ecco alcuni stralci:
“..L’interfaccia utente si presenta semplice e intuitiva, rendendosi pertanto indicato a chi sia alla ricerca di un programma gestionale non complicato e di uso immediato.”
“… Navigator è composto da diversi moduli che si integrano pienamente fra di loro, a cominciare dal magazzino il quale consente di gestire in modo intuitivo operazioni di carico e scarico, grazie anche al supporto di lettori di codici a barre. Non mancano funzionalità per monitorare le scorte e in caso di raggiungimento dei livelli minimi fissati vengono attivate procedure per il riordino automatico, potendo anche tenere conto di indici di rotazione durata.”
“… La gestione dei documenti è anch’essa di livello avanzato e si riescono facilmente ad inviare file per posta elettronica o ad esportarli nei formati PDF, Word, Excel e XML per poterli rielaborare con altri programmi.”
“… Il sistema è di tipo client-server e multiutente in modo da accedervi secondo profili personalizzati ed è stato progettato per ridurre ai minimi termini il traffico di rete per mantenere prestazioni elevate.”
E’ inutile dire che questa recensione, fatta da un sito così importante come pmi.it, sia per noi motivo di grande orgoglio e di forte stimolo a migliorare sempre più i nostri prodotti.
