software fatturazione

Il documento di trasporto DDT e software gestionali 1/2

Il documento di trasporto (d.d.t.)

In sostituzione della bolla di accompagnamento è stato introdotto, con il DPR 472/96 del 14 agosto 1996, il Documento di trasporto o DDT.

Per quanto riguarda l’aspetto civilistico, l’emissione del documento di trasporto garantisce, attraverso il trasporto, il trasferimento e la consegna della merce dal cedente (venditore) al cessionario (compratore). Il Ddt viene emesso indistintamente sia che il trasporto venga effettuato per conto del venditore o dell’acquirente, sia per conto di un terzo trasportatore. Viene emesso sempre prima della spedizione della merce, e può essere sostituito con una fattura accompagnatoria. Ad esso, spesso, segue una fatturazione differita.

modello di documento di trasporto nel software gestionale Navigator

Modello di Ddt in Navigator 6

 

Questo documento è di forma e dimensioni libere e deve essere emesso in minimo due copie, una per il cedente e una per il cessionario. Nel caso la spedizione richiesta comprende un terzo trasportatore allora andrebbe rilasciato anche ad esso una copia del documento di trasporto.

I dati che deve contenere il Ddt sono:

  • Il numero progressivo del documento;
  • La data effettiva della consegna;
  • I dati identificativi del venditore come ragione sociale per le imprese, nome e cognome per le persone fisiche, domicilio e partita IVA;
  • I dati identificativi dell’acquirente ragione sociale per le imprese, nome e cognome per le persone fisiche e partita IVA;
  • I dati identificativi del trasportatore, quando la consegna viene affidata ad un vettore;
  • Il tipo, la descrizione e la quantità della merce trasportata.

Nel momento in cui vengano effettuati trasporti di beni non destinati alla vendita (riparazioni, conto lavorazione, ecc.)  occorrerà emettere un Ddt che spieghi che la movimentazione di merce rimane proprietà del emittente del documento. Per questo motivo sul Ddt andrà inserita una causale che illustri una movimentazione di beni legata a fattori diversi.

 

Grazie a questo tipo di documento le imprese sono in grado di emettere una fattura differita che altrimenti, senza Ddt che giustifichi la consegna, non sarebbe stato possibile. Coloro che rilasciano la ricevuta fiscale per la certificazione dei corrispettivi non devono emettere il documento di trasporto, poiché l’emissione della ricevuta fiscale completata delle generalità del cliente consente di emettere direttamente la fattura differita sostituendo il Ddt.

Nel caso delle cessioni di beni va emessa fattura differita, mentre nel caso in cui ci sia una prestazione di servizi bisogna distinguere se viene resa presso un’impresa o in un locale non aperto al pubblico, oppure in un locale aperto al pubblico o nell’ abitazione di clienti:

-          Nel primo caso, sarà emessa una fattura ordinaria mentre il documento di trasporto verrà emesso solo quando insieme alla prestazione sono forniti beni. È opportuno emettere sempre un documento di trasporto per garantire l’avvenuta consegna della merce.

-          Nel secondo caso non è obbligatorio emettere fattura, a meno che non la chieda il cliente non oltre il tempo di effettuazione dell’operazione. Attraverso l’emissione di una ricevuta fiscale o di una fattura – ricevuta fiscale questa prestazione viene certificata.

 

Ci sono due diversi modi di agire nel caso in cui ci sia un trasporto per la tentata vendita:

  1. con la fatturazione immediata, viene emesso un Ddt che contiene tutta la merce trasportata e, al momento della consegna, viene emessa anche la fattura che viene consegnata al compratore.
  2. con la fatturazione differita, viene emesso un Ddt che contiene tutta la merce trasportata e, al momento della consegna, viene emessa una nota di consegna che contiene gli elementi obbligatori del Ddt (ha una numerazione indipendente dai vari documenti di trasporto).

Per poter vincere la presunzione di cessione di cui all’art.53 del D.P.R. 633/71 è sempre consigliabile emettere il Ddt.

