Gestione magazzino

Il documento di trasporto DDT e software gestionali 2/2

Nella prima parte di questo articolo abbiamo fatto una panoramica generica sul ddt(documento di trasporto) e sulle sue caratteristiche peculiari. In questa seconda parte ci occuperemo di  illustrare come viene effettuata la gestione di un ddt all’interno del software gestionale Navigator 6 di Boma Software. E’ possibile scaricare Navigator 6 qui.

 

E’ possibile accedere alla gestione dei ddt (documenti di trasporto) in Navigator attraverso il menù all’interno della categoria Documenti.

Scelta del form Ddt(documento di trasporto) dal Menù documenti

 

Arrivati a questo punto è possibile scegliere se inserire Ddt per i clienti o da fornitori.

Per inserire un nuovo record si fa clic sul pulsante Nuovo e se assumerà una forma ‘incassata’ vorrà dire che il programma è in editazione.

Come creare un nuovo ddt

Per ogni record il sistema attribuirà un codice progressivo che gli garantirà una propria univocità. Qualora il record non verrà terminato il numero progressivo a lui attribuito andrà perso.

software gestionale Navigator 6

Quando si inserisce un nuovo Ddt la cosa da fare è indicare il cliente o il fornitore. Se il cliente o il fornitore sono in anagrafica cliccheremo sul pulsante cerchiato di rosso in figura.

Software gestionale Navigator 6, inserimento di un Cliente nul ddt

Apparirà una finestra di ricerca nella quale cercheremo il cliente o fornitore.

Scelta del cliente o fornitore per l'inserimento nel Ddt(documento di trasporto)

Se il cliente o il fornitore non sono in anagrafica si cliccherà sul segno + e si aprirà la schermata dell’anagrafica clienti o fornitori. Inseriremo il nuovo Cliente o Fornitore. Per salvarlo all’interno nel documento faremo doppio clic sulla casella del codice oppure sull’apposito pulsante in basso sulla destra.

Software gestionale Navigator 6, Inserimento di un Cliente o fornitore nel Ddt

Il numero identificativo del Ddt viene attribuito in automatico ma può essere indicato anche manualmente.

Ad esempio, l’utente ha fatto l’ultimo Ddt il 25 gennaio 2010 nr13 con altro software,  diverso da Navigator. Se stiamo facendo il primo Ddt con Navigator, inseriremo manualmente il numero  14. Per i Ddt successivi sarà il programma a determinare il progressivo a partire dal nr 15.

Per inserire una nuova riga posizionarsi sulla scheda Righe documento.

Software gestionale Navigator 6, inserimento righe ddt(documento di trasporto)

Premere il tasto aggiungi per inserire una nuova riga.

Navigator 6, gestione ddt

Appena sopra il tasto aggiungi apparirà una riga con i campi di inserimento. Nell’esempio sotto viene riportata la riga di inserimento relativa al corpo Ddt.
Gestione riga ddt in Navigator 6, software gestionale di fatturazione e magazino

CodArt

Cliccando sopra la colonna CodArt appare un schermata dalla quale si può scegliere l’articolo. La scelta determina il riempimento di tutti i campi.

Descrizione (campo memo)

Cliccando sulla colonna descrizione apparirà la schermata  modifica descrizione. E’ possibile modificare la descrizione inserita oppure editare una nuova descrizione vedendo per esteso quello che si sta scrivendo. E’ possibile utilizzare delle descrizioni già registrate oppure salvare la descrizione che si è appena digitata per riutilizzarla in occasioni successive. Per inserire la descrizione all’interno del relativo campo premere conferma.

Unità di misura

Cliccando sulla colonna apparirà una finestra che permetterà di scegliere l’unità di misura. Esistono delle unità di misura speciali come Des. e Rif. le quali permettono di inserire descrizioni all’interno del corpo dei documenti.

Quantità

Si riferisce alla quantità della merce.  È un campo numerico e viene inserito manualmente da parte dell’utente.

Prezzo

Indica il prezzo unitario della merce e viene inserito automaticamente al momento della scelta iniziale dell’articolo.

La quantità e il prezzo totale del Ddt verrà riportato in basso all’interno dei due campi Q Totale e Totale €.

Prima di procedere con il salvataggio del documento bisogna passare alla scheda Trasporto.

Software gestionale di fatturazione, magazzino e prima nota Navigator 6

Qui andranno inseriti tutti i dati richiesti dal form. Una volta effettuata questa operazione si può fare clic sul pulsante Salva, indicato con l’immagine di un dischetto.