Software gestionali e Ddt: scelta di integrazione con fatturazione e magazzino

Esistono molti modelli che si possono scaricare gratis da internet, in formato Word o Excel che possono essere usati per gestire l’attività di bollettazione ma che ai fini di una gestione integrata dell’attività non possono dare un grande beneficio. E’ meglio realizzare la propria attività di bollettazione all’interno di un software gestionale come Navigator 6 di Boma Software.

Quasi tutti i software gestionali integrano all’interno delle loro funzioni l’emissione del ddt, e fra questi solo alcuni si occupano di gestire la fatturazione differita dei ddt, oppure la gestione integrata del magazzino tramite l’emissione dei ddt.

L’importanza di gestire i ddt all’interno di un software gestionale è dovuta alla possibilità di gestire comodamente la fatturazione differita in modo da risparmiare all’azienda una onerosa attività di conteggio delle competenze periodiche e di poter comodamente gestire tramite ddt un carico/scarico di magazzino. Infatti gestendo il magazzino tramite l’emissione di documenti di trasporto (scarico di magazzino) e la registrazione dei documenti dei fornitori si determina in gran parte l’attività di gestione del magazzino stesso. Avere un software che gestisce tutte queste attività integrate fornisce all’azienda,  in particolare alle PMI (Piccole e Medie Imprese) un notevole valore aggiunto.

Boma Software garantisce questa integrazione Nel suo software gestionale Navigator 6.
Documento di trasporto in navigator

Vedremo nella seconda parte di questo articolo come vengono gestiti i ddt all’interno del software gestionale Navigator:

Il documento di trasporto DDT e software gestionali 1/2

 

La gestione della Prima Nota 2/2

Nella prima parte di questo articolo (La gestione della Prima Nota 1/2)  abbiamo cercato di dare una definizione generica della prima nota.

Vediamo in che modo il software gestionale Navigator di Boma Software riesce a gestire la Prima Nota. E’ possibile scaricare gratuitamente il software gestionale Navigator 6 da qui.

La gestione della prima nota viene effettuata in Navigator 6 all’interno della sezione REGISTRO DELLE ENTRATE ED USCITE.

 

In questa sezione si inseriscono le registrazioni relative alle entrate ed uscite sostenute per la determinazione della prima nota.
Si distinguono obbligatoriamente le entrate ed uscite fra banca e cassa.
Una prima fonte di dati per determinare la prima nota proviene dalla registrazione dei pagamenti e riscossioni delle fatture.
Ogni volta che registriamo il saldo di una scadenza nelle nostre fatture, come ad esempio  il pagamento di una scadenza di una fattura di un fornitore, il dato viene automaticamente inserito nel registro delle entrate ed uscite.
A questi dati, che si producono naturalmente dalla gestione dei pagamenti e riscossioni delle fatture, si aggiungono tutte le altre spese che vanno ad incidere sulla cassa e sulla banca.

Le schermate presenti in questa sezione sono:

 

Voci di spesa: Si inseriscono in questa schermata le tipologie di spesa che andranno attribuite nel registro.

 

Guardate il video:

  

Le Prima nota: Si visualizza l’insieme delle operazioni effettuate

 

L’ Inserimento delle entrate e delle uscite: si inseriscono le registrazioni di cassa, banca  aggiuntive e i giroconti

 

Inserimento delle entrate e delle uscite

Guardiamo il video con un esempio di inserimento:

 

 

Facciamo un esempio per spiegare il funzionamento.
Nel giorno 5 aprile è stata saldata una rata di una fattura per cassa (€ 477,60).
Nello stesso giorno sono stati portati  € 400 in banca. Quindi abbiamo svuotato la cassa di € 400,00 e inserito in banca € 400,00. Tale operazione contabile viene definita giroconto ed è composta obbligatoriamente  da 2 dati inseriti, uno di uscita ed uno di entrata o viceversa, sempre di pari importo.
Un altro esempio di giroconto è il prelievo in banca danaro che va ad alimentare la cassa.
Ci sono, inoltre, spese o entrate che si sostengono (non provenienti dall’attività di fatturazione)  che vanno ad incrementare o a ridurre la disponibilità della banca  o della cassa. Tali operazioni sono dette singole.

 

Inserire una spesa o una entrata:
Posizionarsi sul giorno in cui si è verificato l’evento:

Inserimento costi e ricavi in prima nota

 

Notate come nella parte alta della schermata viene segnalata per lo stesso giorno il pagamento di una fattura. Anche questa voce che non abbiamo editato qui ma che risulta dalla registrazione di una riscossione entrerà a fa r parte della prima nota

 

Premere il pulsante aggiungi (freccia rossa in basso a sx).

Inserimento di una riga in prima nota

Cliccare sulla testata della colonna “Operazione” (prima freccia blu a sinistra)  per inserire il tipo di operazione da eseguire (singola o giroconto).

Descrivere l’operazione in “Descrizione” scrivendo dentro la casella, oppure se la descrizione fosse molto lunga cliccare sull’intestazione della colonna Descrizione per editare nell’apposito editor una descrizione più ampia.
Dare conferma una volta terminato. Indicare il tipo di spesa facendo apparire l’elenco delle opzioni premendo sull’intestata delle colonna del “TipoSpesa”.
La data non è modificabile.
Quindi, inserire il valore in una sola della 4 caselle se si tratta di un’operazione singola mentre se si tratta di un giroconto inserire i 2 valori. Questi devono essere uguali.

Una volta inserite tutte le voci di entrata e di uscita per quel giorno premere il pulsante salva:

La prima nota è un libro cronologico. Per cui è importantissimo inserire la giusta data

Nella prima nota la situazione delle entrate ed uscite relative al giorno 5/4/2010 nella schermata  di prima nota sarà la seguente:

Notate come nella schermata di rappresentazione della prima nota la giorno 05/04/2010 le operazioni siano state 2: la riscossione di una fattura di un cliente per cassa di 477,60 Euro ed il deposito in banca di 400 Euro.

 

Guardate il video relativo alla prima nota

Fate ulteriori prove tramite il download gratuito del software gestionale Navigator 6 da qui

Referimenti:

Guida di Navigator 6: http://www.bomasoftware.it/software/manuali/navigator/pdf/registro.pdf

 

 

La gestione della Prima Nota 1/2

La Prima Nota fa parte della contabilità elementare e serve per la preparazione e la futura stesura del libro giornale.
Soprannominato anche brogliaccio, questo registro non è obbligatorio: mentre la forma della Prima Nota è libera, il libro giornale segue le strette regole della partita doppia. Visto che non richiede particolari condizioni di forma, il registro è spesso gestito con un solo foglio di calcolo del tipo Microsoft Excel o ma anche software gestionali come Navigator 6 di Boma Software.
Lo scopo principale della Prima Nota è di mostrare lo stato di salute della gestione aziendale sotto il profilo della sua liquidità.
La gestione della prima nota è un elemento fondamentale del cruscotto aziendale.

Prima nota di banca e cassa

 

Il contenuto della Prima Nota è cronologico e riporta fedelmente tutte le registrazioni relative a fatti esterni all’azienda in ordine di data.

I dati da registrare, che andranno riscritti anche sul libro giornale, sono relativi sia a ricavi e costi, sia a debiti e crediti (in termini finanziari di cassa e banca).

I ricavi e i costi derivano dalle fatture emesse (fatture attive) e fatture ricevute (fatture passive) e da altri documenti (come quietanze, ricevute fiscali, ecc.) mentre per i debiti e crediti sono necessari ulteriori documenti specifici che vanno richiesti all’imprenditore.

 

Per la gestione finanziaria della Prima Nota si deve dividere tra: Prima Nota Cassa e Prima Nota Banca.

La prima nota cassa rappresenta tutte le movimentazioni effettuate con denaro contante (pagamenti, incassi…), mentre la prima nota banca quelle effettuate tramite conti correnti aziendali e carte di credito. Tutti questi movimenti andranno registrati nel nostro software gestionale (es Navigator), compresi i giroconto che rappresentano il passaggio del denaro da cassa a banca e viceversa.

 

La redazione di una buona prima nota costituisce un grande aiuto per la compilazione del libro giornale, mentre se questa è carente di informazioni porta a uno spreco di tempo per l’azienda, poiché il contabile dovrà richiedere le informazioni mancanti all’imprenditore.