Software gestionale Navigator, fatturazione, magazzino e prima nota

 

I dati saranno salvati all’interno del software e saranno a disposizione dell’utente tutte le volte che ne avrà bisogno.

 

Ddt (documento di trasporto) e gestione Magazzino

 

E’ possibile eseguire una operazione di scarico per vendita all’atto dell’emissione di un Ddt a cliente (vendita a cliente) quando si effettua un ddt per un Cliente, mentre è possibile fare una operazione di scarico per restituzione a fornitore, ovviamente nel caso in cui si effettui un ddt a fornitore.
Se il modulo di magazzino è attivo, l’emissione del documento di trasporto Ddt produrrà lo scarico lo scarico dell’articolo o degli articoli movimentabili inseriti nel corpo del documento.
Verrà attribuito anche un codice di scarico in modo da visualizzare lo scarico nella form dei carichi/scarichi (per maggiore informazioni consultare la guida).
Le righe che appaiono nella sezione apposita  nel ddt non sono modificabili.
E’ possibile modificare i valori solo modificando le righe del ddt.

Software gestionale Navigator 6, gestione del magazzino dal ddt

Attenzione !!!

I carichi per acquisto merce vengono registrati nella form di carico/scarico. Quindi i ddt dei fornitori devono essere registrati solo ed unicamente nella form di carico/scarico.

 

Fatturazione di ddt già scaricati

 

Nel caso in cui si fatturi ddt già scaricati la fatturazione non produrrà un ulteriore scarico.
Tale situazione è segnalata da un numero di documento di carico/scarico sempre uguale a  -1

 

Ddt (documenti di trasporto) e fatturazione differita

E’ possibile fatturare i ddt emessi, contrassegnati come fatturabili, in un’unica soluzione.

Software gestionale Navigator 6, Fatturazione differita da ddt

Per ogni Cliente è possibile vedere i documenti da fatturare nell’arco di tempo (data) indicato.
Si effettuerà fattura per i ddt che sono stati selezionati.

 

Vediamo in questo video come realizzare la fatturazione differita:

L’operazione di fatturazione viene fatta Cliente per Cliente, aprendo la schermata di fatturazione.

 

Le tipologie di fatturazione sono 4:

 

Fattura dettagliata

Vengono riportate in fattura in modo dettagliato tutte le righe dei ddt distinte per ddt.
Premendo il pulsante “avvia” si apre la schermata della fatturazione.
Si riporta il dettaglio di ogni ddt preceduto da una riga di riferimento al ddt.

 

Fattura raggruppata

Vengono riportati in fattura tutti gli articoli (una riga per ogni articolo) raggruppandone le quantità.
Premendo il pulsante avvia si apre la schermata della fatturazione.

 

Chiudi senza fattura

Chiude i ddt senza fatturarli.
I ddt vengono chiusi senza effettuare la fattura relativa.

 

Fattura il totale

Si fattura l’importo totale dei ddt immettendo un’unica descrizione e legandola ad un articolo dell’anagrafica.
Premendo il pulsante avvia si apre la schermata della fatturazione.

Riferimenti

http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/documenti.pdf

http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/fattddtordini.pdf

http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/magazzino.pdf

 

Video tutorial

Nella sezione multimedia guarda i video tutorial dedicati alla Fatturazione da DDT ed Ordini
Fatturazione da Documenti di Trasporto (ddt)

http://www.bomasoftware.it/multimedia/default.asp?ordine=001.001.003.009.000

Etichette per barcode: Gestione dei codici a barre (barcode) in Navigator, software gestionale 3/3

Per l’esercitazione sulla realizzazione di etichette barcode (codice a barre) potrete scaricare il software gestionale Navigator 6 di Boma Software qui.

 

In questo ultimo articolo ci occuperemo di vedere come viene gestita la realizzazione di etichette per gli articoli nel software gestionale Navigator6.

Per la creazione di etichette in stampa unione con Microsoft Word e OpenOffice Write si rimanda agli articoli precedenti:

Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con Microsoft Word 1/3
Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con OpenOffice Writer 2/3 
L’utilizzo delle etichette è di fondamentale importanza nella gestione del magazzino, ovvero nella gestione dei carichi/scarico di magazzino, nella vendita, nella generazione dei Ddt e degli ordini. Ogni documento di Navigator 6 può essere gestito tramite il codice a barre. Per documenti intendiamo le fatture, i ddt (documenti di trasporto), gli ordini, i preventivi, il carico/scarico di magazzino.

Codice a barre

 

Navigator 6 si avvale per la gestione di fatture, ddt, preventivi, ordini e carico scarico di lettori barcode (lettori codice a barre).
Le tipologie di codice utilizzate sono 2: una interna che fa riferimento al codice articolo  ed una esterna che fa riferimento al codice che si trova sul prodotto (EAN 13 oppure codice 128). I lettori barcode utilizzati sono quelli ad emulazione testiera, sia ps2, sia usb sia wireless.
Nei documenti che utilizzano il codice a barre (fattura, ddt, ordine, preventivo e carico scarico di Magazzino, etichette barcode) è possibile utilizzare indifferentemente le due tipologie sopra menzionate.
Infatti , spesso, non tutti i prodotti hanno la codifica barcode, per cui per ovviare a questo è possibile etichettare i prodotti non forniti di etichetta barcode con una etichettatura interna.

 

Inserimento del Codice a Barre in anagrafica

Il software gestionale Navigator gestisce sia il codice a barre sull'etichetta del prodotto sia un codice a barre interno

All’interno dell’anagrafica articoli è possibile “allegare” il codice a barre presente sull’etichetta del prodotto.
Una volta allegato, il codice potrà essere utilizzato nei documenti del programma. Per fare ciò è sufficiente posizionare il cursore all’interno della casella di testo del codice a barre del prodotto e leggere il codice con un lettore barcode.
In alternativa Navigator produce una codifica interna che fa riferimento al codice articolo.
La codifica utilizzata viene detta Code39.

 

Lettori Barcode (lettori codici a barre)

Non abbiamo preferenze per la scelta dei lettori codici a barre. L’unica caratteristica che devono avere è quella di saper riconoscere il Code39 ed il Codice EAN 13 (quello stampigliato sui prodotti commerciali).
Prima di impiegare il lettore in Navigator provate a “sparare” un codice su di un documento notepad.
Se la lettura produce il codice indicato nel codice a barre allora avrete la riprova che la lettura avviene in modo efficace.
L’unica accortezza che si richiede è quella di settare il vostro lettore perché faccia il “ritorno Carrello”.
In molti lettori questa è la configurazione standard.
Si raccomanda, comunque, di porre attenzione al manuale del produttore.

 

Uso dei lettori codice a barre nei documenti

L’uso dei codici a barre all’interno di un documento è un modo rapido per produrre il corpo del documento.
E’ importante che il lettore come sopra descritto  sia settato per gestire il ritorno carrello in quanto questo permette di “sparare” sull’etichetta ed aggiungere subito l’articolo nell’elenco.

Dettaglio dell'inserimento del codice articolo nella griglia dati

Premere aggiungi ed assicurarsi che il cursore sia all’interno del campo del codice articolo (codArt). Quindi “sparare” sull’etichetta del prodotto. Si ricorda di allegare prima l’etichetta all’anagrafica in modo che il programma riconosca l’articolo.

Etichette Barcode (stampa etichette con codice a barre)

Possiamo trovare la gestione della creazione delle etichette all'interno del menù archivi in Navigator 6

Il programma mette in grado l’utente di produrre delle etichette utilizzando un’apposita form che produce un archivio degli articoli che potranno essere utilizzai per emettere le etichette. Sarà l’utente, attraverso la realizzazione di un file in stampa  unione di Microsoft Word oppure di Writer OpenOffice, a realizzare un modello che produca delle etichette di dimensione appropriata ed adatte alla propria stampante.

Vedi i precedenti articoli:

Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con Microsoft Word 1/3

Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con OpenOffice Writer 2/3

Elenco delle etichette relative agli articoli da stampare

Inserire gli articoli di cui si vuol produrre le etichette. Indicare in quantità il numero di etichette che si vuol produrre.
L’inserimento degli articoli avviene nel modo consueto:

digitare il codice, oppure scegliere l’articolo dal menù che appare cliccando sulla colonna CodArt in basso.

Per scegliere l'articolo da inserire cliccare sulla testata della colonna codart

 

Premendo il pulsante elabora, il programma produrrà 2 archivi all’interno della directory  “c:\navdoc\barcode\”

Uno sarà in formato Microsoft Access, l’altro in formato CSV (formato testo). Questi due archivi hanno sempre lo stesso nome ovvero “barcode.mdb” e “barcode.csv”.
Questi file contengono tutti i dati relativi agli articoli che abbiamo selezionato e ci permetteranno di realizzare uno o più modelli con Microsoft Word oppure con OpenOffice Writer per la realizzazione delle etichette.
Una volta realizzati questi modelli, basterà aggiornare gli archivi suddetti con la selezione degli articoli e dei quantitativi di etichette da stampare ed aprire i modelli creati.