 

Alcuni consigli per evitare di avere una Prima nota insufficiente possono essere quelli di:

  • Inserire i tutti i dati utili al contabile per ogni singolo movimento riportato: la data, il mezzo di pagamento, l’importo, il numero della fattura, la data dell’incasso o del saldo;
  • Cercare di utilizzare di più pagamenti bancari rispetto a quelli in denaro contante, in questo modo dall’estratto conto risulterebbe sempre la movimentazione precisa;
  • Indicare sempre le causali dei bonifici e giroconto.

 

Vedremo nella seconda parte di questo articolo come il software gestionale Navigator di Boma Software gestisce la prima nota di Banca e Cassa: La gestione della Prima Nota 2/2.

La gestione delle scadenze: gli scadenzari 1/2

La gestione delle scadenze di pagamento è una funzione essenziale della gestione amministrativa delle aziende. La crisi economico/finanziaria che stiamo vivendo rende ancora più necessaria una corretta gestione della liquidità aziendale.

la gestione delle scadenze scadenze di pagamento

La maggior parte delle attività contabili di una società attuale sono segnate da una serie di scadenze, le quali devono essere concluse entro specifici periodi.

Basti pensare alle scadenze per fatture dei fornitori di materie prime, attrezzature e di servizi, alle scadenze fiscali e contributive, agli stipendi, alle rate dei finanziamenti ecc… Questo flusso passivo deve raccordarsi necessariamente con quello attivo della fatturazione ai clienti, dei finanziamenti, delle dismissioni ecc…
Nel momento in cui la gestione dei pagamenti fosse eseguita in maniera corretta e attenta l’azienda ne trarrebbe vantaggio: avrebbe sempre a sua disposizione il quadro preciso della situazione in termini di debiti e crediti. In questo modo la gestione dei movimenti attivi e passivi sarà sempre equilibrata in base alle risorse finanziarie dell’azienda.

 

Il registro contabile sul quale sono riportate tutte le scadenze riguardanti i pagamenti è denominato scadenzario. Lo scadenzario fa particolare riferimento ai crediti da clienti e ai debiti verso fornitori, in modo che la sua lettura faciliti la gestione del flusso monetario circolante all’interno dell’azienda.

 

Di solito, le piccole e medie imprese (PMI) non hanno a disposizione software complessi di gestione. Per questo motivo utilizzano un semplice foglio di calcolo come Microsoft Excel (ma sempre più spesso open source, come Open Office Calc) impostando le funzioni e grafici per ottenere il piano degli incassi effettuati e da effettuare. Spesso queste risorse sono auto costruite oppure sono state scaricate gratis da internet dove, peraltro, esistono molti modelli freeware e free download.

Le aziende più grandi o gruppi societari, invece, con un banale foglio di calcolo come Microsoft Exccel o Open Office Calc non riuscirebbero a controllare diversi scadenzari contemporaneamente, perché la gestione delle scadenze diventa molto complicata e quindi deve essere sostenuta da un software gestionale evoluto.
Il software gestionale Navigator di Boma Software (Software House di Agliana, Pistoia) si pone a metà strada fra queste due soluzioni. Navigator 6 offre una soluzione per la gestione delle scadenze di pagamento e di riscossione integrata con la fatturazione, facile da usare ma che dia gli stessi risultati che vengono forniti da software molto più complessi.
Il criterio è semplice: integrare la gestione delle scadenze di pagamento e riscossione con la gestione della fatturazione e completare i flussi di liquidità con il registro delle entrate ed uscite.

Dovnload gratis il software Navigator 6 qui

Segue:

La gestione delle scadenze: gli scadenzari 2/2

 

La prima fattura con Navigator 6 (nuova fattura)

In questo articolo impareremo a creare la nostra prima fattura in Navigator 6, il software di fatturazione, prima nota e gestione magazzino per le PMI (Piccole e Medie Imprese) . Scaricate gratis Navigator qui.

Per prima cosa bisogna aprire il programma e nel menu scegliere la voce documenti. All’interno troveremo la dicitura Fatture – Note di credito su cui cliccheremo sopra.

Ogni documento in Navigator 6 (Fattura, Ddt, Preventivo o Ordine) ha uno stato. Per stato si intende la possibilità di editare o meno all’interno dei campi. L’editazione è possibile nello stato di nuovo e di modifica.

Inserire, quindi, il cliente pescando dall’anagrafica o aggiungerlo premendo sul “+” accanto alla dicitura cliente e gli articoli e o servizi.

Inseriamo a questo punto le righe della fattura.  Posizioniamoci sulla scheda righe fattura (righe del documento)  e premiamo sul tasto aggiungi per inserire una riga in fattura.  Appena sopra il tasto aggiungi apparirà una riga con i campi di inserimento.

La regola generale è che si può editare un campo della griglia di inserimento delle righe di fattura quando il cursore staziona all’interno del campo. Per spostarsi da un campo all’altro è possibile utilizzare i tasti direzione (freccette sinistra e destra) oppure il mouse. Per confermare la riga in fattura si può premere il pulsante conferma riga oppure il tasto invio sulla tastiera del pc.

Esistono dei campi con funzioni d’uso speciali nella griglia di editazione delle righe fattura. La caratteristica comune è che cliccando sull’intestazione della colonna apparirà una schermata che permetterà di fare una specifica funzione.

CodArt

Cliccando sopra la colonna CodArt appare un finestra dalla quale scegliere l’articolo. La scelta determina il riempimento di tutti i campi.

Descrizione (campo memo)

Cliccando sulla colonna descrizione apparirà la schermata  modifica descrizione. E’ possibile modificare la descrizione inserita oppure editare una nuova descrizione vedendo per esteso quello che si sta scrivendo. E’ possibile ‘pescare’ delle descrizioni registrate oppure salvare la descrizione che si è appena digitata per riutilizzarla in occasioni successive. Per inserire la descrizione all’interno del relativo campo premere conferma.

In alcuni casi è necessario inserire nel corpo dei documenti, soprattutto nei ddt e nelle fatture, delle descrizioni svincolate da una valutazione quantitativa e monetaria. E’ possibile inserire queste descrizioni  scegliendo come unità di misura Rif. O Des.

inserire una descrizione ampia. E' possibile registrare le descrizioni

Unità di misura

Cliccando sulla colonna apparirà una finestra che permetterà di scegliere l’unità di misura. Esistono delle unità di misura speciali come Des. e Rif. che permettono di inserire descrizioni all’interno del corpo dei documenti.
Una volta completato l’inserimento dei campi occorre confermare la riga.

La conferma può essere effettuata sia premendo il pulsante conferma riga col mouse sia premendo il tasto  Invio della tastiera del pc.

 

Navigator 6 recensito da pmi.it

Navigator 6, il nostro software di fatturazione ,  prima nota e magazzino, è stato recensito in data 25 luglio 2012 dal famoso sito pmi.it,  il portale delle piccole e medie imprese italiane a cura di di Marco Mattioli (leggi la recensione).
In particolare l’Autore riconosce al nostro software di gestione Navigator le caratteristiche di semplicità, di intuitività delle operazioni, dell’integrazione fra loro dei moduli,  ponendo  un forte accento sulle caratteristiche veramente uniche del Magazzino e della gestione documentale.

Ecco alcuni stralci:

“..L’interfaccia utente si presenta semplice e intuitiva, rendendosi pertanto indicato a chi sia alla ricerca di un programma gestionale non complicato e di uso immediato.”

“… Navigator è composto da diversi moduli che si integrano pienamente fra di loro, a cominciare dal magazzino il quale consente di gestire in modo intuitivo operazioni di carico e scarico, grazie anche al supporto di lettori di codici a barre. Non mancano funzionalità per monitorare le scorte e in caso di raggiungimento dei livelli minimi fissati vengono attivate procedure per il riordino automatico, potendo anche tenere conto di indici di rotazione durata.”

“… La gestione dei documenti è anch’essa di livello avanzato e si riescono facilmente ad inviare file per posta elettronica o ad esportarli nei formati PDF, Word, Excel e XML per poterli rielaborare con altri programmi.”

“… Il sistema è di tipo client-server e multiutente in modo da accedervi secondo profili personalizzati ed è stato progettato per ridurre ai minimi termini il traffico di rete per mantenere prestazioni elevate.”

E’ inutile dire che questa recensione, fatta da un sito così importante come pmi.it, sia per noi motivo di grande orgoglio e di forte stimolo a migliorare sempre più i nostri prodotti.

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