Questi modelli  si aggiorneranno all’ultima versione dell’archivio barcode.mdb oppure barcode.csv creato riproducendo l’elenco da noi determinato con la nostra form.

Creazione di modelli in Word, OpenOffice e creazione di archivi dati

 

 

Articoli precedenti:
Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con Microsoft Word 1/3

Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con OpenOffice Writer 2/3 

Riferimenti

Guida in linea di Navigator 6, generazione etichette codice a barre

Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con Microsoft Word 1/3

Questo è il primo di una serie articoli dedicati alla creazione di etichette per barcode con particolare attenzione alla creazione di etichette per la gestione di articoli per il codice a barre (Barcode) molto importanti nella gestione degli articoli di vendita  e e la gestione magazzino.

In questo primo articolo ci occuperemo della creazione di etichette con Microsoft Word usando come esempio un archivio creato dal software gestionale Navigator 6 di Boma Software (si rimanda al terzo articolo  le indicazioni sulla gestione degli articoli tramite etichette barcode).

Aprire con Microsoft Word un nuovo documento per creare una nuova etichetta oppure aprire un documento esistente precedentemente utilizzato per unire etichette.

  1. Aprire il documento in Word e avviare la stampa unione. Per effettuare questa operazione, attenersi alla procedura appropriata per la versione di Word in uso.
    • Microsoft Word 2002
      Scegliere Lettere e indirizzi dal menu Strumenti, quindi fare clic su Creazione guidata Stampa unione.
    • Microsoft Office Word 2003
      Scegliere Lettere e indirizzi dal menu Strumenti, quindi Stampa unione.
    • Microsoft Office Word 2007, Word 2010
      Nella scheda Lettere fare clic su Inizia stampa unione, quindi su Creazione guidata Stampa unione.
  2. In Selezione del tipo di documento fare clic su Etichette, quindi scegliere Successivo: Documento di partenza.
    Verrà visualizzato il Passaggio 2 della procedura di Stampa unione.
  3. In Scelta del documento di partenza fare clic su Cambia il layout del documento o su Inizia da un documento esistente.L’opzione Cambia il layout del documento consente di utilizzare uno dei modelli di stampa unione per impostare le opzioni per le etichette. Scegliendo Opzioni etichette verrà visualizzata la finestra di dialogo Opzioni etichette. Selezionare il tipo di stampante (ad aghi o laser), il tipo di etichetta (ad esempio, Avery) e il numero di prodotto. Se si utilizza un’etichetta personalizzata, scegliere Dettagli e digitare le dimensioni dell’etichetta. Scegliere OK.L’opzione Inizia da un documento esistente consente di aprire un documento di stampa unione esistente e di utilizzarlo come documento principale.
  4. Scegliere Successivo: Selezione destinatari.

 

Selezione dell’origine dati

In Seleziona destinatari nel riquadro attività Stampa unione selezionare l’opzione dell’origine “Usa elenco  esistente” .  L’origine dati contiene le informazioni che variano da un’etichetta all’altra. Nel nostro caso sceglieremo la tabella BARCODE di barcode.mdb generato dal software gestionale Navigator 6 che si trova in “c:\navdoc\barcode\” (è possibile scaricare gratis il software Navigator 6 qui).
Per aprire un’origine dati esistente, attenersi alla seguente procedura:

  1. Nel riquadro attività Stampa unione scegliere Usa un elenco esistente, quindi fare clic su Sfoglia sotto l’intestazione Usa un elenco esistente.Verrà visualizzata la finestra di dialogo Seleziona origine dati.

Dall’elenco di file nella finestra di dialogo Seleziona origine dati selezionare l’origine dati che si desidera utilizzare, ovvero la tabella BARCODE di barcode.mdb in “c:\navdoc\barcode\”, quindi scegliere Apri.

In Word verrà visualizzata la finestra di dialogo Destinatari Stampa unione che consente di modificare ulteriormente i dati. Una volta apportate le modifiche desiderate, scegliere OK.

Microsoft Word, destinatari stampa unione. Utilizzo database generato da Navigator 6 per la gestione delle tichette

Verrà visualizzata l’etichette creata.

  1. Scegliere Successivo: composizione lettera per impostare il documento principale.

Se si vuol visualizzare i bordi della tabella e vedere se corrispondono alle etichette in uso selezionare la tabella e cliccare con il tasto destro del mouse.

Dalla finestra che si apre cliccare sul bottone Bordi e sfondo… Dalla finestra Bordi e sfondo scegli Tutti , quindi scegli lo Stile , il Colore e lo Spessore : può essere utile scegliere lo stile punteggiato, un colore grigio chiaro e uno spessore piccolo.

Si potrà così vedere il foglio suddiviso nelle varie etichette:

 

Disposizione etichette

Nel passaggio nr 4 si deve comporre i campi del database nell’etichette.

Sceglieremo l’opzione Altro:

Scegliere i campi del database da inserire nella etichetta:

Composizione etichetta. Scegliere i campi fondamentali per caratterizzare l'articolo in modo da usarlo per il carico scarico di magazzino, per la fatturazione o la gestione dei ddt o gli ordini

 

Formattazione campi

A questo punto i campi vanno formattati nell’etichetta, scegliendo il font e il posizionamento all’interno.

Inserimento dei campi dell'articolo. Inserire i campi che faciliteranno il riconoscimento dell'articolo all'atto della vendita

Formattazione valuta

I campi numerici ed i campi valuta devono essere formattati per avere il formato usuale € #.##0.00

Premere ALT+F9 per visualizzare il codice di base del campo che avrà il seguente aspetto:

L’articolo ordinato avrà un costo di { MERGEFIELD “Prezzo” }.

È possibile controllare la formattazione dei prezzi nel campo digitando semplicemente alcuni caratteri aggiuntivi, come ad esempio un parametro di formattazione, tra le parentesi graffe.

Per includere:

  • un segno di euro
  • quattro cifre per impostazione predefinita e uno spazio se il numero da unire è composto solo da tre cifre
  • due posizioni decimali
  • e una virgola tra il primo e il secondo gruppo di numeri

digitare quanto formattato in grassetto nel codice di campo:

{ MERGEFIELD “Prezzo” \# €#.###,00 }

 Formattazione etichetta in stampa unione legata ad un database per la creazione di cartellini di articoli per la vendita e o gestione magazzino

 

Una volta completata la digitazione, premere ALT+F9 per interrompere l’accesso ai codici di campo. Quando si effettuerà la stampa unione, tutti i prezzi saranno formattati esattamente nel modo desiderato. È possibile utilizzare questo stesso approccio con numeri diversi dai prezzi.

Per ulteriori informazioni sulla formattazione dei numeri mediante un parametro, fare clic sul collegamento Parametro Numero (\#) nella casella Vedere anche.

 

Determinazione barcode Fre 3 of 9 (font istallato col programma Navigator)

Inserire un asterisco * prima  e dopo <CodArt> ovvero il campo che si vuol convertire in barcode.

Formattazione etichetta

Dopo di che selezionare i caratteri da * ad * cercando di non includere altri caratteri e trasformarli nel carattere Free 3 of 9 . Word ha il “difetto” di includere anche un carattere blank quando si fa questa selezione. Per evitare ciò  inserire un carattere di controllo (ad esempio un punto ”.”) in modo da verificare che la selezione non includa questo carattere estraneo. Fatta la trasformazione, eliminare il carattere.

Formattazione corretta del codice a barre

Terminata la formattazione premere Aggiorna tutte le etichette per applicare tale formattazione a tutte le etichette

Aggiornamento delle etichette

 

Visualizzazione anteprima e stampa

Il passo successivo è la visualizzazione dell’anteprima:

Anteprima su Word delle etichette barcode create.

Quello definitivo è la stampa delle etichette.

Etichetta definitiva. L'applicazione su di un articolo permetterà l'uso di lettori Barcode con cui sarà possibile gestire il carico scarico di magazzini, fatturare, effettuare ddt, ordini con estrema facilità e celerità

 

Uso del file creato come modello

Il file creato può essere usato come modello per tutte le stampe che devono essere create per quelle etichette di quelle dimensioni. Ogni volta che il file viene aperto andrà a cercare il database barcode.mdb che non avremo opportunamente generato. In questo modo i dati si aggiorneranno e verrà riproposta la nuova selezione di etichette.

Ogni volta che si effettua una stampa per generare etichette il database creato da Navigator 6 contiene articoli diversi e quantità diverse. Occorre aggiornare in Word ogni volta il nostro modello in modo da recepire gli aggiornamenti dei dati

 

Articoli successivi:

Etichette per barcode: Etichette in stampa unione con OpenOffice Writer 2/3 

Etichette per barcode: Gestione dei codici a barre (barcode) in Navigator, software gestionale 3/3 

Riferimenti:

Guida in linea di Navigator 6, generazione etichette codice a barre

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